Activos fijos y amortizaciones

Cuando Ingenio Construcciones compra una camioneta, una máquina o una computadora, esa compra no es gasto del mes: es un bien que se va a usar durante años y que se consume de a poco. Ese consumo se reconoce en cuotas, período a período, con un asiento que descarga valor del bien y lo lleva a resultado.

Sin una herramienta, eso se lleva en una planilla aparte y alguien tiene que acordarse de cargar el asiento cada mes o cada cierre. Odoo lo resuelve con una ficha de activo: se cargan una sola vez el valor, la vida útil y las cuentas, y Odoo arma la tabla completa de cuotas hasta el final, con un asiento contable por cada línea.

Los activos viven en Contabilidad > Activos y pasivos > Activos. Cada ficha tiene un estado que se ve en la barra superior: Borrador mientras se está armando, En proceso cuando la amortización está corriendo, En espera si se pausó, Cerrado cuando se vendió o se dio de baja, y Cancelado si se revirtió todo.

La ficha se crea desde Contabilidad > Activos y pasivos > Activos. Arriba va el Nombre del activo y abajo se completan tres bloques. En Valores del activo van el Valor original, la Fecha de adquisición, el Modelo de activo —opcional, se explica en la sección siguiente— y el Grupo de activos, que sirve solo para agrupar y reportar. En Valores actuales están el Valor no depreciable, que es el valor residual final que no se va a amortizar, y el Valor contable, que Odoo calcula solo.

El bloque Método de depreciación define la curva:

El bloque Contabilidad pide tres cuentas y un diario: la Cuenta de activo fijo donde está registrado el bien, la Cuenta depreciada —que en realidad es la de amortización acumulada; la traducción es engañosa— y la Cuenta de gasto, que es la que recibe la cuota de cada período. El Diario tiene que ser uno de tipo misceláneo.

Con eso cargado, el botón Calcular depreciación arma la tabla para revisarla sin comprometerse. El botón Confirmar es el que pone el activo En proceso y convierte esas líneas en asientos de verdad.

Cargar el método, la duración y las tres cuentas en cada alta es repetitivo y se presta a errores. El Modelo de activo guarda esa configuración una sola vez: se crea en Configuración > Contabilidad > Modelos de activos, o desde un activo ya en marcha con el botón Guardar como modelo. Después, al elegir el modelo en la ficha nueva, Odoo completa método, factor, duración, cálculo, las tres cuentas, el diario y la distribución analítica.

El paso siguiente es que el activo ni siquiera haya que crearlo. Eso se configura en la cuenta contable: Configuración > Contabilidad > Plan de cuentas, se abre la cuenta donde se registran esas compras y aparece la pestaña Automatización. Esa pestaña solo existe si el tipo de cuenta es de activo fijo o de activo no corriente.

Hay una opción más, Gestionar apuntes: si está activada y la línea de la factura tiene cantidad 5, Odoo crea cinco activos separados en vez de uno solo por el total. Sirve para lotes de computadoras o de herramientas que después se dan de baja de a una. La factura de proveedor se registra como siempre (Manual «Facturación»); el activo aparece al confirmarla.

La pestaña Tabla de depreciación aparece en la ficha una vez que hay líneas calculadas. Cada fila muestra la Fecha de depreciación —siempre el último día del período—, la Depreciación del período, la Depreciación acumulada hasta ahí, el Valor depreciable que queda por amortizar y el Asiento contable asociado.

Lo importante es entender que cada línea es un asiento, no un cálculo. El asiento debita la Cuenta de gasto y acredita la Cuenta depreciada por el importe de la cuota. Al confirmar el activo pasan dos cosas distintas según la fecha de cada línea:

• Las líneas con fecha pasada o de hoy se contabilizan en el acto. Si el bien se compró hace ocho meses, esos ocho asientos quedan registrados de una.
• Las líneas con fecha futura quedan en borrador, marcadas para contabilización automática. Una tarea programada de Odoo las publica sola el día que corresponde. No hay que entrar todos los meses a apretar nada.

El corte del período depende de la Duración: si está en Meses, cada línea cierra a fin de mes; si está en Años, cada línea cierra al cierre del ejercicio de la compañía. La última línea siempre tiene que dejar el Valor depreciable en cero; si no, Odoo no deja confirmar el activo.

Con el activo En proceso aparece arriba el botón Modificar depreciación, que abre el asistente Modificar activo. Ahí se elige la Acción y la Fecha de la operación. En los cuatro casos Odoo hace primero lo mismo: contabiliza la depreciación corrida hasta esa fecha y cancela las líneas futuras del cuadro. Recién después arma el asiento propio de la operación.

Hay dos límites que conviene tener presentes. No se puede enajenar ni reevaluar con fecha anterior a la fecha de bloqueo contable (Manual «Cierre de ejercicio»). Y si hay asientos de depreciación publicados con fecha futura, el asistente se niega a abrir hasta que se reviertan.

Existe además el botón Cancelar activo, que es otra cosa: revierte todos los asientos ya publicados y deja el activo en Cancelado, como si nunca hubiera existido. Es para corregir un alta equivocada, no para dar de baja un bien real.

El informe está en Revisión > Inventario > Programa de depreciación. No es un listado de fichas: es el cuadro de movimientos del período, que es exactamente lo que se adjunta al balance. Cada activo ocupa una fila y las columnas vienen agrupadas en cuatro bloques.

El período se elige arriba, igual que en el resto de los reportes contables, y el informe se exporta a PDF o a Excel (Manual «Informes contables»). Como los saldos salen de los asientos y no de la ficha, este reporte y el balance general tienen que coincidir. Si no coinciden, el problema casi siempre es un asiento manual que tocó las cuentas de bienes de uso por fuera del circuito de activos.