Visibilidad del proyecto y colaboración con el cliente

En la ficha de cualquier proyecto, pestaña Ajustes, el campo Visibilidad tiene cuatro opciones. Ninguna de las cuatro tiene que ver todavía con invitar a un cliente puntual —eso es el asistente de la sección siguiente—; esto es la regla general de acceso al proyecto y a sus tareas:

Un dato que conviene saber antes de tocar nada: cuando se crea un proyecto nuevo, Odoo lo deja por defecto en Todos los usuarios internos y los usuarios de portal invitados —la última de la tabla—. Un proyecto recién creado ya está en condiciones de compartirse con un cliente sin tener que cambiar la Visibilidad primero.

El mismo campo trae, en su texto de ayuda, una aclaración sobre lo que puede hacer un usuario de portal una vez que tiene acceso: puede ser de Solo lectura —ve las tareas por su portal pero no las edita—, de Edición (limitada) —accede a una vista de tipo kanban/lista y puede editar algunos campos, pero solo en las tareas que sigue— o de Edición completa —lo mismo, pero sobre todas las tareas—. Esos tres niveles son exactamente los tres modos de acceso que se eligen al invitar a un colaborador, y se explican en la sección 3.

Dos reglas más, menos evidentes, completan el campo: un usuario interno siempre puede abrir una tarea puntual si tiene el link directo, aunque no tenga acceso al proyecto que la contiene; y quien tiene el rol de Gerente de proyecto accede a cualquier proyecto privado aunque no lo siga, porque ese rol administra Proyectos en general.

En el encabezado de la ficha del proyecto hay un botón Compartir proyecto. No siempre está: solo se muestra cuando la Visibilidad es alguna de las dos que incluyen portal —Usuarios internos y de portal invitados o Todos los usuarios internos y los usuarios de portal invitados—, y solo lo ve quien tiene el rol de Gerente de proyecto. Con Visibilidad en Usuarios internos invitados o Todos los usuarios internos, el botón directamente no aparece: no tiene sentido compartir un proyecto que un cliente jamás va a poder ver.

Al tocarlo se abre un asistente con dos partes. Arriba, un campo Enlace público —con un botón para copiarlo— que cualquiera que lo tenga puede usar para entrar al proyecto en modo lectura, sin necesidad de cuenta. Abajo, una lista de Colaboradores para agregar, cada uno con su Colaborador (el contacto), su Modo de acceso y si hay que Enviar invitación por mail.

El selector de contacto de esa lista tiene un filtro importante: solo ofrece contactos externos, los que Odoo marca como share —típicamente un cliente sin cuenta de usuario interna—. No sirve para darle acceso a un empleado: a un empleado se lo suma como seguidor del proyecto o de la tarea, no como colaborador de este asistente.

Al confirmar con Compartir proyecto, si alguno de los contactos agregados todavía no tiene una cuenta de portal y la base tiene el alta por invitación activada, Odoo intercala una pantalla de Confirmación antes de mandar nada. Ahí aclara, en criollo, que la persona invitada va a tener permiso de acceso al portal —no solo a este proyecto—: va a poder editar las tareas compartidas y también ver, en modo lectura desde el sitio web, otros documentos suyos si los tiene: oportunidades, cotizaciones y órdenes de venta, órdenes de compra, facturas, hojas de horas y tickets. Y aclara que ese acceso se puede revocar en cualquier momento. Recién después de esa confirmación —o directamente, si no hacía falta— se manda la invitación real: a quien ya tiene cuenta de portal le llega el enlace público de siempre; a quien es nuevo le llega un link para darse de alta primero.

La diferencia entre los tres no es solo de alcance, es de pantalla. Lectura no da de alta ningún registro especial: a esa persona se la suma como simple seguidora del proyecto o de la tarea, y entra por las páginas de portal comunes, en modo lectura. Editar con acceso limitado y Editar, en cambio, sí quedan registrados como Colaboradores propiamente dichos del proyecto, y eso les habilita una pantalla bastante más completa: un kanban de tareas agrupado por Etapa —igual que el que usa el equipo interno, ver manual «Etapas de proyecto y de tarea»—, con la diferencia de que ellos no pueden crear ni reordenar etapas ni arrastrar tarjetas entre columnas con el mouse.

El checkbox Enviar invitación de cada fila no hace falta pensarlo: Odoo lo marca solo cuando hace falta un mail nuevo —un colaborador que recién se agrega, o uno que ya estaba pero cambia de modo de acceso— y lo deja destildado cuando no cambió nada real. Reabrir el asistente para agregar a un segundo colaborador no le reenvía un mail al primero.

Un colaborador en modo Lectura entra por la ficha pública de cada tarea, en /my/tasks/<id>. Uno en modo Editar o Editar con acceso limitado entra por el kanban de tareas del proyecto compartido, en /my/projects/<id>/project_sharing. Pero en los dos casos, lo que ese colaborador puede leer y lo que puede escribir sobre una tarea está fijado por el mismo listado de campos permitidos —no es una diferencia de vista, es una regla que aplica el modelo de datos en sí, así que da lo mismo si entra por el portal, por el kanban de compartir, o probando cualquier otro camino.

Un dato que suele sorprender: las horas registradas en una tarea ni siquiera figuran en esta lista, ni para leer ni para escribir. Un colaborador externo no tiene forma de ver cuánto tiempo se cargó en una tarea desde este circuito —eso se administra puertas adentro, y se explica en el manual «Registro de horas en las tareas»—.

Para sacar a un colaborador puntual sin tocar nada más, se reabre Compartir proyecto y se borra su fila de la lista de Colaboradores antes de confirmar. Odoo compara la lista nueva contra la anterior: a quien ya no aparece, le quita el registro de colaborador y lo saca de los seguidores del proyecto y de sus tareas.

Hay una forma más drástica, pensada para cortar todo de una vez: cambiar la Visibilidad del proyecto de vuelta a Usuarios internos invitados o Todos los usuarios internos. En ese momento Odoo saca automáticamente a todos los usuarios de portal de los seguidores del proyecto y de cada una de sus tareas, y además invalida el enlace de acceso público del proyecto y el de cada tarea —el mismo Enlace público que se copió en algún momento deja de servir—. Es la manera de revocar todo el acceso externo a un proyecto sin tener que ir colaborador por colaborador.

El camino inverso también existe: cuando la Visibilidad vuelve a una de las dos opciones con portal, el Cliente cargado en la ficha del proyecto —y el Cliente de cada una de sus tareas, si lo tienen— se suma de nuevo como seguidor automáticamente. No hace falta re-invitarlo a mano si ya estaba cargado como contacto de esos registros.