Ajustes, aprobaciones y permisos de Compras

Todo se prende y se apaga en Compras > Configuración > Ajustes, y hace falta perfil de administrador para entrar. Conviene leer la página entera una vez antes de tocar nada, porque varias casillas hacen aparecer o desaparecer campos en documentos que otra gente ya está usando.

Las dos últimas instalan módulos, así que tardan unos segundos al guardar y no se desactivan con la misma liviandad con la que se activan: apagar contratos de compra con acuerdos vigentes deja documentos inalcanzables desde el menú.

Al tildar Aprobación de la orden de compra aparecen dos campos: Niveles de aprobación y Importe mínimo. El importe es el umbral: por debajo, cualquiera con perfil de Compras confirma; por encima, al tocar Confirmar orden el documento pasa al estado Por aprobar y se queda ahí.

Quien destraba es un usuario con perfil de Administrador de Compras, con el botón Aprobar orden. Es todo el mecanismo: un umbral y un permiso.

Es deliberadamente simple, y eso tiene un límite que conviene conocer: el umbral es uno solo para toda la compañía. No admite montos distintos por área, por obra ni por tipo de producto. Cuando hace falta esa granularidad, el camino es la aplicación Aprobaciones —que arma un circuito propio con varios firmantes en orden— o las reglas de aprobación de Studio, que sí aceptan condiciones.

Un detalle que sorprende: el importe se compara contra el total de la orden en la moneda de la compañía. Una orden en dólares se convierte al tipo de cambio del día, así que la misma orden puede quedar arriba o abajo del umbral según cuándo se confirme.

Con Advertencias de compra activado, la ficha del proveedor y la del producto suman un campo de mensaje. Cuando alguien elige ese proveedor o ese producto en una orden, el texto aparece en pantalla.

Es una función chica que resuelve un problema real: el conocimiento que vive en la cabeza de una persona. «Este proveedor factura a treinta días pero cobra a quince», «este material viene siempre con faltante, contar en recepción», «pedir siempre certificado con este artículo». Todo eso normalmente se transmite de boca en boca y se pierde cuando la persona no está.

La recomendación es usarla con moderación. Un aviso que aparece en el 5 % de las órdenes se lee; uno que aparece siempre se convierte en un cartel que nadie mira, y encima entrena a la gente a cerrar ventanas sin leerlas.

Activado el Recordatorio de entrega, la ficha de cada proveedor suma dos campos: si se le manda recordatorio y cuántos días antes de la recepción. Una tarea programada envía el correo y, si el proveedor responde confirmando, la orden queda marcada como confirmada por él.

Es la contracara automática del botón Confirmar de la orden, que hace lo mismo pero a mano. Sirve sobre todo con proveedores que entregan tarde sin avisar: el recordatorio fuerza el contacto unos días antes, cuando todavía se puede reaccionar.

Se configura por proveedor y no en masa, así que conviene activarlo solo en los que realmente lo necesitan.

En la ficha del usuario, el bloque de Compras ofrece dos niveles:

Los dos puntos que se olvidan: el menú de Reportes y el de Configuración solo los ve el Administrador. Si alguien pregunta por qué no le aparece el informe de compras, la respuesta casi siempre es el perfil, no un problema del sistema.

Sin ninguno de los dos, el usuario no ve la aplicación. Y un usuario de Inventario puede validar recepciones de órdenes de compra sin tener perfil de Compras: son permisos independientes (ver Manual «Usuarios y permisos»).

Compras > Reportes > Compras abre el análisis de compras, que es una tabla dinámica sobre las líneas de orden. Se elige qué medir —importe, cantidad, cantidad recibida— y cómo agrupar, y la misma información se puede ver como tabla, gráfico de barras, torta o líneas.

Los cortes que más se usan: por proveedor para saber cuánto se le compró a cada uno; por producto o categoría para ver en qué se gasta; por comprador para repartir la carga; y por mes para ver la estacionalidad.

Dos advertencias sobre cómo leerlo. La primera: el informe mira órdenes de compra, no facturas. Los números no tienen por qué coincidir con Contabilidad, porque hay órdenes sin facturar y facturas sin orden. La segunda: los filtros por defecto pueden estar acotando el período, así que antes de sacar conclusiones conviene mirar qué filtros están puestos arriba.

Cualquier vista armada se puede guardar en Favoritos y queda disponible para volver a abrirla, o compartirla con el resto del equipo.