Funciones y materiales

Una función describe qué puede hacer un recurso —una persona o un material— dentro de un turno: por ejemplo, Chef, Camarero o Mesero. No es un puesto de trabajo ni un cargo formal dentro de la empresa: es una etiqueta liviana, pensada específicamente para organizar la planeación.

Las funciones sirven para dos cosas: marcar qué función cumple cada persona o material dentro del equipo, y armar turnos abiertos indicando qué función hace falta cubrir para una tarea —para asignarlos después a quien esté disponible con esa función—.

Este manual da por vistos los conceptos básicos de un turno, explicados en el Manual «Conceptos básicos y tu primer turno». Cómo una función determina qué turnos abiertos le llegan a cada empleado se retoma con más detalle en el Manual «Turnos abiertos y cambios de turno».

Las funciones se crean y administran desde Configuración → Funciones, dentro de la app de Planeación. La lista se edita directamente ahí mismo: el botón Nuevo agrega una fila y solo hace falta escribir el nombre —el campo vacío trae como ejemplo "Por ejemplo, encargado de limpieza"—.

Cada función tiene, además del nombre, un color propio. Ese color no es solo decorativo: se usa después de forma consistente en todo el calendario, así que los turnos con esa función se pintan siempre con el mismo color, lo que ayuda a distinguir de un vistazo qué se está cubriendo en cada franja horaria.

Si todavía no se cargó ninguna función, la pantalla lo muestra con un texto vacío bien directo: «No se encontraron funciones. ¡Creemos una!»

En la ficha de cada empleado hay una sección Planeación donde se le pueden asignar las funciones que esa persona puede cumplir. Un empleado puede tener más de una función a la vez —por ejemplo, alguien que cubre tanto Mesero como Camarero según el día—.

Cuando un empleado tiene más de una función cargada, se puede marcar además cuál es su Función predeterminada: la que el sistema le va a sugerir primero al armarle un turno nuevo, con prioridad sobre las demás.

Cargar funciones en el legajo de un empleado no es solo informativo: cambia qué turnos abiertos y qué plantillas de turno le aparecen. Si a un empleado se le cargó al menos una función, el sistema le restringe la vista: solo va a ver —y solo le van a llegar por correo cuando se publique el horario— los turnos abiertos y las plantillas de turno que correspondan a esas funciones.

Si en cambio no se le carga ninguna función, el empleado no queda restringido: se le puede asignar cualquier turno sin importar la función. Cuando tiene más de una función cargada, la marcada como función por defecto tiene prioridad sobre las demás a la hora de sugerírsela primero.

Este comportamiento se retoma con más detalle, del lado de qué puede hacer el propio empleado con un turno abierto, en el Manual «Turnos abiertos y cambios de turno».

Además del nombre y el color, cada función puede tener configurados sus propios campos adicionales: información extra específica de esa función, que después aparece automáticamente en cualquier turno que use esa función. Por ejemplo, la función Chofer podría tener un campo propio para anotar qué vehículo le corresponde, mientras que la función Mesero no lo necesita.

Es una herramienta más avanzada, pensada para quien administra Planeación en la empresa. No hace falta usarla para que las funciones cumplan su papel principal: organizar turnos y filtrar qué ve cada empleado.

Además de personas, Planeación permite programar materiales: cualquier otro recurso que se pueda asignar a un turno, como un equipo, una sala o un vehículo. Se administran desde Configuración → Materiales.

Igual que una persona, un material también puede tener funciones asignadas. Por ejemplo, se puede marcar una grúa con la función "Equipo pesado", para poder programarla junto con la persona que la va a operar, usando el mismo criterio de funciones que se usa para el equipo humano.

El propio sistema describe así la pantalla de Materiales: «Distribuya sus recursos materiales entre proyectos y órdenes de ventas.» Esa mención a proyectos y órdenes de venta solo cobra sentido si la empresa además tiene instaladas esas otras apps: no es algo que dependa de Planeación en sí misma ni de este manual.

Desde Configuración → Materiales, el botón Nuevo abre una ficha en blanco. El campo Nombre trae como ejemplo "Por ejemplo, plataforma", y es el único dato que hace falta para crear el material.

En esa misma ficha se le pueden asignar las Funciones que cumple ese material —puede tener más de una, igual que un empleado—, marcar cuál es su función por defecto, y darle un color propio para distinguirlo en el calendario.

Si todavía no hay ningún material cargado, la pantalla lo indica así: «No se encontraron recursos materiales. ¡Creemos uno!»

Como ya se adelantó en el Manual «Conceptos básicos y tu primer turno», los turnos de una persona pasan primero por el estado Borrador y recién cuando se publica el horario esa persona los ve. Los turnos de un material funcionan distinto: quedan publicados automáticamente desde el momento mismo en que se crean, sin pasar nunca por borrador.

Tiene sentido: un material no tiene un correo al que avisarle ni nadie que deba "ver" el turno antes de que sea definitivo. Apenas se crea el turno de un material, ya está confirmado.

Normalmente, una persona se da de alta primero como empleado en Recursos Humanos y después queda disponible para programarle turnos en Planeación. Pero también existe el camino inverso: si se crea un recurso de tipo persona directamente desde la propia app de Planeación, Odoo genera automáticamente el legajo de empleado correspondiente.

Es un atajo útil cuando hace falta sumar rápido a alguien al equipo y programarle un turno, sin necesidad de pasar primero por la app de Empleados: el legajo queda creado solo, listo para completarse más adelante con el resto de sus datos.