Qué conecta Planeación con Ventas
Ninguna casilla para activarla: apenas están instaladas las dos apps, la conexión ya funciona sola.
Cuando una misma empresa tiene instaladas las apps de Ventas y Planeación, la conexión entre las dos queda activa sola: no hay ningún interruptor que prender en Configuración, ni un paso previo que cumplir. Apenas están las dos apps, un producto de servicio ya puede generar turnos al venderse.
Es distinto a lo que pasa con la conexión con Proyectos —explicada en otro manual—, que sí exige activarla a mano. Con Ventas no: la conexión viene lista para usarse desde el primer momento.
Este manual da por vistos los conceptos básicos de un turno, explicados en el Manual «Conceptos básicos y tu primer turno», y las funciones de planeación, explicadas en el Manual «Funciones y materiales». Para repasar cómo se arma y confirma una orden de venta, está el Manual «El circuito de venta».
Qué hace falta en el producto
Un servicio con la casilla Planear servicios activada, y una función de planeación obligatoria.
Para que un producto pueda generar turnos cuando se vende, tiene que ser un producto de tipo servicio. En su ficha aparece la casilla Planear servicios, que no viene activada por defecto: hay que marcarla a mano para habilitar la conexión con Planeación en ese producto puntual.
El propio campo trae este texto de ayuda: «Planee turnos para sus órdenes para los empleados que tienen esta función.» Esa función no es un dato opcional: al activar la casilla, el sistema pide elegir una Función de planeación —la misma función ya explicada en el Manual «Funciones y materiales»—, porque es la que después determina quién puede terminar cubriendo el turno que se genere.
Qué pasa al confirmar la orden
Un turno abierto nace solo, con las horas vendidas, sin que nadie tenga que crearlo a mano.
Cuando se confirma una orden de venta que incluye un producto configurado así, Odoo no espera a que nadie vaya a Planeación a cargar nada: crea automáticamente un turno abierto —sin fecha ni persona asignada todavía— con la cantidad de horas que se vendieron en esa línea.
Por ejemplo, vender 10 horas de un servicio configurado de esta forma crea, al confirmar la orden, un turno abierto de 10 horas, listo para que alguien lo tome o para asignárselo a quien corresponda.
El texto de ayuda del propio campo describe el mecanismo completo: «Si está activado, se generará un turno de forma automática para la función seleccionada al confirmar la orden de venta. Con la función "Planeación automática", solo los empleados con esta función serán asignados en automático a los turnos de las órdenes de venta que incluyan este servicio. El sistema tendrá en cuenta la disponibilidad de los empleados y el tiempo restante a planificar. También puede programar los turnos abiertos de forma manual para su orden de venta o asignarlos al empleado que prefiera.»
Asignar el turno a alguien
Igual que cualquier turno abierto, con reparto automático en varios días cuando hace falta.
El turno que se genera al confirmar la orden se asigna igual que cualquier otro turno abierto: arrastrándolo en el calendario hacia el recurso que corresponda, asignándolo a mano desde su ficha, o dejando que Planeación automática lo cubra sola —los tres caminos están explicados en el Manual «Turnos abiertos y cambios de turno»—.
Hay un detalle propio de este caso: si las horas vendidas no entran en la jornada de un solo día de esa persona, Odoo no obliga a partir el turno a mano. Reparte automáticamente esas horas en varios turnos, uno por cada jornada de trabajo disponible, hasta completar el total vendido. Por ejemplo, 10 horas vendidas para alguien que trabaja 5 horas por día se convierten solas en dos turnos de 5 horas, en dos días distintos.
Ver el estado desde la orden de venta
Dos indicadores nuevos en la cabecera, que llevan directo a Planeación ya filtrada por esa orden.
La propia orden de venta muestra cómo va la planeación de sus servicios, sin necesidad de salir a buscarlo en otra app. Arriba de la ficha aparecen dos indicadores nuevos:
- Por planear: las horas vendidas que todavía no tienen ningún turno con fecha y persona asignada.
- Planeado: las horas que ya tienen un turno armado.
Los dos son un atajo, no solo un número: hacer clic en cualquiera de los dos abre Planeación ya filtrada por esa orden de venta puntual, sin tener que armar el filtro a mano.
Qué pasa si se cancela la orden
Los turnos sueltos se borran solos; los ya armados quedan, con un aviso y un botón para resolverlos.
Si se cancela una orden de venta que tenía turnos generados, Odoo no trata a todos los turnos por igual. Los turnos que todavía no tenían fecha ni persona asignada —los que seguían como turno abierto— se eliminan solos, sin dejar rastro.
Los turnos que ya estaban completamente armados —con fecha y persona— son distintos: no se tocan ni se borran. Quedan tal como estaban, pero el sistema agrega un aviso real para que alguien decida qué hacer: «La orden de venta asociada con este turno se canceló. Le recomendamos que actualice el artículo de la orden de venta o cancele este turno, de acuerdo con la cancelación de la orden de venta.»
Para resolverlo hay un botón específico, Anular programación, que no borra el turno: le saca la fecha y la persona asignada, devolviéndolo a turno abierto para reprogramarlo o descartarlo según haga falta.