El apartado Personal y el contacto privado
Información privada del empleado: la ve quien administra Recursos Humanos, o el propio empleado sobre sus propios datos.
Al abrir la ficha de un empleado (ver Manual «Conceptos básicos y alta de un empleado»), además de los datos de trabajo hay una pestaña Personal con información privada: contacto personal, cuentas bancarias, datos de nacimiento, contacto de emergencia, visa y permiso de trabajo, ciudadanía, dirección particular, familia, estudios y documentos. Esta pestaña solo la ve quien administra Recursos Humanos, o el propio empleado cuando entra a revisar o completar sus propios datos —nunca queda a la vista del resto del equipo.
Dentro de esa pestaña, la sección Contacto privado guarda un correo y un teléfono distintos de los que el empleado usa para trabajar: Correo electrónico privado y Teléfono privado. Sirven para comunicarse con la persona por fuera del canal laboral —por ejemplo, si todavía no tiene una casilla de la empresa, o para avisarle algo urgente fuera de horario—.
Cuentas bancarias y cómo se reparte el sueldo
Se pueden cargar varias cuentas, marcarlas como confiables y decidir qué parte del sueldo va a cada una.
En Cuentas bancarias se puede agregar más de una cuenta a nombre del empleado. Cada una tiene un interruptor Confiable: activado, es una cuenta ya validada y lista para pagar el sueldo; desactivado, la cuenta queda cargada pero todavía no habilitada para el pago.
Con dos o más cuentas cargadas aparece el botón Asignación salarial, que abre un asistente para repartir el pago del sueldo entre ellas: para cada cuenta se define si su parte se calcula por porcentaje o por un importe fijo. El sistema no deja guardar un reparto incompleto —la suma de todas las partes tiene que dar exactamente el 100% del sueldo, o corta con el error real «El porcentaje total asignado debe ser igual a 100 %.»
Fecha de nacimiento, lugar y género
La fecha de nacimiento se puede mostrar al resto del equipo o mantenerla privada.
En Fecha de nacimiento se carga la fecha de nacimiento del empleado. Al lado aparece el casillero Mostrar a todos los empleados: si se tilda, el cumpleaños queda visible para el resto de la organización; si se deja destildado, la fecha queda privada y solo la ve quien administra Recursos Humanos, o el propio empleado.
Lugar de nacimiento y País de nacimiento registran la ciudad y el país donde nació. En Género, el sistema aclara en su propio texto de ayuda que se trata puntualmente de «Este es el sexo legal reconocido por el estado.» —no es un dato de identidad libre, sino el que figura en la documentación oficial de la persona—.
Contacto de emergencia
Quién avisar y a qué número, si pasa algo durante la jornada de trabajo.
En Contacto se carga el nombre de la persona a avisar ante una urgencia, y en Teléfono el número para comunicarse con ella. Vale la pena mantener estos dos datos al día: son los primeros que se usan si pasa algo durante el horario de trabajo.
Visa y permiso de trabajo
Solo hace falta completarlo cuando el empleado necesita documentación migratoria para trabajar.
En Número de visa se carga el número de la visa y, al lado, la fecha en la que Vence el. De la misma forma, en Número de permiso de trabajo se carga el número del permiso y su fecha de vencimiento, y en el campo Documento se puede adjuntar el archivo escaneado del permiso.
Ciudadanía
El documento oficial de identificación y otros números que dependen del país del empleado.
En Nacionalidad (país) se registra el país de ciudadanía del empleado. Número de identificación guarda el documento oficial que corresponda según ese país —el DNI en Argentina, o su equivalente en otros países—, y Número de seguridad social el número de seguridad social, o el que cumpla esa función a nivel local.
Si el empleado tiene pasaporte, Número de pasaporte guarda el número y, al lado, la fecha en la que Vence el.
Dirección particular y distancia al trabajo
Dónde vive el empleado, y cuánto hay entre su casa y el trabajo.
En Dirección particular se carga la calle, la ciudad, la provincia o estado, el código postal y el país donde vive el empleado —son datos distintos de la dirección de la empresa—.
Más abajo, Distancia de la casa al trabajo guarda cuánto hay entre esa dirección y el lugar de trabajo; al lado se elige la unidad, en km o en mi (millas), según convenga.
Familia
Estado civil, datos del cónyuge cuando corresponde, y cantidad de hijos a cargo.
En Estado civil se elige entre Soltero(a), Casado(a), Cohabitante legal, Viudo(a) o Divorciado. Al elegir Casado(a) o Cohabitante legal aparecen dos campos más: Nombre legal del cónyuge y Fecha de nacimiento del cónyuge; con cualquier otro estado civil, esos dos campos quedan ocultos.
En Hijos dependientes se carga la cantidad de hijos a cargo del empleado.
Estudios y documentos
El título más alto del empleado, y los archivos escaneados que se pueden dejar adjuntos.
En Nivel de estudios se elige el título más alto que tiene el empleado, entre Egresado, Licenciatura, Maestría, Doctor u Otro. En Campo de estudio se escribe la carrera o especialidad, por ejemplo «Contador Público» o «Ingeniería Industrial».
Por último, en Documentos se pueden adjuntar dos archivos escaneados: Copia de la identificación y Licencia para conducir. Ninguno de los dos es obligatorio: se cargan cuando la empresa los necesita a mano, por ejemplo para trámites o seguros.