Tareas creadas automáticamente: email, ventas y automatizaciones

Hasta acá, en Conceptos básicos de Proyectos, toda tarea nacía de alguien escribiéndola: a mano en el formulario, o con el atajo de texto del kanban. Pero hay tres situaciones donde Odoo arma la tarea —o el proyecto entero— sin que nadie toque el botón Nuevo:

Las tres conviven sin pisarse: una tarea puede llegar por mail, después una orden de venta puede referenciar ese mismo proyecto, y una regla de automatización puede reaccionar cuando cualquiera de las dos cosas pase. Lo que sigue es cómo se activa cada una y qué hace exactamente Odoo por detrás, porque en los tres casos hay algún comportamiento que no es obvio la primera vez que se lo ve.

Se activa en la ficha del proyecto (Proyecto > Proyectos, abrir el proyecto), pestaña Ajustes, campo Alias de correo. Es una dirección de mail como cualquier otra, partida en dos: la parte antes de la arroba se escribe a mano y el dominio se elige de una lista —el que tenga configurado la empresa—. Este campo solo lo puede tocar quien tenga el rol de Jefe de proyecto; el resto del equipo ve la dirección ya armada, en modo lectura, pero no la puede editar.

Una vez guardado el proyecto con su alias cargado, aparece al lado un segundo campo, Aceptar correos electrónicos de, que decide qué remitentes cuentan:

Lo que pasa al llegar el mail está verificado en el código, no es un supuesto: el asunto del correo pasa a ser el título de la tarea (si no trae asunto, queda «Sin asunto»), el remitente queda cargado como Cliente de la tarea —y si esa persona todavía no existe como contacto, Odoo la crea sola, sin preguntar— y las direcciones que estaban en copia quedan guardadas en la tarea para no perderlas. La tarea nace directamente adentro de ese proyecto.

Hay un efecto extra que conviene conocer: si entre los destinatarios del mail (el Para, no el CC) hay una dirección que coincide con la de un usuario interno, Odoo lo agrega solo como Persona asignada de la tarea nueva. Es la forma de que «a quién se le mandó el mail» se traduzca directo en «quién tiene la tarea», sin que nadie la asigne a mano después.

Esto no vive en la app Proyecto sino en la ficha del producto. Desde Ventas > Productos > Productos, se abre un producto de tipo Servicio que además pueda venderse, y en la pestaña Ventas aparece el campo Crear en la orden. Es un desplegable de cuatro valores, y cada uno crea algo distinto al confirmar la orden que lo incluya —mientras la orden es cotización, no pasa nada—:

Con Tarea hay una condición que conviene tener presente: como la tarea necesita caer en un proyecto existente, ese proyecto tiene que estar definido de antemano —en el propio producto, o en el campo Proyecto de la cotización—. Si al confirmar la orden ninguno de los dos está cargado, Odoo no arma nada por su cuenta: corta con un error pidiendo justamente eso, un proyecto donde poner la tarea.

Con Proyecto y con Proyecto y tarea se puede además elegir una Plantilla de proyecto (y, en el segundo caso, una Plantilla de la tarea): en vez de un proyecto vacío, Odoo copia esa plantilla —con sus etapas y lo que tenga cargado— para cada orden nueva. Es la forma de que todas las obras que vendan ese mismo servicio arranquen con la misma estructura, sin armarla de cero cada vez.

Una vez confirmada la orden, lo generado se ve desde la propia orden de venta: arriba aparece un botón inteligente con dos contadores, uno de Proyectos y otro de Tareas, que llevan directo a lo que se creó.

A diferencia de los dos casos anteriores, acá no hay nada instalado de fábrica para Proyecto: revisando los datos que trae el módulo, no existe ninguna regla de automatización predefinida sobre tareas. Automatización es una app genérica —sirve para cualquier modelo de Odoo— y armar la regla es trabajo de quien administra el sistema.

Desde la app Automatización, botón Nuevo, el formulario pide esto, en orden:

Un ejemplo concreto para una constructora: Modelo Tarea, Activar La etapa está establecida como apuntando a la etapa que en el proyecto signifique «Terminada», y como acción Enviar correo electrónico a la persona en Cliente de la tarea. El resultado: cada vez que una tarea entra a esa columna del kanban, el cliente recibe un aviso sin que nadie tenga que acordarse de mandarlo.

Sacarle el máximo provecho a los disparos por etapa o por etiqueta pide tener claro qué es una etapa y en qué se diferencia de una etiqueta —lo cubre el manual «Etapas de proyecto y de tarea»—. Sin eso, es fácil armar una regla que dispare siempre, o que no dispare nunca.

Si un mail no generó tarea: revisar primero el campo Aceptar correos electrónicos de del proyecto — si está en Contactos autenticados o Solo seguidores y quien escribió no entra en esa categoría, Odoo descarta el mail sin avisarle a nadie del lado de Proyecto. Después, confirmar que se escribió a la dirección de ese proyecto y no a la de otro.

Si una orden de venta confirmada no generó ni proyecto ni tarea: repasar el campo Crear en la orden del producto —en Nada es esperable que no aparezca nada—. Si estaba en Tarea y faltaba un proyecto de referencia, la orden ni siquiera se dejó confirmar: el error lo dice explícito.

Si una regla de Automatización no dispara: lo más común es que la condición esté armada sobre un valor que ya no existe —una etapa que se borró o se renombró—, o que la regla esté archivada. Se revisa abriendo la regla directamente desde el listado de Automatización.

Sobre localización argentina: para este tema puntual —creación de tareas por mail, por orden de venta y por automatización— no encontramos ningún módulo l10n_ar* que lo toque. El único módulo argentino que roza alguno de estos modelos es l10n_ar_edi, que le agrega al producto un campo de código NCM para AFIP; no tiene relación con cómo ni cuándo se crea una tarea.