Registro de horas en las tareas

Es fácil suponer que cargar horas es una pestaña más dentro de Proyecto, pero en esta base no es así: Registro de horas aparece como una aplicación aparte en el menú principal, con su propio ícono. Esto no es un capricho de organización: significa que además del módulo base que registra horas (hr_timesheet) está instalado timesheet_grid, el módulo de Odoo Enterprise que agrega la vista de grilla editable, el cronómetro y el circuito de validación que ocupan el resto de este manual.

Antes de entrar en cada pantalla, el mapa completo del menú:

Quién ve qué se define por un nivel de acceso —no por un permiso suelto— que se asigna a cada persona en Ajustes > Usuarios y compañías > Usuarios, columna «Registro de horas»: Usuario: solo las hojas de horas propias, Usuario: todas las hojas de horas (el nivel de aprobador) o Administrador. Quien gestiona un proyecto como responsable ya recibe automáticamente el nivel de aprobador para las horas de ese proyecto.

Por último, para que una tarea admita carga de horas, el proyecto al que pertenece tiene que tener activado el interruptor Registro de horas (ayuda: «Registre el tiempo en las tareas»), en la ficha del proyecto. Es un ajuste por proyecto, no general: un proyecto puede tenerlo apagado y sus tareas simplemente no muestran la pestaña de horas.

Hay dos caminos igual de válidos para cargar una hora trabajada, y conviene elegir el que quede más a mano según el momento:

Sea cual sea el camino, los datos que pide una línea de horas son los mismos:

Hay un atajo que vale la pena conocer porque extiende el que ya se explicó para crear tareas rápido (ver Manual «Conceptos básicos de Proyectos»): al escribir el nombre de una tarea nueva en el campo de creación rápida, agregar un número seguido de h —por ejemplo Colocar cerámicos 8h— carga ese valor directo en Tiempo asignado de la tarea, sin tocar el formulario completo. Es el mismo mecanismo que interpreta #etiqueta, @usuario y !, con un patrón distinto. Ese atajo solo funciona si el proyecto de la tarea tiene el registro de horas habilitado: si no lo tiene, el 8h queda pegado al título tal cual se escribió, como texto común.

En Mis hojas de horas, cada línea propia y todavía no validada muestra un ícono de cronómetro: se lo inicia al empezar a trabajar y se lo detiene al terminar, y Odoo calcula solo el Tiempo dedicado. El cronómetro tiene una condición: solo aparece cuando la compañía mide el tiempo en Horas/Minutos. Si la compañía está configurada para medir en Días/medios días, no se ofrece —no tendría sentido cronometrar un día completo—.

El tiempo que marca el cronómetro no se carga tal cual, se redondea. En Configuración hay dos valores para eso: Duración mínima y Redondear, ambos en 15 minutos por defecto. Si el cronómetro se para antes de llegar a la duración mínima, el tiempo se redondea hacia arriba hasta ese mínimo; si se para después, se redondea hacia arriba al múltiplo de «Redondear» más cercano. Por ejemplo, con los valores por defecto: parar el cronómetro a los 4 minutos y 36 segundos carga 15 minutos igual, y pararlo a los 16 minutos y 56 segundos carga 30 minutos.

Cuando una tarea tiene horas cargadas, Odoo arma automáticamente un pequeño resumen con estos campos:

Si la tarea tiene subtareas (ver Manual «Subtareas y dependencias entre tareas»), el tiempo utilizado en ellas también entra en la cuenta de la tarea principal, por separado del propio: por eso el resumen distingue «Tiempo utilizado» de «Tiempo utilizado en subtareas» antes de sumar el total.

El mismo tipo de números existe un nivel más arriba, en el proyecto: Horas asignadas y Tiempo restante del proyecto completo, visibles en el botón inteligente Registro de horas de la ficha del proyecto, sumando todas sus tareas.

Cada línea de horas tiene un estado, visible como una barra en la ficha de la línea:

Quién puede validar depende del nivel de acceso que se explicó en la primera sección. Con Administrador se validan las horas de cualquier persona. Con Usuario: todas las hojas de horas (el nivel de aprobador) solo se validan las de quienes reportan a esa persona: su equipo directo, los empleados que la tienen puesta como responsable de aprobar sus horas, o los proyectos que esa persona gestiona. Ningún aprobador valida sus propias horas: para eso hace falta el nivel Administrador.

Validar se hace desde Por validar, eligiendo Último periodo —la cola habitual, semana a semana— o Todos los registros de horas para revisar un rango más amplio. Se seleccionan las líneas y se aprieta Validar; también se puede validar una línea sola desde su propia ficha con el mismo botón. Para deshacer una validación por error existe Restablecer a borrador, con el mismo criterio de quién puede hacerlo.

Que las horas tengan que estar validadas antes de poder facturarlas al cliente es una decisión aparte, que se configura por separado y se explica en el Manual «Facturar las horas registradas».

En Configuración pueden aparecer dos interruptores adicionales, Indicadores de tasa de facturación y Tabla de clasificación de la tasa de facturación. El segundo depende del primero: si se apaga «Indicadores», la tabla de clasificación se apaga sola con él.

Indicadores de tasa de facturación agrega, en Mis hojas de horas, una marca por línea que dice si esas horas son facturables o no —lo que también depende de cómo esté configurado el producto o el contrato del proyecto—. Tabla de clasificación de la tasa de facturación toma ese mismo porcentaje y arma un pequeño ranking entre compañeros: quién factura, en proporción, más de su tiempo cargado. Es la gamificación de horas facturables que menciona el video «Timesheets configuration and leaderboard».