Qué es un plan de incorporación
Una lista de tareas que se lanza de una sola vez sobre un empleado nuevo, cada una con su plazo y su responsable.
Cuando entra alguien nuevo a la empresa hay una serie de pasos que conviene no olvidarse: firmar la documentación, hacer una reunión de bienvenida, entregar el equipo de trabajo, agendar una capacitación inicial, y lo que corresponda según el puesto. Un plan de incorporación junta todos esos pasos en una sola plantilla, para no tener que armarlos a mano cada vez que se suma alguien al equipo.
Cada paso del plan es una actividad con tres datos fijos: qué hay que hacer, cuánto tiempo hay para hacerlo, y quién queda a cargo. Al lanzar el plan sobre un empleado real, Odoo crea automáticamente todas esas actividades ya con sus fechas y responsables calculados, listas para hacerse desde el tablero de actividades de cada persona responsable.
Cómo se arma una plantilla de plan
Las plantillas se administran una sola vez, en Configuración, dentro de Empleado.
Quien administra Recursos Humanos arma y mantiene las plantillas de plan desde Configuración > Empleado > Incorporación / Salida. Ahí aparece la lista de todos los planes disponibles —los de bienvenida y también los que se usan para dar de baja a alguien—, y se crea uno nuevo con el botón Nuevo.
Cada plan lleva un Nombre del plan (por ejemplo, «Incorporación de nuevo ingreso») y una lista de actividades, una por cada paso del proceso. Para cada actividad se elige el Tipo de actividad (llamada, reunión, tarea, correo, y otros tipos habituales), un breve resumen de qué hay que hacer, y el plazo: una cantidad de días, semanas o meses, contados antes de la fecha del plan o después de la fecha del plan —la fecha del plan es la que se define recién al lanzarlo sobre el empleado, no la fecha en que se arma la plantilla—.
Quién queda como responsable de cada actividad
Puede asignarse sola según el vínculo con el empleado, quedar fija de antemano, o dejarse para elegir recién al lanzar el plan.
El responsable de cada actividad se elige en el mismo renglón donde se arma la plantilla, con estas cinco opciones:
| Opción | Quién queda a cargo |
|---|---|
| Instructor | La persona asignada como instructor del empleado |
| Gerente | El jefe directo del empleado |
| Empleado | El propio empleado nuevo |
| Usuario predeterminado | Una persona fija, elegida de antemano en el campo Asignada a, igual para todos los que reciban este plan |
| Preguntar al iniciar | Queda sin definir en la plantilla; se elige recién en el momento de lanzar el plan sobre un empleado puntual |
Un plan para toda la empresa, o solo para un departamento
Por defecto queda disponible para cualquier empleado; asignarle un departamento lo restringe a ese equipo.
En la ficha del plan, el campo Departamento queda vacío por defecto, con el texto Disponible para todos los departamentos —así, ese plan se puede lanzar sobre cualquier empleado nuevo, sea cual sea su área—. Si en cambio se elige un departamento puntual, el plan queda reservado para los empleados de ese departamento: por ejemplo, un plan de incorporación distinto para el equipo de Ventas, con actividades que no tienen sentido en otras áreas. Ver Manual «Departamentos, puestos de trabajo y ubicaciones» para cómo se organizan los departamentos.
Lanzar el plan sobre un empleado
No es automático: siempre hay que elegirlo a propósito, desde alguno de estos tres lugares.
Armar la plantilla no lanza nada por sí solo. Para que las actividades se creen de verdad sobre un empleado puntual, hay que lanzar el plan a propósito, y hay tres formas de hacerlo:
1. Desde la nota de bienvenida. Al dar de alta a un empleado nuevo (ver Manual «Conceptos básicos y alta de un empleado»), Odoo deja un mensaje en su historial felicitando por la incorporación, con un enlace para armar el plan de incorporación ahí mismo.
2. Desde la ficha del propio empleado, con el botón Iniciar plan que aparece arriba de la ficha.
3. Desde la lista de empleados, tildando uno o varios y usando ese mismo botón Iniciar plan en la barra superior de la lista —para lanzar el mismo plan sobre varios empleados nuevos a la vez—.
En cualquiera de los tres casos se abre una ventana donde primero se elige, con un clic, cuál de los planes disponibles usar, y después el campo Fecha del plan: la fecha a partir de la cual se calcula la fecha límite de cada actividad del plan. Si alguna actividad quedó con Preguntar al iniciar como responsable, ahí mismo aparece el campo Responsable para elegir quién queda a cargo de esas actividades. Antes de confirmar, bajo el título Resumen del plan se ve cada actividad con su responsable y su fecha límite ya calculada, para revisar todo antes de crear nada. Para confirmar, el botón Programar.
Qué pasa después de lanzarlo
Las actividades quedan creadas en la ficha del empleado, cada una para quien le corresponda.
Al confirmar, Odoo crea todas las actividades del plan sobre la ficha del empleado, cada una ya con su fecha límite y asignada a quien corresponda, y deja un mensaje en el historial del empleado avisando que el plan arrancó, por ejemplo: «Se ha puesto en marcha el plan "Incorporación de nuevo ingreso":», seguido de la lista de actividades creadas con su responsable y su vencimiento.
Desde ese momento, cada actividad aparece también en el tablero de actividades de la persona responsable —no solo en la ficha del empleado—, así que cada quien ve lo que tiene pendiente sin necesidad de entrar al legajo del nuevo ingreso.