Qué resuelve la aplicación
Un solo lugar para todo lo que en la empresa necesita que alguien firme antes.
En cualquier organización hay pedidos que no se resuelven solos: comprar materiales, autorizar un viaje, sacar una herramienta del depósito, contratar un servicio. Todos tienen la misma forma —alguien pide, otro autoriza— y todos suelen resolverse por fuera del sistema: un mail, un mensaje, una conversación en el pasillo.
El problema de resolverlo así no es el trámite: es que después nadie sabe qué se pidió, quién autorizó y cuándo. La aplicación Aprobaciones le da a ese circuito un documento, un estado y un historial.
Cada tipo de pedido se define una vez como categoría, con sus firmantes y sus campos. A partir de ahí, quien necesita algo carga una solicitud de esa categoría y el circuito corre solo: los aprobadores reciben la tarea en su bandeja, firman o rechazan, y todo queda registrado en el documento.
Es una aplicación de Odoo Enterprise, y aparece en el menú principal como Aprobaciones.
La categoría es el molde
Se configura una vez y define cómo se comportan todas las solicitudes de ese tipo.
Las categorías viven en Aprobaciones > Configuración > Categorías de aprobaciones y solo las ve quien tiene perfil de administrador de la aplicación. Odoo trae algunas de ejemplo, y se crean las que la empresa necesite.
La ficha tiene tres bloques. El primero es la identidad: nombre, descripción e imagen —esa imagen es la que se ve en el tablero, así que conviene que sea reconocible—.
El segundo define qué datos pide la solicitud. Cada uno se configura como obligatorio, opcional o ninguno:
| Campo | Para qué |
|---|---|
| Tiene producto y Tiene cantidades | Habilita la tabla de productos con cantidades. Es lo que convierte la solicitud en un pedido de materiales. |
| Tiene fecha y período | Para solicitudes con fecha puntual o con rango, como un permiso o un viaje. |
| Tiene ubicación | Dónde se necesita lo pedido. |
| Tiene contacto | El proveedor o la persona involucrada. |
| Tiene importe y referencia | Cuando lo que se aprueba es un monto o hay que citar un documento externo. |
| Documentos | Si hace falta adjuntar respaldo para poder enviar la solicitud. |
El tercer bloque es el de aprobadores, que tiene su propia sección acá abajo.
Quién firma y en qué orden
Cuatro opciones que se combinan y definen todo el circuito.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Aprobadores | La lista de usuarios que pueden firmar. Cada uno se puede marcar como obligatorio. |
| Aprobación mínima | Cuántas firmas hacen falta. Si hay cinco aprobadores y el mínimo es dos, alcanza con dos. |
| Secuencia de aprobadores | Si está activo, tienen que firmar en orden: el segundo no puede antes que el primero. |
| Gerente del empleado | Suma automáticamente al jefe directo de quien pide, como aprobador o como aprobador obligatorio. |
La opción del gerente del empleado es la más útil y la menos usada. En vez de listar a todos los jefes de la empresa como aprobadores, Odoo mira quién es el jefe directo del solicitante en su ficha de empleado y lo agrega solo. Cuando alguien cambia de área, el circuito se ajusta sin que nadie toque la configuración.
Hay un requisito: el empleado tiene que tener cargado su responsable, y ese responsable tiene que tener usuario. Si falta cualquiera de las dos cosas, la solicitud no se puede enviar y Odoo lo dice explícitamente.
Un aprobador marcado como obligatorio tiene que firmar sí o sí, aunque ya se haya alcanzado el mínimo. Es la forma de decir «pueden firmar dos cualesquiera, pero uno de ellos tiene que ser el gerente».
Numeración propia y campos extra
Dos opciones que evitan tener que desarrollar nada.
La categoría puede tener numeración automática: se tilda la opción, se le pone un código de tres o cuatro letras, y cada solicitud nace numerada con ese prefijo. Sin eso, las solicitudes llevan el nombre de la categoría y se vuelven difíciles de citar en una conversación.
Y hay un campo de propiedades definido por categoría: permite agregar campos propios —una fecha de necesidad, un número de obra, un motivo— desde la interfaz, sin desarrollo y sin tocar código. Es la salida cuando los campos que trae la categoría no alcanzan.
Con esas dos opciones, la mayoría de los circuitos de aprobación de una empresa se resuelven configurando, no programando.