Una aprobación que termina en pedidos al proveedor
El tipo de categoría que convierte una necesidad autorizada en solicitudes de cotización.
La ficha de la categoría tiene un campo Tipo de aprobación. Dejándolo vacío, la solicitud es un trámite: se aprueba y ahí termina. Eligiendo el tipo que crea solicitudes de presupuesto, la aprobación pasa a ser el disparador de la compra.
Al elegirlo, Odoo pone solos Tiene producto y Tiene cantidades como obligatorios: sin productos y sin cantidades no hay nada que comprar.
El circuito completo queda así: alguien carga qué necesita y cuánto, los aprobadores firman, y al completarse las firmas aparece un botón que genera las solicitudes de cotización agrupadas por proveedor. De ahí en adelante, todo sigue por el circuito normal de Compras (ver Manual «El circuito de compra»).
Este es el puente entre dos mundos que normalmente no se hablan: quien necesita el material —una obra, un sector, un área— y quien lo compra.
Las líneas de producto
Qué se pide, cuánto, y a qué depósito tiene que llegar.
La solicitud lleva una tabla con una línea por artículo: producto, descripción, cantidad y unidad. La descripción se completa sola desde el producto y queda editable.
Con Inventario instalado aparece un campo más y es el que hace la diferencia: el almacén de cada línea. Ese dato define en qué depósito va a caer la recepción cuando la mercadería llegue. Para una empresa con varias sedes u obras, es lo que evita que todo entre al depósito central y después haya que trasladarlo a mano.
El selector de productos está filtrado: solo ofrece los que están marcados como comprables. Si un artículo no aparece, casi siempre es porque le falta esa marca en su ficha, no porque no exista.
De la aprobación al pedido
Qué hace exactamente Odoo cuando se juntan las firmas.
Con la solicitud aprobada aparece el botón que genera los pedidos. Al tocarlo, Odoo recorre las líneas y para cada una busca su proveedor —el que tenga cargado la línea, o el que corresponda según la lista de precios del producto—.
Después agrupa: todas las líneas del mismo proveedor van a un mismo pedido. Tres productos de dos proveedores generan dos solicitudes de cotización, no tres.
Y si ya existe una solicitud de cotización en borrador para ese proveedor con las mismas condiciones, en lugar de crear una nueva le agrega la línea o le suma la cantidad. Eso evita que el comprador termine con seis pedidos abiertos al mismo proveedor.
En cada pedido generado, el campo de origen queda con el número de la solicitud de aprobación. Ese es el hilo que después permite responder «¿de dónde salió esta compra?».
El botón inteligente de la solicitud lleva a los pedidos generados, y desde ahí se sigue el circuito normal: enviar al proveedor, comparar alternativas si hace falta, confirmar y recibir.
Si la solicitud se cancela después
Odoo limpia lo que puede y avisa de lo que no.
Cancelar una solicitud que ya generó pedidos no deja las compras dando vueltas. Odoo revisa cada pedido asociado y actúa según su estado:
| Estado del pedido | Qué hace Odoo |
|---|---|
| En borrador | Quita las líneas que venían de la solicitud. Si el pedido queda vacío, lo cancela y lo elimina. |
| Ya confirmado | No lo toca, y deja constancia en la conversación de que requiere una decisión manual. |
El segundo caso es el importante: una vez que el pedido se confirmó, hay un compromiso con el proveedor y el sistema no lo puede deshacer solo. Queda para que alguien lo resuelva —cancelarlo con el proveedor, recibirlo igual, negociar—.
Por eso conviene que la cancelación de solicitudes sea temprana. Cancelar antes de que Compras confirme es gratis; después, es una conversación con el proveedor.