Publicar y enviar el horario

Cuando se crea o se modifica un turno en Planeación, ese turno queda primero en estado Borrador. Mientras está en borrador, el empleado no lo ve en ningún lado —ni siquiera el suyo propio—: para la persona que va a trabajar ese turno, es como si todavía no existiera.

Recién cuando el turno pasa a estado Publicado se vuelve visible para el empleado correspondiente. Publicar es, entonces, el paso que convierte una planificación interna en algo que el equipo puede ver y usar: tomar turnos abiertos, pedir cambios, o simplemente saber cuándo le toca trabajar.

Este manual da por vistos los conceptos básicos de Planeación y cómo se crea un turno, explicados en el Manual «Conceptos básicos y tu primer turno». Acá se explica el paso siguiente: cómo pasar los turnos de borrador a publicado, y las dos formas distintas de enviarlos. Una vez publicado, cómo interactúa el empleado con sus turnos —tomarlos, pedir cambios— se explica en el Manual «Turnos abiertos y cambios de turno».

Desde el calendario de Planeación, el botón Publicar es la forma más completa de pasar turnos a publicado y avisarle a todo el equipo. Al hacer clic, se abre un asistente titulado «Publicar y enviar el horario por correo», con los siguientes campos:

• Un período, con fecha desde y fecha hasta.
• La casilla Incluir turnos abiertos, tildada por defecto, para que los turnos sin nadie asignado también queden incluidos en el envío.
• Una lista de empleados, editable, que se completa sola con quienes tengan turnos dentro del período elegido —pero se puede agregar o sacar gente a mano antes de confirmar—.
• Un campo Mensaje adicional, para escribir una nota libre que se agrega al correo que recibe cada empleado.

El botón final del asistente dice Publicar y enviar: al confirmarlo, todos los turnos del período seleccionado pasan a Publicado y se envía un correo a cada empleado de la lista.

Para que un empleado reciba el correo de aviso, necesita tener cargado un correo de trabajo en su legajo. Si al confirmar Publicar y enviar alguno de los empleados seleccionados no tiene ese dato cargado, antes de enviar nada aparece una pantalla aparte, titulada «Empleados sin correo de trabajo», con este aviso real: «Algunos empleados no tienen dirección de correo electrónico».

Desde esa misma pantalla se puede completar el correo de trabajo ahí mismo, sin salir del asistente, o bien continuar igual sin ese dato. Si se continúa sin completarlo, los turnos se publican de todas formas, pero al empleado sin correo no se le envía nada: el sistema deja constancia de esto con el mensaje «Turnos publicados - Omitimos a los empleados que no tienen un correo de trabajo».

Además del asistente completo, existe una segunda forma de publicar y enviar, mucho más directa y sin ninguna pantalla intermedia. Está disponible de dos maneras:

• Como una opción del menú de acciones, al seleccionar uno o varios turnos desde una lista.
• Como el botón Enviar, dentro de un turno individual que ya está publicado.

Esta forma no pregunta período, no pregunta a quién avisar, y no deja escribir un mensaje adicional: publica y envía por correo de inmediato a los empleados que correspondan según los turnos seleccionados. Al terminar, el sistema confirma con mensajes como «Horario enviado a los empleados» o «Turno enviado» —o, si se seleccionaron varios turnos a la vez, «Los turnos se publicaron y enviaron con éxito.»—. Si la selección no tenía nada pendiente de publicar, el aviso es «No hay turnos que publicar y enviar.»

Es la opción más práctica para casos puntuales —por ejemplo, avisar un solo cambio de último momento— sin pasar por todos los pasos del asistente.

Antes de publicar y enviar, se puede revisar cómo le va a quedar la planificación a un empleado puntual con el asistente «Previsualización de planeación». Ahí se elige un empleado, y el sistema muestra exactamente la misma pantalla que esa persona va a recibir —no es una simulación aproximada, es la pantalla real—.

Si el empleado elegido no tiene ningún turno publicado dentro del período, el botón para previsualizar queda deshabilitado y aparece el aviso: «Este empleado no tiene turnos publicados agendados para este periodo.»

Esta herramienta solo sirve para mirar: no publica ni envía nada por sí sola. Es útil para revisar que todo esté en orden antes de confirmar el envío real, ya sea desde el asistente completo o desde la acción directa.

El correo que recibe un empleado no es siempre el mismo: depende de qué se publicó o qué cambió. Hay tres casos posibles:

• Aviso de un turno nuevo: incluye botones para tomar el turno o para avisar que no está disponible, directamente desde el correo, sin tener que entrar al sistema.
• Aviso del horario completo del período: incluye un enlace para ver la planeación completa y agregarla al calendario personal del empleado.
• Aviso de que un turno fue tomado por otra persona: se envía cuando el empleado había pedido cambiar un turno y otra persona lo tomó primero.

En los tres casos, el correo lleva a la persona directo a la acción que necesita hacer, sin pasos de más.

Un turno ya publicado se puede volver a poner en Borrador con la acción Restablecer a borrador, disponible desde la lista de turnos. Es útil, por ejemplo, para corregir un error antes de que el empleado vuelva a ver ese turno.

Si la selección no tenía ningún turno publicado para restablecer, el sistema avisa con el mensaje «No hay turnos para restablecer a borrador.» Si el cambio se aplica correctamente, confirma con «Turnos que volvieron a borrador».

Si un turno que ya está publicado se modifica después —un cambio de horario, por ejemplo—, no hace falta repetir todo el proceso de publicación para que el empleado se entere del cambio. Alcanza con usar de nuevo el botón Enviar, la misma acción directa explicada en la sección 4, para volver a avisarle con los datos actualizados.

Es la forma más simple de mantener al empleado al tanto de cualquier cambio, sin tener que pasar de nuevo por el asistente completo ni volver a definir período, destinatarios o mensaje.