Qué resuelve un término de pago
Es la regla que decide la fecha de vencimiento de una factura, y si esa factura vence de una vez o por partes.
Cuando se emite una factura hay que responder una pregunta: ¿para cuándo hay que pagarla? Esa respuesta se puede escribir a mano en cada comprobante, o se puede definir una vez como un término de pago (Payment Term) y reutilizarla.
Un término de pago hace dos cosas, y conviene separarlas desde el principio:
- Calcula la fecha de vencimiento a partir de la fecha de la factura. «30 días fecha factura», «60 días fecha de fin de mes», «contado».
- Puede partir el total en cuotas, cada una con su propio vencimiento: 30% a 30 días y 70% a 60 días, por ejemplo.
Esa segunda parte es la que más se subestima. Un término de pago con cuotas no es un texto informativo: Odoo genera una línea contable por cada cuota, con su fecha propia. De ahí sale el informe de antigüedad de saldos y de ahí sale el seguimiento de cobranzas. Si el término de pago está mal, el reporte de vencidos está mal.
Se administran en Contabilidad > Configuración > Términos de pago.
Cómo se arma un término de pago
Una cabecera con el nombre, una tabla de cuotas y una vista previa que muestra el resultado antes de guardar.
Al crear un término de pago la ficha tiene tres partes:
- Nombre (campo Términos de pago): es el texto que ve el usuario en el desplegable y el que se imprime en la factura. Conviene que se explique solo: 30 días fecha factura es mejor que Plazo A.
- Términos a deber (Due Terms): la tabla de cuotas. Cada línea tiene el importe —Debido— y la regla de vencimiento.
- Descripción de la factura: un texto libre al pie que se imprime en el PDF, para aclaraciones como el CBU donde depositar o una leyenda de mora.
En cada línea de la tabla, el importe se define con dos campos:
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Debido · tipo Porcentaje | Un porcentaje del total de la factura. Es el caso normal. |
| Debido · tipo Fijo | Un importe fijo en moneda, independiente del total. Sirve para anticipos de valor cerrado. |
Un término de pago nuevo arranca con una única línea de 100% a 0 días, es decir, contado. Al agregar una línea, Odoo propone el porcentaje que falta para llegar a 100 y suma 30 días a la línea anterior, que suele ser lo que uno quería.
Las cuatro formas de calcular el vencimiento
El campo que define la fecha de cada cuota tiene cuatro opciones, y la diferencia entre dos de ellas es la que más errores genera.
Cada línea del término de pago calcula su vencimiento con una de estas cuatro reglas. La columna del ejemplo toma una factura del 15 de marzo con 30 días cargados:
| Opción | Cómo calcula | Vence el… |
|---|---|---|
| Días después de la fecha de la factura | Suma los días a la fecha de la factura y listo. | 14 de abril |
| Días después de fin de mes | Va al último día del mes de la factura y desde ahí suma los días. | 30 de abril |
| Días después del fin del siguiente mes | Va al último día del mes siguiente al de la factura y desde ahí suma los días. | 31 de mayo |
| Días para el final del mes en el | Suma los días, va al fin de ese mes, y de ahí salta al día del mes siguiente que se indique en Días en el siguiente mes. | 10 de mayo (con «Días en el siguiente mes» = 10) |
La distinción entre las dos primeras es exactamente la diferencia entre lo que en la práctica se llama «30 días fecha factura» y «30 días fecha de fin de mes». No son equivalentes y la brecha puede ser de casi un mes entero: una factura del 1.º de marzo a 30 días fecha factura vence el 31 de marzo; a 30 días fin de mes vence el 30 de abril.
Para no depender del cálculo mental está la Vista previa: Odoo muestra, sobre un importe y una fecha de ejemplo que se pueden cambiar en la misma ficha, cómo queda el desglose de cuotas con sus fechas reales. Conviene mirarla siempre antes de guardar.
Descuento por pago anticipado
Un incentivo para que el cliente pague antes, con una decisión impositiva atrás que no es menor.
Tildando Descuento por pago anticipado en la ficha del término de pago se habilita el descuento por pronto pago: si el cliente paga dentro de los primeros días, se le reconoce un porcentaje menos. Se configura con dos campos:
- Descuento %: el porcentaje que se le descuenta.
- Días de descuento: cuántos días desde la factura tiene el cliente para aprovecharlo.
Odoo calcula ese importe reducido y lo imprime en la factura como una segunda opción de pago. Después, al conciliar el banco, si el importe que entró coincide con el importe con descuento y todavía está dentro del plazo, Odoo lo reconoce y da la factura por saldada, imputando la diferencia a la cuenta de descuento correspondiente.
El tercer campo es el que hay que definir con el contador y no por descarte: el desplegable Impuesto reducido, que aparece debajo del porcentaje una vez tildada la casilla. Decide qué pasa con el IVA cuando se aplica el descuento:
| Opción | Qué hace con el impuesto |
|---|---|
| Con pago anticipado | El IVA se reduce en proporción al descuento, pero recién cuando el cliente efectivamente paga anticipado. |
| Siempre (en la factura) | El IVA se calcula desde el principio sobre la base ya descontada, aunque después el cliente no pague anticipado. |
| Nunca | El IVA se calcula siempre sobre el total sin descontar. El descuento afecta solo al neto. |
Cómo llega el término de pago al documento
Se carga una vez en el contacto y se arrastra solo, o se elige a mano en cada comprobante.
Hay dos caminos, y el primero es el que evita el trabajo repetido:
- En la ficha del contacto, pestaña Ventas y compras. Se puede definir un término de pago para las ventas a ese cliente y otro para las compras a ese proveedor. Desde ahí se propone solo cada vez que se elige ese contacto en un presupuesto, una orden de compra o una factura.
- En el documento: en la factura de cliente o de proveedor el campo aparece junto a Fecha de vencimiento, en el encabezado. Elegir un término de pago recalcula la fecha de vencimiento; escribir una fecha de vencimiento a mano borra el término de pago. Son dos formas excluyentes de responder la misma pregunta.
El término de pago acompaña al documento a lo largo de todo el circuito: si se carga en el presupuesto, viaja a la orden de venta y de ahí a la factura, sin volver a elegirlo.
Qué hace el término de pago en el asiento contable
Una cuota, una línea contable. Es lo que hace que el reporte de vencidos tenga sentido.
Al confirmar una factura con un término de pago en cuotas, el asiento no lleva una sola línea de Deudores por ventas por el total: lleva una línea por cada cuota, cada una con su fecha de vencimiento propia. El total sigue siendo el mismo; lo que cambia es cómo está partido.
Esa partición es la que sostiene tres cosas del día a día:
- El informe de antigüedad de saldos (Manual «Conceptos básicos de contabilidad») ubica cada cuota en la columna que le corresponde según su propio vencimiento, no según el de la factura.
- El seguimiento de cobranzas reclama solo las cuotas efectivamente vencidas.
- El registro del pago puede saldar una cuota y dejar las otras abiertas, sin dejar la factura en un estado ambiguo. El asistente de pago ofrece directamente pagar la siguiente cuota o el importe vencido; se ve en el Manual «Pagos y cuentas pendientes».
Términos y condiciones: otra cosa
Mismo video, tema distinto. Acá no se define ninguna fecha: es el texto legal que acompaña al comprobante.
Los términos y condiciones (Terms & Conditions) son las condiciones contractuales de venta: garantías, plazos de entrega, política de devoluciones, jurisdicción. No calculan nada. Se confunden con los términos de pago solo porque comparten media palabra.
Se configuran en Contabilidad > Configuración > Ajustes, sección Facturas de cliente, tildando Términos y condiciones predeterminados. Ahí hay dos modalidades:
| Modalidad | Qué hace | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Agregar una nota | El texto completo se imprime al pie de cada factura. | Condiciones cortas, de dos o tres párrafos. |
| Agregar un enlace a una página web | Se publica una página con las condiciones y la factura imprime un resumen más el enlace. | Condiciones largas, o que cambian seguido y conviene tener en un solo lugar. |
Las condiciones cargadas acá se aplican por defecto a todas las facturas nuevas. Siguen siendo editables en cada comprobante puntual, y se pueden complementar con las Notas de la posición fiscal —que también se imprimen al pie, ver Manual «Posiciones fiscales»—.
Qué aporta —y qué no— la localización argentina
Acá la localización interviene poco, y eso también hay que saberlo.
A diferencia de los impuestos y las posiciones fiscales, donde el paquete argentino instala decenas de registros preconfigurados (Manuales «Impuestos» y «Posiciones fiscales»), la localización argentina no instala términos de pago propios. Los que aparecen en una base nueva son los genéricos de Odoo: Pago inmediato, 15 días, 21 días, 30 días, 45 días, Fin del siguiente mes, 10 días después del fin del siguiente mes, 30% ahora, el resto en 60 días, 2/7 neto 30, 90 días, en el día 10 y 30% de anticipo al final del siguiente mes.
Eso deja dos tareas para la implementación:
- Renombrar o archivar los que no se usan. El nombre del término de pago se imprime en la factura del cliente: conviene que diga 30 días fecha factura y no 2/7 neto 30. Los que no se van a usar se archivan; no hace falta borrarlos.
- Crear los plazos reales de la empresa. Los esquemas habituales del mercado local —30/60/90 días, «fecha de factura» contra «fecha de fin de mes»— se arman con las reglas de la sección 3; no vienen hechos.
Dos precisiones más, para no buscar donde no hay:
- El término de pago no interviene en la factura electrónica. Lo que se informa a ARCA es el comprobante y sus importes; el plazo de pago no cambia el tipo de comprobante ni su clasificación impositiva. Un cambio de término de pago no es un cambio fiscal.
- El término de pago no interviene en la posición fiscal. Son mecanismos independientes: uno resuelve cuándo se cobra, el otro qué impuesto se aplica. Un mismo cliente puede tener término de pago y posición fiscal cargados a la vez, y no se pisan.