Etapas de proyecto y de tarea

Odoo tiene dos listas de «etapas» completamente independientes, y las dos se ven igual —columnas de kanban con tarjetas adentro— lo que hace fácil mezclarlas. La etapa de proyecto agrupa la lista de Proyectos entre sí: por ejemplo, separar las obras en curso de las ya entregadas. La etapa de tarea agrupa las tareas dentro de un mismo proyecto: las columnas que se ven al entrar a una obra puntual, tipo «Por hacer», «En curso», «Hecho».

La forma rápida de saber en cuál de las dos estás parado: si estás mirando el listado general de Proyectos, cualquier columna que veas ahí son etapas de proyecto. Si ya entraste a una obra puntual y ves sus tareas en kanban, esas columnas son etapas de tarea. Son dos tablas distintas en el sistema, con campos distintos, y configurar una no toca la otra.

Las etapas de proyecto, además, están apagadas por defecto. Se activan con la casilla Etapas del proyecto en Ajustes > Proyecto —el texto de ayuda dice literalmente «Lleve seguimiento del progreso de sus proyectos»—. Recién con esa casilla marcada aparecen el botón Configurar etapas y la vista de Proyectos agrupada en columnas; sin ella, todos los proyectos conviven en una sola lista plana, sin ninguna columna de etapa. Las etapas de tarea, en cambio, no tienen interruptor: existen siempre, porque son las columnas del kanban de cualquier proyecto.

Con Etapas del proyecto activada, Configuración > Etapas del proyecto abre el catálogo. Cada etapa tiene:

Estas etapas son las columnas de la vista Proyectos agrupada —el menú que aparece también bajo Configuración una vez activada la casilla— y el valor que se lee en el campo Etapa de la ficha de cada proyecto, arriba a la derecha. Es información sobre la obra en sí, no sobre ninguna tarea puntual adentro de ella.

El catálogo de etapas de tarea vive en Configuración > Etapa de tarea —el nombre del menú aparece en singular, tal cual lo traduce Odoo—. Ese menú solo se ve si el usuario tiene activadas las funciones técnicas (lo que se prende junto con el modo desarrollador); en una base recién instalada puede no aparecer para un usuario común. No hace falta llegar por ahí: dentro de cualquier proyecto, el engranaje que aparece al pasar el mouse por el encabezado de una columna del kanban de tareas ofrece Editar la etapa directamente —aunque esa opción del engranaje solo la ve quien tiene el permiso de Proyecto en Administrador (el nivel que está un escalón arriba de «Usuario» en la pestaña de permisos de cada usuario)—.

Hay un quinto valor que no se edita a mano desde este formulario: el Propietario de la etapa. Cuando tiene un usuario cargado, esa etapa es personal de ese usuario —no puede tener proyectos asignados— y es la lógica que arma las «Mis etapas» de Mis tareas, ya vistas en «Conceptos básicos de Proyectos». Una etapa con Proyectos asignados nunca tiene propietario, y viceversa: Odoo no deja combinar las dos cosas.

Días para deteriorarse se completa por etapa de tarea, y define cuántos días puede pasar una tarea sin moverse antes de que Odoo la marque como estancada. El texto de ayuda del propio campo es preciso al respecto: «Número de días antes de que las tareas en esta etapa se consideren obsoletas. Defínelo con 0 para desactivar esta función». En 0 —el valor por defecto— la función queda apagada para esa etapa puntual; cambiar el número más adelante no reescribe retroactivamente el estado de las tareas que ya estaban ahí desde antes del cambio.

Con el número puesto, las tarjetas que superan ese umbral quedan marcadas visualmente en el kanban, y tanto ahí como en Todas las tareas aparece disponible el filtro Deterioro —la traducción real de lo que en inglés es «Rotting»—, que trae solo esas tareas estancadas. Es un dato por columna: la misma etapa compartida entre dos proyectos aplica el mismo umbral en los dos.

Dentro del formulario de una etapa de tarea, la sección Calificación del cliente se activa con el interruptor Envía una solicitud de calificación al cliente. Al marcarlo se abren tres campos más:

Hay un quinto campo, Estado de kanban automático, que solo aparece una vez cargada la plantilla de calificación. Actívalo y Odoo deja de esperar que alguien mueva la tarea a mano después de la respuesta del cliente: si la calificación es buena, pasa el Estado de la tarea a Aprobada; si es neutra o mala, lo pasa a Cambios solicitados —los mismos dos valores del campo Estado que ya se explicaron en «Conceptos básicos de Proyectos»—. Es la única automatización de este manual que toca ese campo sin que nadie lo toque a mano.

Por fuera de las etapas, hay tres casillas que viven en la ficha de cada proyecto —no en Ajustes generales— y que habilitan por separado tres funciones que se explican en manuales aparte. Cada una trae su propio texto de ayuda en pantalla:

Las tres se marcan o se destildan desde el propio formulario del proyecto, y cada una es independiente de las otras dos: se puede tener un proyecto con dependencias entre tareas pero sin objetivos, o al revés. Ninguna de las tres depende de que las etapas de proyecto estén activadas —son cosas distintas, aunque convivan cerca en la misma ficha—.