Enviarle el comprobante al cliente

Confirmar la factura no se la manda al cliente. Recién cuando la factura queda en estado Registrado aparece el botón Enviar en la barra superior, al lado de Imprimir y Pagar. El botón solo existe en comprobantes de venta —facturas y notas de crédito de cliente—: en un borrador no está, y si se intenta forzar el envío Odoo avisa que no puede generar comprobantes que no estén registrados.

Al apretarlo se abre una ventana con estas partes:

• Las casillas de método de envío, arriba de todo. En una base argentina, sin redes de facturación electrónica extranjeras instaladas, la única casilla es por correo electrónico, y viene tildada.
• A: los destinatarios. Odoo los propone solos y se pueden agregar o sacar.
• Asunto y el cuerpo del mensaje, ya redactados por la plantilla de correo.
• Adjuntar un archivo: el PDF de la factura aparece listado antes de existir —Odoo lo genera al enviar— y ahí mismo se pueden sumar otros archivos, por ejemplo un remito escaneado.

Abajo a la derecha está el selector de plantilla de correo. La que se usa por defecto en una factura se llama Factura: enviando; en una nota de crédito, Odoo cambia sola a la plantilla de nota de crédito. Si se edita el texto y conviene reusarlo, el mismo selector permite guardar el resultado como plantilla nueva.

El botón de confirmación cambia de nombre según lo que haya tildado: dice Enviar si hay algún método marcado, y Generar si no hay ninguno. Generar arma el PDF y lo deja pegado a la factura, pero no manda nada. Con Enviar, además, sale el correo, la factura queda marcada como enviada y el mensaje queda registrado en la conversación de la factura.

El asistente no adivina: completa el campo A con la empresa a la que pertenece el contacto de la factura, siempre que tenga correo cargado, más los destinatarios que defina la plantilla. Si un cliente tiene varias personas y solo una recibe las facturas, lo que conviene arreglar es el contacto, no el asistente: así queda bien para siempre y no hay que corregirlo factura por factura.

El remitente también sale de datos ya cargados, en este orden: el correo del comercial asignado a la factura; si no tiene, el correo de la empresa Ingenio Construcciones; y si tampoco, el del usuario que está enviando. Vale la pena revisarlo, porque es la dirección a la que el cliente le va a contestar.

Existe además un campo Envío de facturas en la pestaña Contabilidad del contacto, que fija el método preferido de ese cliente. En la práctica casi nunca hay que tocarlo: solo se ve con el modo desarrollador activado, sus únicas opciones son Manual y por correo electrónico, y si está vacío Odoo asume correo electrónico. Es decir, el comportamiento por defecto ya es el que se quiere.

En el listado de facturas se tildan las que se quieran mandar y aparece arriba el botón Enviar. La ventana que se abre es distinta de la de a uno: no tiene asunto ni cuerpo de mensaje, solo un resumen de cuántos comprobantes se van a mandar por cada método. Cada cliente recibe su correo con la plantilla estándar; si hace falta un texto particular, esa factura se manda de a una.

El envío en tanda es asincrónico: al confirmar, Odoo avisa Se están enviando facturas en segundo plano y devuelve la pantalla enseguida. El trabajo lo hace después una acción programada llamada Enviar facturas automáticamente. Que la ventana se cierre no significa que los correos ya salieron: hay que verificar el resultado en cada factura un rato más tarde.

La diferencia importante con el envío de a uno está en los contactos sin correo. En tanda, la falta de correo no frena la operación: es apenas una advertencia con un enlace para revisar esos contactos. Las facturas de esos clientes igual generan su PDF y quedan marcadas, pero el correo nunca sale. Conviene mirar la advertencia antes de confirmar, no después.

Toda factura de cliente registrada tiene además una versión web. El correo que sale lleva un enlace a esa página, y el cliente no necesita ser usuario de Odoo para abrirla: el enlace incluye una clave de acceso propia de ese comprobante. Desde ahí puede leer la factura, descargar el PDF con el botón Descargar, y responder al pie —esa respuesta llega a la conversación de la factura dentro de Odoo—.

El botón Vista previa de la factura abre exactamente esa misma página. Es la forma de ver lo que ve el cliente, sin mandarle nada. Aparece solo en facturas y notas de crédito de cliente que ya no estén en borrador ni canceladas.

Si además se le da acceso de portal al cliente, entra con usuario y contraseña y encuentra en su cuenta una sección Facturas con todo su historial de comprobantes, con filtros por vencidas, por fecha y por estado. Es una alternativa concreta a mandar el mismo PDF tres veces por correo.

De fábrica el portal muestra la factura, pero no permite pagarla. La opción se activa en Contabilidad > Configuración > Ajustes, en el bloque Pagos del cliente, con la casilla Pago de facturas en línea. Tildarla instala funcionalidad nueva en la base, así que conviene coordinarlo y no probarlo un día de cierre.

Con eso activo todavía hace falta configurar al menos un proveedor de pago y dejarlo habilitado. Odoo trae conectores para varias pasarelas; entre las disponibles está Mercado Pago, que es la relevante para el mercado argentino. Recién cuando hay un proveedor activo aparece el botón Pagar ahora en la página de la factura, y solo mientras quede saldo por cobrar: una factura ya pagada muestra su estado en lugar del botón. El cobro que entra por ahí se registra como cualquier otro pago (se explica en el Manual «Pagos y cuentas pendientes»).

En el mismo bloque de Ajustes se habilita Agregar enlace del código QR en PDF: imprime en el comprobante un QR que lleva a esa página de pago. Sirve para el cliente que recibe la factura impresa.

La diferencia que importa está en el archivo. Imprimir genera un PDF descartable, nuevo cada vez. Enviar genera el PDF una sola vez y lo guarda como adjunto del comprobante: ese archivo es el que quedó en poder del cliente y el que Odoo va a seguir mostrando.

Para el trabajo diario la regla es simple: si el comprobante va al cliente, se usa Enviar aunque después se imprima en papel, porque es lo único que deja rastro de qué se mandó y cuándo. Lo que sale impreso en ese PDF se explica en el Manual «PDF del comprobante».