Turnos abiertos y cambios de turno

Un turno abierto es un turno que todavía no tiene ninguna persona asignada. Cualquier empleado que tenga la función que pide ese turno lo puede ver y tomar; si el turno no pide ninguna función en particular, lo puede tomar cualquiera.

Un turno puede quedar abierto de varias formas: porque se creó así directamente, sin asignarle a nadie, o porque terminó abierto después de un cambio o una desasignación —ambos casos se explican más adelante en este manual—.

Desde el menú Mi planeación, cualquier persona que use el sistema —sin excepción— puede ver sus propios turnos ya publicados. En esa misma pantalla también aparecen los turnos abiertos disponibles para tomar, y los turnos que algún compañero marcó como que quiere cambiar.

Un detalle importante: mientras un turno todavía está en borrador, no aparece en Mi planeación ni siquiera para el propio empleado. Recién se hace visible una vez publicado —cómo se publica y se envía un horario se explica en el Manual «Publicar y enviar el horario»—.

Sobre un turno abierto que aparece en Mi planeación, el botón Lo tomo lo asigna de manera inmediata a la persona que lo usa.

Este botón no está disponible en cualquier situación: no se puede usar sobre un turno que ya está asignado a otra persona —salvo que esa persona haya pedido cambiarlo, ver la sección siguiente—, ni sobre turnos que ya pasaron, ni sobre turnos de otra empresa.

Cuando una persona ya tiene un turno asignado pero necesita que otro compañero lo cubra, usa el botón Solicitar un cambio. Este botón no la saca del turno todavía: lo deja asignado tal como está, pero lo marca como disponible para que un compañero lo tome con el botón Lo tomo de la sección anterior.

En qué casos un empleado ve este botón en lugar de otro depende de un ajuste que define toda la empresa, explicado en la sección 7 de este manual.

Si la persona cambia de idea después de pedir un cambio —o ningún compañero lo tomó y ya no hace falta ofrecerlo—, puede deshacer el pedido con el botón Cancelar cambio. El turno deja de figurar como disponible para que otro lo tome, y queda asignado normalmente, igual que antes de la solicitud.

A diferencia de solicitar un cambio, el botón No estoy disponible saca a la persona del turno de manera inmediata, sin esperar a que un compañero lo tome: el turno queda directamente como turno abierto, disponible para que lo cubra cualquiera que corresponda.

Esta opción no está siempre disponible: depende de que la empresa la habilite —ver la sección siguiente— y, aun así, solo se puede usar hasta una fecha límite antes de que empiece el turno. Pasada esa fecha límite, la persona ya no se puede desasignar sola.

"Solicitar un cambio" y "No estoy disponible" no conviven para la misma empresa: un único ajuste decide cuál de las dos opciones ve cada empleado. Es una decisión de toda la empresa, definida una sola vez —no algo que se elige turno por turno ni persona por persona—.

Ese ajuste tiene dos opciones reales:

• Cambiar turnos con otros empleados: la opción por defecto. Con esta opción activa, el empleado ve el botón "Solicitar un cambio" (sección 4).
• Desasignarse turnos: con esta opción activa, el empleado ve en su lugar el botón "No estoy disponible" (sección 6). Al elegir esta opción aparece además un campo Fecha límite, donde se define con cuántos días de anticipación una persona puede desasignarse sola de un turno.

Si a un mismo recurso —una persona o un material— se le termina asignando más del cien por ciento de su tiempo en el mismo horario, por ejemplo por dos turnos que se superponen, el sistema lo marca como un turno en conflicto.

Hay una acción específica para resolverlo: el botón Ver turnos conflictivos abre directamente los turnos que chocan entre sí, para poder corregirlos sin tener que buscarlos manualmente.

Lo que se ve como conflicto no es lo mismo para todos: un empleado común solo ve sus conflictos contra turnos ya publicados, mientras que quien programa ve también los conflictos contra turnos que todavía están en borrador.

En lugar de asignar los turnos abiertos uno por uno a mano, quien programa puede usar la función Planeación automática, que completa los turnos abiertos asignándolos a los recursos disponibles que correspondan.

Está pensada como una forma rápida de cubrir varios turnos abiertos de una sola vez, en lugar de revisar y asignar cada uno por separado.

Cuando se registra la salida de un empleado —o se archiva un material—, sus turnos no se cancelan ni se borran. Lo que pasa es lo siguiente: cualquier turno que empiece después de la fecha de salida queda sin esa persona asignada, y se convierte en un turno abierto que alguien más tiene que cubrir.

Si un turno ya estaba en curso justo el día de la salida, el sistema lo divide en dos: la parte de antes de la salida queda como estaba, con esa persona asignada, y la parte de después queda sin asignar, como turno abierto.

Es importante que quien programa tenga esto presente, porque después de dar de baja a alguien pueden quedar turnos abiertos sueltos que hay que volver a cubrir a mano —a mano o con Planeación automática, como se explicó en la sección anterior—.