Baja de un empleado: archivar y motivo de salida

Este manual da por hecho que ya sabés cómo crear y completar un legajo (ver Manual «Conceptos básicos y alta de un empleado»); acá nos concentramos en el otro extremo: cuando una persona deja la empresa. En Odoo, esa baja no elimina nada: el legajo se archiva. Toda la información que ya cargaste —datos personales, contratos, historial de actividades— queda guardada y disponible para consultar más adelante, aunque el legajo deje de aparecer en el listado activo de empleados.

Para archivar un legajo, abrí la ficha del empleado o ubicalo en el listado de Empleados, y usá el menú de acciones (el ícono de engranaje ⚙️) para elegir Archivar. Esta misma opción está disponible tanto desde la ficha individual como tildando uno o varios registros en la lista.

Hay una diferencia importante según cuántos legajos archivás a la vez: si archivás un solo empleado, Odoo abre automáticamente la ventana Registrar salida para que completes los datos de la baja antes de confirmar. Si archivás varios legajos juntos, esa ventana no aparece y los legajos se archivan directamente, sin pedir motivo ni fecha de salida.

La ventana Registrar salida pide estos datos:

Motivo de salida. Es obligatorio y se elige de una lista. Odoo trae de fábrica tres motivos que no se pueden borrar: Despedido, Renunció y Retirado. A esos se les pueden sumar los motivos propios que necesite la empresa —por ejemplo, «Fin de contrato temporal» o «Reducción de personal»— desde la configuración de motivos de salida. Si alguna vez se intenta borrar uno de los tres motivos de fábrica, Odoo lo impide con el aviso real «Los motivos de salida predeterminados no se pueden eliminar.»

Fecha de finalización del contrato. El sistema propone una fecha por defecto para que no tengas que buscarla: si el legajo ya tenía cargada una fecha de fin de contrato, usa esa; si no, propone el día de hoy. Podés cambiarla por la fecha real en la que la persona dejó de trabajar. Esta fecha no puede ser anterior al inicio del contrato vigente del empleado: si se intenta guardar una fecha así, Odoo corta con el aviso real «La fecha de salida no puede ser anterior a la fecha de inicio del contrato actual.»

Información adicional (bajo el encabezado Motivo detallado): un campo de texto libre para anotar detalles de la salida —una entrevista de salida, un acuerdo particular, lo que sea útil para quien revise el legajo más adelante—. Lo que se escriba ahí queda guardado en el historial del legajo, no se pierde.

Debajo del motivo y la fecha, el asistente ofrece dos casilleros que podés tildar o dejar sin marcar según el caso:

Contrato. Si lo tildás, Odoo toma la fecha que cargaste y la usa como fecha de fin del contrato vigente del empleado. Si lo dejás sin marcar, el contrato queda tal cual estaba —con su fecha de fin original, si tenía una, o sin fecha de fin—.

Usuario relacionado. Este casillero solo aparece si el empleado tiene un usuario del sistema vinculado a su legajo —es decir, si además de estar en el legajo esa persona puede iniciar sesión en Odoo—. Si lo tildás, el sistema intenta archivar también ese usuario junto con el legajo.

Hay un caso especial: si esa misma persona sigue vinculada a otro legajo activo —por ejemplo, porque trabaja para más de una empresa dentro del mismo sistema—, el usuario no se archiva, para no dejarla sin acceso mientras sigue activa en otro lado. En ese caso, Odoo avisa cuál usuario quedó sin tocar y por qué, con el mensaje real «Los siguientes usuarios no se han archivado porque todavía están vinculados a otros empleados activos: [nombre del usuario]». Cuando el usuario sí se archiva sin problemas, el aviso que aparece dice «Los siguientes usuarios han sido archivados: [nombre del usuario]».

Para confirmar la baja con los datos cargados, se usa el botón Aplicar al pie de la ventana; Descartar cierra el asistente sin archivar nada.

Cuando alguien se va, es común que todavía tenga gente a cargo —directa o como instructor— en otros legajos. Odoo se ocupa de eso automáticamente: si el empleado archivado figuraba como Gerente o como Instructor de otra persona, esos dos campos se vacían solos en el legajo de esa persona apenas se completa el archivado.

Esto no borra ningún historial ni deshace nada de lo que ya pasó: solo evita que un legajo activo quede apuntando a un responsable que ya no está en la empresa. Después de una baja conviene revisar los legajos que dependían de esa persona y asignarles un nuevo Gerente o Instructor si corresponde.

Un legajo archivado se puede reactivar en cualquier momento —por ejemplo, si esa persona vuelve a la empresa— usando la opción Desarchivar desde el mismo menú de acciones (⚙️) que se usó para archivarlo.

Al desarchivar, Odoo borra solo los datos que había cargado la baja anterior: el Motivo de salida, la Fecha de finalización del contrato y la Información adicional quedan en blanco. El legajo vuelve a quedar limpio de esos datos, sin rastro de la salida anterior, listo para una nueva etapa dentro de la empresa.

Odoo no incluye una pantalla dedicada de «tasa de retención» ni un reporte armado de bajas. Lo que sí tiene son un filtro y varios agrupamientos ya disponibles en el listado de Empleados, que combinados arman ese panorama en un par de clics.

Andá al listado de Empleados y activá el filtro Archivado: vas a ver solo los legajos de las personas que ya no están en la empresa. Después, agrupá esa lista por Motivo de salida para ver de un vistazo cuánta gente se fue por cada motivo —despidos, renuncias, retiros, o los motivos propios que haya cargado la empresa—, o agrupá por Departamento para ver en qué áreas se concentraron las bajas.

El agrupamiento por Departamento ya está entre las opciones rápidas del buscador. El agrupamiento por Motivo de salida no viene en esa lista corta, así que hay que agregarlo a mano como agrupamiento personalizado desde el mismo buscador, escribiendo el nombre del campo y eligiéndolo cuando aparece.