Planeación y Proyectos

La app de Planeación también se conecta con Proyectos, pero a diferencia de lo que pasa con Ventas —donde esa conexión queda disponible sola, sin que haya que tocar nada—, esta hay que activarla a mano.

El interruptor está en Planeación → Configuración → Ajustes, en la opción Planeación del proyecto, con este texto de ayuda: «Planifique la asignación de recursos entre proyectos y calcule las fechas límites con mayor precisión». Activar esa opción es lo único que hace falta para instalar toda la conexión que se explica en el resto de este manual.

Una vez activado ese ajuste, cada proyecto suma una pestaña nueva llamada Planeación —el mismo nombre que la app—, al lado de la pestaña de Tareas del proyecto. La misma pestaña está disponible en dos lugares: dentro de la ficha del proyecto, y también dentro de su Tablero.

No hace falta ir a buscar los turnos de un proyecto a la app de Planeación general: quedan a un clic, desde el propio proyecto.

Al entrar a la pestaña Planeación se abre un calendario de turnos con las mismas vistas ya conocidas de la app —Gantt, lista, calendario, entre otras—, explicadas en el Manual «Conceptos básicos y tu primer turno». La diferencia es el alcance: ese calendario queda acotado únicamente a este proyecto puntual. Ahí solo se ven, y solo se crean, turnos de este proyecto —no los del resto de la empresa—.

Crear, mover y ajustar un turno funciona exactamente igual que en el calendario general: mismo panel de creación, mismo arrastre para moverlo o duplicarlo, mismo estirado de bordes para cambiar su duración. Lo único que cambia es que los turnos que se crean ahí quedan de este proyecto directamente, sin necesidad de elegirlo a mano.

El panel de indicadores del proyecto —donde ya se ve, por ejemplo, la cantidad de tareas— suma uno nuevo: Planeado, seguido de la cantidad de horas —por ejemplo, Planeado: 40 Horas—. Ese número es la suma de las horas ya asignadas en los turnos cargados para este proyecto.

Hacer clic sobre ese indicador lleva directo al mismo calendario acotado de la sección anterior, así que sirve como atajo además de como dato.

Dentro del menú Horario de la app Planeación aparece un submenú nuevo, Por proyecto, que agrupa el calendario general por proyecto —hasta ahora solo estaban disponibles las vistas Por recurso y Por función, vistas en el Manual «Conceptos básicos y tu primer turno»—. Junto con ese submenú aparece un filtro nuevo, Mis proyectos, y se puede agrupar por proyecto directamente desde cualquiera de las vistas de Planeación.

Las plantillas de turno —explicadas en el Manual «Plantillas de turno»— también ganan lo suyo: un campo Proyecto opcional. Una plantilla se puede dejar asociada a un proyecto puntual, y en ese caso su nombre muestra el proyecto entre corchetes, para diferenciarla del resto de las plantillas.

Punto importante para no confundirse: un turno queda vinculado al proyecto entero, no a una tarea puntual dentro de ese proyecto. No existe una forma de indicar «este turno es específicamente para la tarea tal» —la única relación posible es «este turno es de este proyecto»—.

En la práctica, si un proyecto tiene diez tareas abiertas, todas comparten el mismo calendario de turnos visto en la sección 3: el sistema no distingue a cuál de esas diez corresponde cada turno en particular.

Para cerrar, dos aclaraciones que conviene tener presentes:

• No compara las horas planeadas contra las horas realmente trabajadas o registradas en las tareas del proyecto. Comparar lo planeado contra lo efectivamente trabajado es una función distinta, de otra parte del sistema, y no forma parte de esta conexión.
• Archivar un proyecto, cerrarlo, o marcar todas sus tareas como terminadas no borra ni modifica sus turnos: quedan tal cual estaban, siguen visibles en Planeación y siguen sumando al indicador Planeado visto en la sección 4, aunque el proyecto ya esté cerrado.