Actualizaciones, rentabilidad y calificaciones del proyecto

Antes de entrar en cada pantalla conviene ubicar dónde vive cada una, porque no todas están en el mismo lugar. El menú Reportes de la app Proyecto tiene solo dos entradas —Análisis de las tareas y Calificaciones del cliente, esta última se ve en la sección 6—. El resto de lo que cubre este manual —el Tablero, el gráfico de trabajo pendiente y la rentabilidad— no está en ningún menú: vive adentro de cada proyecto, en su propia ficha.

Abriendo un proyecto, arriba a la derecha hay un botón inteligente que siempre dice Tablero (project.update). El botón no repite el texto del estado: lo que cambia es el color del punto que tiene al lado —gris mientras no hay ninguna actualización cargada, y el color de la última actualización en cuanto existe al menos una—. Tocarlo abre el historial completo de actualizaciones de ese proyecto —y de ningún otro—, en lista o en tarjetas, con las columnas Título, Autor, Fecha, Progreso y Estado; ahí sí, cada fila muestra su estado con el nombre completo al lado del punto.

Con Nuevo se crea una actualización. Los campos de la cabecera son pocos:

Los cinco valores de Estado son:

Un detalle que ahorra confusiones: al tocar Nuevo, Odoo no arranca en blanco. Copia el Estado y el Progreso de la última actualización cargada. Si nada cambió desde la vez anterior, hay que darse cuenta de que esos dos valores siguen siendo una decisión —confirmar que siguen valiendo— y no algo que Odoo recalculó solo.

Es un punto fácil de asumir mal en cualquier sentido, así que vale la pena mirarlo con cuidado. El campo Descripción de la actualización es un campo de texto enriquecido común —se puede escribir, borrar o editar cualquier parte de lo que hay adentro—, pero no arranca vacío. Al crear la actualización, Odoo lo completa con un contenido inicial que combina dos cosas de naturaleza distinta:

La parte clave es que estos tres últimos bloques son una foto tomada una sola vez, en el instante de crear la actualización: no se actualizan solos después, y como el campo sigue siendo html común, nada impide borrarlos o corregirlos a mano si algo quedó mal. Lo que sí es enteramente manual, desde el vamos, es el Resumen: ahí es donde se escribe qué pasó realmente en el período, algo que ningún dato del sistema puede completar por su cuenta.

Se abre desde la tarjeta del proyecto en la vista Kanban, con el menú de acciones (⋮), opción Gráfico de trabajo pendiente —en inglés, Burndown Chart—. Es un gráfico de líneas que reconstruye, semana a semana, cuántas tareas del proyecto estaban en cada situación, mirando hacia atrás el historial de cambios de etapa de cada tarea. Por defecto viene filtrado al año en curso y al anterior.

Lo que cambia por completo la lectura del gráfico es por qué campo está agrupado, y hay dos formas de hacerlo desde el botón Agrupar por de la barra de búsqueda:

Además de agrupar, la barra de búsqueda trae filtros propios de esta vista: Mis tareas, Sin asignar, y Tareas abiertas / Tareas cerradas. Se pueden combinar con el filtro de fecha para acotar el gráfico a un rango puntual.

Una limitación que conviene tener presente: el gráfico arma su historia a partir de los cambios de etapa que quedaron registrados en la conversación de cada tarea. Una tarea que se creó directamente en una etapa avanzada, o que se movió por una importación masiva sin dejar ese rastro, puede no mostrar el mismo recorrido que una tarea movida a mano de columna en columna.

Todo proyecto tiene, por detrás, una cuenta analítica propia. Cualquier documento contable que use esa misma cuenta analítica —una factura al cliente, una factura de un proveedor de materiales, cualquier otro apunte analítico— termina alimentando este panel, sin que haga falta cargar nada a mano en el proyecto.

El panel Rentabilidad aparece al costado del proyecto (en la vista Kanban o en el formulario) y trae dos tablas:

Debajo de las dos tablas hay una fila de Total con el margen —ingresos menos costos— y su porcentaje, en verde si es positivo y en rojo si es negativo.

Dentro de la tabla de Costos, la línea Facturas de proveedores junta las facturas de proveedor que llevan la cuenta analítica del proyecto pero que no vienen de una orden de compra —por ejemplo, una factura de materiales cargada directo en Contabilidad—. Las líneas Otros ingresos y Otros costos juntan cualquier otro apunte analítico suelto, sin factura ni orden asociada, que también tenga esa cuenta.

Mientras ningún documento tenga todavía la cuenta analítica del proyecto, el panel no muestra tablas vacías: muestra un aviso invitando a asignarla. Y las cifras completas solo se ven con permisos de Contabilidad; alguien que solo tiene acceso a Proyecto puede no ver este panel en absoluto.

Con Presupuestos de Contabilidad instalado, debajo de Rentabilidad aparece una sección nueva llamada Presupuestos, con una tabla de columnas Presupuesto, Pronóstico, Real y Diferencia, y el botón Agregar presupuesto para cargar uno nuevo sin salir del proyecto. Si todavía no hay ningún presupuesto cargado, el panel muestra en su lugar el aviso «Compara los ingresos y costos esperados y reales.».

Además, en la vista de tarjetas de Proyectos, cada tarjeta que tiene presupuesto asignado suma un pequeño ícono de dinero cuyo color anticipa la salud del gasto sin tener que entrar al proyecto:

Y como se anticipó en la sección 2, cuando quien crea una actualización de proyecto tiene permisos de Contabilidad, el texto que arma Odoo solo suma también un bloque de Presupuesto con el porcentaje gastado y lo que queda disponible.

Desde Reportes > Calificaciones del cliente se abre un listado con todas las calificaciones de clientes de todos los proyectos a la vez, no solo del que se esté mirando. Importante: solo entran acá las calificaciones que el cliente realmente contestó. Un pedido de calificación mandado y todavía sin responder no aparece en esta pantalla.

Las columnas principales son Tarea, Proyecto y Asignada a; en las vistas de tabla dinámica y gráfico se suma Calificación (1-5). El valor numérico que puso el cliente se traduce además a una de estas cuatro categorías:

El botón Agrupar por permite juntar por Proyecto, por Tarea, por Asignada a o por fecha, y el filtro de fecha viene por defecto acotado a los últimos 30 días. Desde adentro de un proyecto puntual hay un atajo directo: el botón inteligente Calificación promedio del formulario del proyecto, con un ícono de carita (feliz, neutral o triste según el promedio), que abre esta misma pantalla ya filtrada a ese proyecto.

Cuándo y cómo se dispara el pedido de calificación es una configuración de cada etapa de tarea —si se manda al llegar a la etapa o de forma periódica, y con qué frecuencia— y se explica en el manual «Etapas de proyecto y de tarea». Acá alcanza con saber dónde se ve el resultado ya consolidado.