Conceptos básicos y tu primer turno

La app de Planeación (Planning) resuelve un problema simple de enunciar y difícil de llevar en una planilla: armar el horario de trabajo del equipo —y de los recursos materiales que también hace falta reservar, como una sala o un vehículo— sin pisar turnos entre sí y con una vista clara de quién está disponible en cada momento.

El menú se ve distinto según el rol de cada persona. Cualquier usuario interno tiene disponible Mi planeación: su propio horario, con los turnos que le fueron asignados y publicados. No hay ninguna restricción especial para verlo, cualquiera lo tiene.

Quien administra la planeación del equipo —gerente o administrador— ve además un menú más completo: Turnos abiertos, Horario (con las vistas Por recurso y Por función), Reportes y Configuración. Este manual se enfoca en esa parte: cómo se arma el horario desde el calendario de turnos.

Un turno es la unidad básica de la planeación: un bloque de trabajo con una fecha y hora de inicio y una de fin. Además de ese horario, un turno puede tener:

• Un recurso: quién o qué va a cubrir ese turno. Puede ser una persona del equipo, o un material —un equipo, una sala, un vehículo—. También se puede dejar sin asignar.
• Una función: qué rol va a cumplir esa persona durante el turno —por ejemplo, Chef, Mesero o Camarero—.

El turno también muestra cuánto representa en tiempo: el tiempo asignado (en horas) y el porcentaje asignado sobre la jornada de esa persona. Los dos datos se muestran siempre juntos en la ficha del turno, no hace falta elegir entre uno u otro.

Un turno sin recurso asignado queda como turno abierto, disponible para que alguien del equipo lo tome. Ese circuito —tomar un turno abierto, pedir un cambio, desasignarse— se explica en el Manual «Turnos abiertos y cambios de turno».

El horario se arma sobre un calendario de tipo Gantt: cada fila horizontal es un recurso —o una función, según la vista elegida— y el tiempo avanza de izquierda a derecha en el eje horizontal. Los turnos aparecen como bloques ubicados sobre esas filas, en el punto del tiempo que les corresponde.

Esta vista tiene dos variantes, disponibles desde Horario: Por recurso (una fila por persona o material) y Por función (una fila por rol, agrupando a quienes lo cumplen). Ambas muestran la misma información, solo cambia el criterio con el que se agrupan las filas.

Cada celda del calendario —el cruce entre una fila y un momento del tiempo— tiene un atajo con el signo + que aparece al pasar el mouse por encima. Ese atajo es el punto de partida para crear un turno directamente ahí, sin tener que abrir ningún otro menú.

Para crear el primer turno alcanza con hacer clic en el atajo + de la celda del calendario donde tiene que empezar. Ese clic abre un panel corto con los datos del turno:

• El recurso: se puede elegir una persona del equipo, o dejarlo sin asignar para que quede como turno abierto.
• La función que va a cumplir: por ejemplo Chef, Mesero o Camarero —son ejemplos reales que el propio sistema sugiere—.
• El horario: la fecha y hora de inicio y de fin del turno.

Con esos datos completos, el turno ya queda listo para guardarse (sección 6).

Una vez que un turno está en el calendario, no hace falta abrir su ficha para hacerle ajustes simples. Directamente sobre la vista Gantt:

• Arrastrar el turno lo mueve a otro horario, o a otra fila —es decir, a otro recurso—.
• Mantener presionada la tecla Ctrl (o Cmd en Mac) mientras se arrastra no lo mueve: lo duplica, dejando una copia en el nuevo lugar y el turno original donde estaba.
• Estirar o achicar el turno desde uno de sus bordes cambia su duración, sin tocar el resto de sus datos.

Estos tres movimientos alcanzan para la mayoría de los ajustes del día a día, sin necesidad de editar el turno campo por campo.

Con los datos del turno completos —recurso, función y horario—, el botón Guardar del panel de creación confirma el turno. A partir de ese momento queda visible como un bloque más en el calendario, ubicado en la fila y el horario que le corresponden.

Ese primer guardado no lo publica todavía: el turno queda en estado Borrador, un punto que se explica en la sección 8. Desde ahí se lo puede seguir moviendo, duplicando o ajustando con lo visto en la sección anterior, tantas veces como haga falta antes de publicarlo.

El recurso de un turno no tiene que ser necesariamente una persona: también puede ser un material —un equipo, una sala, un vehículo, o cualquier otro recurso que no sea una persona—. Ambos tipos conviven en el mismo calendario, cada uno en su propia fila.

Cómo se definen las funciones y cómo se da de alta un material para poder programarlo está explicado en detalle en el Manual «Funciones y materiales».

Todo turno de una persona nace en estado Borrador. Mientras está en ese estado, el empleado no lo ve en absoluto —ni siquiera si el turno es suyo—: no aparece en su Mi planeación. Recién cuando se publica pasa a estado Publicado, y ahí sí queda visible para esa persona.

Publicar el horario —y avisarle al equipo que hay turnos nuevos— es un paso aparte, que se explica en el Manual «Publicar y enviar el horario». Hasta ese momento, un turno en Borrador se puede seguir ajustando con total libertad, porque todavía nadie lo está viendo.

Hay una excepción importante: esto de Borrador y Publicado aplica solo a los turnos de personas. Un turno asignado a un material —un equipo, una sala, un vehículo— queda publicado automáticamente apenas se crea, sin pasar por Borrador, porque no hay a quién avisarle por correo. El detalle está en el Manual «Funciones y materiales».

Con esto ya alcanza para crear, mover y ajustar turnos en el calendario. Los pasos que siguen, cada uno con su propio manual, son:

• Definir funciones propias y dar de alta los materiales que hagan falta programar, en el Manual «Funciones y materiales».
• Publicar el horario y enviárselo al equipo, para que los turnos en Borrador pasen a Publicado y el empleado los pueda ver, en el Manual «Publicar y enviar el horario».
• Entender qué puede hacer un empleado con un turno abierto o con un pedido de cambio, en el Manual «Turnos abiertos y cambios de turno».