Altiplan · Manual 01 · El circuito de compra

Un solo documento que cambia de nombre

La solicitud de cotización y la orden de compra no son dos registros distintos: son el mismo, en dos momentos.

Es la primera confusión que conviene sacarse de encima. En el menú hay dos entradas —Compras > Órdenes > Solicitudes de cotización y Compras > Órdenes > Órdenes de compra— y eso hace pensar que son dos cosas separadas. No lo son: son dos filtros sobre la misma lista. Un documento nace como solicitud de cotización, y cuando alguien lo confirma pasa a ser orden de compra. Mismo número, misma ficha, mismo historial.

Lo que sí cambia es el estado, que se lee arriba a la derecha de la ficha y gobierna qué botones aparecen:

Estado	Qué significa
Solicitud de cotización	Borrador. Se puede tocar todo y no compromete a nadie. No reserva stock ni genera movimiento contable.
Solicitud de cotización enviada	Se le mandó al proveedor. Sigue siendo borrador, pero queda constancia de que salió.
Por aprobar	Solo aparece si está activada la doble validación por monto. La orden espera la firma de un responsable.
Orden de compra	Confirmada. Acá es donde el sistema genera la recepción y habilita facturar.
Cancelado	Se dio de baja. El número se conserva; no se reutiliza.

La regla práctica: hasta que no se confirma, no pasa nada en el resto del sistema. Se puede armar una solicitud, dejarla a medio hacer una semana y borrarla sin dejar rastro en inventario ni en contabilidad. Después de confirmar, cada cambio arrastra consecuencias.

Listado de **Solicitudes de cotización**. Arriba, las tarjetas de resumen —Nuevo, enviada, atrasada, Recepción atrasada— y a la derecha los indicadores de entregas cumplidas a tiempo. En la columna **Estado** conviven los tres valores del circuito: Solicitud de cotización, Orden de compra y Cancelado.

Armar la solicitud de cotización

Cuatro datos en la cabecera y una línea por producto. El resto lo completa Odoo.

Desde Compras > Órdenes > Solicitudes de cotización, botón Nuevo. La cabecera pide poco:

Campo	Para qué
Proveedor	El único obligatorio. Al elegirlo, Odoo trae su moneda, su plazo de pago y su posición fiscal.
Referencia de proveedor	El número que le pone el proveedor a su presupuesto. Sirve para encontrarlo después cuando llama y menciona su propio número.
Fecha límite de la orden	Hasta cuándo vale el precio que cotizó. No dispara nada solo: es información.
Entrega esperada	Cuándo tendría que entrar la mercadería. Odoo la propone según los plazos cargados y se puede pisar a mano.

En la pestaña Productos va una línea por artículo. Al elegir el producto, si ese proveedor lo tiene cargado en su lista de precios, el precio unitario y la unidad se completan solos (ver Manual «Proveedores y listas de precios»). Si no, el precio queda en cero y hay que escribirlo: no es un error del sistema, es que falta el dato.

Hay dos formas de cargar las líneas. La de siempre, Agregar un producto, línea por línea. Y el botón Catálogo, que abre la grilla de productos con tarjetas: se busca, se filtra por categoría y se cargan cantidades con los botones de más y menos, viendo el stock disponible de cada artículo. Para una compra de dos renglones da lo mismo; para una de treinta, el catálogo es otra cosa.

Solicitud de cotización nueva, todavía sin número. En la cabecera: Proveedor, Fecha límite de la orden, **Entrega esperada** y Entregar a —el depósito donde va a caer la recepción—. Abajo, una línea por producto con su precio unitario, el IVA y el importe, y el total al pie.

El **Catálogo**, filtrado por proveedor. Cada tarjeta muestra el precio, las variantes del artículo y el stock: *A la mano*, *Pronosticado* y *Demanda mensual*. Los dos productos ya cargados quedan resaltados con su cantidad y el botón Eliminar; el resto ofrece **Agregar**. Para una compra de dos renglones da lo mismo; para una de treinta, esta pantalla es otra cosa.

El precio en cero no siempre es un olvidoCuando una línea aparece con precio 0,00 hay dos causas posibles y conviene distinguirlas: o el producto no tiene a ese proveedor en su lista de precios, o lo tiene pero con una cantidad mínima mayor a la que se está pidiendo. En el segundo caso el precio existe, pero Odoo no lo aplica porque la condición no se cumple. Se ve entrando al producto, pestaña Compra.

Enviar, confirmar y bloquear

Los botones de la cabecera cambian según el estado. Estos son los que importan.

Enviar solicitud de cotización abre el compositor de correo con el PDF adjunto y la plantilla cargada. Al enviarlo, el documento pasa a Solicitud de cotización enviada y el correo queda guardado en la conversación del pie. Ese registro vale: es la prueba de qué se pidió y cuándo.

Confirmar orden es el punto de no retorno operativo. En ese momento Odoo hace tres cosas a la vez: pasa el estado a Orden de compra, genera la recepción en Inventario, y habilita el botón para facturar. Si la doble validación por monto está activa y el total supera el mínimo, el documento no pasa a orden: queda en Por aprobar esperando a alguien con permiso, que lo destraba con Aprobar orden (ver Manual «Ajustes, aprobaciones y permisos de Compras»).

Una vez confirmada aparecen dos botones más. Enviar orden de compra le manda al proveedor el documento ya confirmado —distinto del pedido de precio—. Y Confirmar deja constancia de que el proveedor acusó recibo del pedido; es un dato informativo, no cambia el estado.

El botón Bloquear solo aparece si está activada la opción correspondiente en los ajustes. Una orden bloqueada no se puede modificar hasta que alguien la desbloquee. Es la forma de congelar lo acordado cuando la orden circula entre varias manos.

El compositor de correo que abre **Enviar solicitud de cotización**: destinatario, asunto con el número de la orden, el cuerpo de la plantilla y el PDF de la solicitud ya adjunto al pie. Todavía no se envió nada.

La orden ya confirmada, con el estado en **Orden de compra** y la conversación del pie registrando cada paso: el borrador, el correo enviado con su adjunto y el cambio de estado. En la cabecera aparecen ahora **Recibir** y **Subir factura**, y arriba el botón inteligente de **Recepción**.

Confirmar dos veces crea dos recepcionesEl error clásico del que arranca: confirmar, ver que faltó una línea, agregarla y volver a confirmar. Odoo no duplica el documento, pero sí genera el movimiento de la línea nueva, y en el depósito aparecen dos recepciones para la misma orden. No está mal —es correcto que refleje lo que se agregó después— pero al recibir hay que validar las dos, y es habitual que una quede abierta para siempre. Si la orden todavía no salió al proveedor, conviene cancelarla, corregirla y confirmar una sola vez.

Recibir la mercadería

La recepción no se crea a mano: nace de la orden confirmada y se valida en el depósito.

Al confirmar, Odoo crea automáticamente una recepción en Inventario y la deja disponible en el botón inteligente Recepción de la orden. Ese documento es el que firma el depósito cuando llega el camión, y está explicado en detalle en el Manual «Recepciones».

Lo que interesa desde Compras es qué vuelve. Cuando la recepción se valida, la orden actualiza la columna Recibido de cada línea. Ese número es el que después va a usar el control de facturas, y es el que permite ver de un vistazo qué quedó pendiente de entrega.

Si el proveedor manda menos de lo pedido, al validar Odoo pregunta si crear un pedido pendiente. Decir que sí deja abierta una segunda recepción por el faltante; decir que no la cierra y da por terminada la entrega. Es una decisión operativa, no técnica: se responde que no cuando se sabe que ese faltante nunca va a llegar.

La recepción que generó la orden, en estado **Listo**. El campo **Documento origen** guarda el número de la orden de compra —ese es el hilo que une los dos documentos—, y cada línea trae la columna **Demanda** con lo pedido y **Cantidad** con lo que se va a dar por recibido.

Al validar con menos cantidad de la pedida, Odoo pregunta qué hacer con el faltante. **Crear orden parcial** deja una segunda recepción abierta por lo que falta; **Sin orden parcial** da la entrega por cerrada. Contestar siempre lo mismo por costumbre es lo que llena el depósito de recepciones que nadie va a cerrar.

La factura del proveedor

Se carga desde la orden, con el comprobante del proveedor en la mano.

Con la orden confirmada aparece el botón Subir factura, y el nombre es literal: al tocarlo se abre el diálogo de archivos y hay que elegir el PDF de la factura del proveedor. No es un botón que arme una factura vacía para completar a mano: es un cargador de archivos, y sin archivo no pasa nada.

Con el PDF cargado, Odoo crea el borrador de la factura con las líneas, la moneda y el plazo de pago de la orden, y deja el comprobante abierto al lado, en el visor. Esa pantalla partida existe para una cosa: comparar lo que Odoo propone contra lo que el proveedor realmente facturó, antes de confirmar.

El cambio tiene una consecuencia de proceso que conviene entender desde el arranque: no se puede facturar antes de tener el comprobante. Si el proveedor todavía no mandó la factura, no hay nada que cargar y la orden queda esperando. Es deliberado, y es lo que evita las facturas armadas «para ir cerrando» que después no coinciden con nada.

La cantidad que Odoo propone en cada línea depende de un ajuste de la compañía: puede facturar sobre cantidades ordenadas —lo que se pidió— o sobre cantidades recibidas —lo que efectivamente entró—. La diferencia es grande y está desarrollada en el Manual «Control de facturas de compra».

Conviene generar la factura desde la orden y no cargarla suelta en Contabilidad. Si se carga aparte, el vínculo con la orden y con la recepción no existe: la orden queda como no facturada para siempre y el control de tres vías no puede hacer su trabajo.

Lo que abre **Subir factura**: a la izquierda el borrador de la factura de proveedor, con las líneas y las cuentas contables ya asignadas; a la derecha, el PDF que se acaba de adjuntar. La pantalla partida existe para comparar el borrador contra el comprobante real antes de confirmar. El botón **Digitalizar documento** le pide a Odoo que lea el PDF y complete los datos solo.

Dónde se ve todo juntoLa ficha del proveedor —Compras > Órdenes > Proveedores— tiene un botón inteligente con todas las compras que se le hicieron. Es el atajo para responder «¿cuánto le compramos a este proveedor este año?» sin pasar por informes. Para el análisis con cortes por producto, categoría o comprador está Compras > Reportes > Compras, que se explica en el Manual «Ajustes, aprobaciones y permisos de Compras».

Cancelar y volver atrás

Qué se puede deshacer, hasta dónde, y qué queda dando vueltas si no se limpia.

Cancelar está disponible en casi todos los estados, y conviene saber exactamente qué hace, porque no pregunta nada. No hay cartel de advertencia ni pedido de confirmación, ni siquiera con recepciones pendientes: se toca y se cancela. Esto es lo que pasa por debajo:

Qué había colgando	Qué hace Odoo al cancelar
Recepciones sin validar	Las cancela solas y en silencio. No avisa.
Recepciones ya validadas	No las toca: el stock entró y sigue estando. Solo deja una nota en la conversación de esa recepción diciendo que la orden se canceló.
Factura de proveedor en borrador	Cancela la orden sin chistar. La factura queda ahí, huérfana.
Factura de proveedor confirmada	Es el único freno real: corta con un error y no deja cancelar hasta que se resuelva por Contabilidad con una nota de crédito.
Orden bloqueada	Tampoco deja: primero hay que desbloquearla.

O sea que el único aviso que existe es el de la factura confirmada. Todo lo demás corre solo. Por eso el reflejo correcto es mirar los botones inteligentes —Recepción y Facturas de proveedores, con sus contadores— antes de tocar Cancelar, y no descubrir después qué quedó dando vueltas.

Desde Cancelado aparece Establecer como borrador, que devuelve el documento a solicitud de cotización para reusarlo. Sirve cuando la compra se cayó y después se retomó con el mismo proveedor.

Lo que no se puede es borrar una orden confirmada. Odoo lo impide y pide cancelarla primero. Es correcto que sea así: una orden confirmada dejó rastro en inventario, y borrarla dejaría movimientos huérfanos.

Y para revertir mercadería que ya entró no alcanza con cancelar la orden: eso es un movimiento de inventario —una devolución al proveedor—, no una operación de Compras. Está en el Manual «Recepciones».

Cancelar no pregunta nadaNo hay cartel de advertencia ni pedido de confirmación: se toca Cancelar y la orden se cancela, aunque tenga recepciones sin validar. Esas recepciones se cancelan solas y en silencio. El único freno es una factura de proveedor ya confirmada, y ahí sí Odoo corta con un error. Por eso los botones inteligentes se miran antes de cancelar, no después.

La misma orden después de cancelarla, con el estado en **Cancelado** y el botón **Establecer como borrador** disponible. Arriba siguen los botones inteligentes de Facturas de proveedores y Recepción: la cancelación no los borra, y son el lugar donde hay que mirar qué quedó dando vueltas.

Un circuito y seis manualesTodo lo que sigue en esta área son variantes de este mismo recorrido. Cambiar el precio de entrada y quién lo pone es el Manual «Proveedores y listas de precios»; que el sistema arme solo la solicitud es «Plazos de entrega y reabastecimiento»; pedirle lo mismo a tres proveedores es «Cotizar a varios proveedores»; fijar precio por un plazo o guardar una canasta que se repite es «Contratos de compra»; y controlar que la factura coincida con lo que llegó es «Control de facturas de compra». Si el circuito de esta página está claro, el resto se lee rápido.