Vistas, filtros y el horario para imprimir

La vista principal para armar y ajustar el horario es de tipo Gantt: muestra los turnos como franjas horizontales a lo largo del tiempo, una fila por recurso o por función según cómo esté agrupada, y es la que más se usa para el trabajo del día a día.

Además del Gantt, la misma información se puede mirar en Lista (para comparar turnos uno debajo del otro, columna por columna), en Kanban (los turnos como tarjetas) o en Calendario (la vista clásica de días y semanas). Ninguna de estas vistas cambia los datos: solo los organiza de otra forma para lo que se necesite en cada momento.

Para analizar la carga de trabajo en lugar de editar turno por turno existen además una Tabla dinámica y un Gráfico, que se explican en la sección 8. Esta app no tiene una vista de tipo mapa.

Quien programa el equipo tiene, además de su propia planeación, una vista con el horario de toda la empresa: se accede desde el menú Horario. Ahí mismo hay dos formas de agrupar exactamente la misma información:

• Por recurso: una fila por cada persona o recurso, con todos sus turnos.
• Por función: una fila por cada función, agrupando ahí a todas las personas que la cumplen.

No son dos horarios distintos, sino la misma información mirada de dos formas: conviene usar una u otra según si en el momento importa más ver qué tiene cada persona, o qué está cubierto (o descubierto) en cada función.

Arriba de cualquiera de las vistas del calendario, la barra de búsqueda ya trae filtros listos para usar, sin necesidad de armarlos desde cero:

• Turnos abiertos: turnos que todavía no tienen a nadie asignado.
• Mis turnos: solo los turnos propios de quien está mirando la pantalla.
• Mi equipo y Mi departamento: los turnos de las personas que reportan a quien mira la pantalla, o de todo su departamento.
• Solicitudes de cambio: turnos con un pedido de cambio pendiente de resolver.
• Mis funciones: turnos de las funciones que tiene asignadas quien está mirando la pantalla.

Quien programa el equipo tiene además dos filtros propios, para separar lo que todavía es un borrador de lo que ya se publicó: Borrador y Publicado.

Para reorganizar la vista completa, en lugar de filtrar, se puede agrupar por Departamento, Gerente, Recurso, Función o Empresa —muy útil, por ejemplo, para ver de un vistazo cómo queda cubierto cada departamento en la semana.

Armar el horario de cada semana desde cero, turno por turno, sería un trabajo repetitivo si en general el equipo trabaja siempre parecido. Para eso está el botón Copiar semana anterior, disponible en el calendario: con un solo clic repite, en la semana que se está mirando, exactamente los mismos turnos que hubo la semana pasada —mismos horarios, mismas personas o funciones asignadas—.

Es, de hecho, la forma recomendada por el propio sistema para armar cada semana nueva: conviene usar este botón como punto de partida y después solo ajustar lo puntual que cambió, en lugar de cargar todo de nuevo.

Cuando a mitad de un turno largo cambia algo —por ejemplo, hace falta que la segunda mitad quede a cargo de otra persona, o con otra función—, no hace falta borrar el turno y cargar dos nuevos desde cero. Haciendo clic justo en el medio del turno, directamente sobre el calendario, el sistema lo corta ahí mismo en dos turnos separados, cada uno con su propia duración, que después se pueden editar de forma independiente.

Cada turno del calendario se pinta con un color distinto según su estado, para poder leer de un vistazo cómo está todo sin tener que abrir uno por uno:

• Borrador: se distingue con un color informativo (celeste), diferente del de los turnos ya publicados.
• Cambiado o con una solicitud pendiente: un turno que se modificó después de haberse publicado, o que tiene una solicitud de cambio sin resolver, se marca en un tono de advertencia (anaranjado).
• En conflicto: dos turnos superpuestos sobre el mismo recurso se marcan en rojo.

El detalle de qué hacer con un turno en conflicto, y cómo se resuelven las solicitudes de cambio, está explicado en profundidad en el Manual «Turnos abiertos y cambios de turno».

Para tener el horario en papel —por ejemplo, para pegarlo en una cartelera— existe el botón Imprimir (también aparece como Imprimir calendario de recurso), que genera un PDF listo para imprimir. Este botón vive adentro de la vista Calendario o de la vista tipo Gantt, mirando la semana o el mes: no está en el menú genérico de imprimir de un turno individual, así que hay que estar parado en esa vista puntual para encontrarlo.

El resultado es una grilla en hoja apaisada, semana por semana, con una fila por recurso o por función —según cómo esté agrupada la vista en ese momento— y una columna por cada día, mostrando en cada celda el horario y las horas de cada turno.

Dentro del menú Reportes está Análisis de planeación, pensado para mirar la carga de trabajo del equipo en conjunto en lugar de turno por turno. Solo tiene vista de Tabla dinámica y de Gráfico —no tiene vista de lista ni de ficha individual—.

Muestra las horas y el porcentaje asignado, y se puede agrupar por empleado, departamento, puesto, función, recurso o fechas, según lo que se necesite comparar.