Los cinco estados
Un recorrido corto, con dos finales posibles y una vuelta atrás.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Por enviar | Borrador. Se está armando y no le llegó a nadie. |
| Enviado | En circulación. Los aprobadores tienen la tarea en su bandeja. |
| Aprobado | Se juntaron las firmas necesarias. Si la categoría genera documentos, se generan acá. |
| Rechazado | Alguien la negó. |
| Cancelado | Se dio de baja, normalmente por quien la pidió. |
El estado no lo escribe nadie a mano: lo calcula Odoo a partir de las firmas. Mientras falten aprobaciones para llegar al mínimo, la solicitud sigue en Enviado; cuando se completan, pasa sola a Aprobado. Basta con un rechazo para que pase a Rechazado.
Una solicitud aprobada no se puede eliminar: Odoo lo impide y sugiere archivarla. Es correcto, porque esa aprobación es la evidencia de que alguien autorizó algo.
Cargar y enviar una solicitud
Se elige la categoría desde el tablero y se completa lo que esa categoría pide.
El camino natural es Aprobaciones > Tablero y tocar Nueva solicitud en la tarjeta de la categoría que corresponde. Así la solicitud nace con la categoría puesta y muestra exactamente los campos de ese tipo.
La ficha pide el asunto —una descripción corta que es lo que el aprobador va a leer primero— y los campos que la categoría haya habilitado: productos y cantidades, fechas, ubicación, contacto, importe. El propietario de la solicitud se completa solo con quien la está cargando.
Los aprobadores aparecen ya cargados desde la categoría, y también el jefe directo si esa opción está activa. La lista es editable: se puede sumar a alguien puntual para una solicitud concreta, sin tocar la configuración general.
Con todo completo, el botón Enviar pone la solicitud en circulación. Ahí Odoo verifica que se cumplan las condiciones —cantidad mínima de aprobadores, documentos adjuntos si eran obligatorios, jefe cargado si era requerido— y avisa si falta algo.
Aprobar, rechazar y volver atrás
Tres botones, y uno que casi nadie usa pero salva situaciones.
El aprobador entra a la solicitud y tiene Aprobar y Rechazar. Al firmar, su línea en la lista de aprobadores queda marcada y Odoo recalcula el estado del documento.
Con secuencia de aprobadores activa, el segundo firmante ve su línea En espera hasta que firme el primero. No es un problema: es el orden funcionando.
El tercer botón es Anular, que retira una firma ya dada. Sirve cuando alguien aprobó por error o cuando apareció información nueva después de firmar. Es el que casi nadie conoce y el que evita tener que cancelar y rehacer toda la solicitud.
El rechazo conviene acompañarlo con un mensaje en la conversación del pie explicando el motivo. La solicitud rechazada queda registrada, pero sin explicación no le sirve a nadie: quien pidió no sabe qué corregir para volver a intentarlo.
Dónde ve cada uno lo suyo
Tres menús para tres roles distintos.
| Menú | Para quién |
|---|---|
| Aprobaciones > Mis aprobaciones > Mis solicitudes | Quien pide. Lo que cargó y en qué está cada cosa. |
| Aprobaciones > Gerente > Aprobaciones por revisar | Quien firma. Lo que espera su decisión. |
| Aprobaciones > Gerente > Todas las aprobaciones | Quien administra. Todo, para revisar y destrabar. |
Además, cada aprobador recibe la solicitud como actividad en su bandeja de Odoo, con el icono de reloj en la barra superior. Esa es la vía por la que la mayoría se entera, y por eso no hacen falta correos configurados a mano (ver Manual «Actividades»).
El pie de cada solicitud tiene la conversación completa: quién la envió, quién firmó, cuándo, y los mensajes que se hayan escrito. Es el historial que reemplaza a la cadena de mails, y es la razón principal para usar la aplicación en lugar del correo.