Conceptos básicos y alta de un empleado

El legajo es el registro que reúne, en un solo lugar, todos los datos de una persona que trabaja en la empresa: sus datos de contacto, su información laboral (departamento, puesto, horario), sus datos personales y familiares, y el historial de todo lo que fue cambiando en el tiempo. Se accede desde Recursos Humanos → Empleados.

La pantalla de Empleados se puede ver de tres formas distintas, según lo que necesites en el momento: como tarjetas (una foto y los datos principales de cada persona, ideal para tener una vista general del equipo), como lista (para comparar varios legajos a la vez, columna por columna), o abriendo directamente la ficha de una persona puntual, con todos sus datos organizados en secciones.

Este manual se enfoca en los conceptos básicos y en cómo dar de alta un legajo nuevo. Los datos laborales más específicos —departamento, puesto, horario y accesos al sistema— se explican en detalle en el Manual «Datos laborales y de acceso en el legajo», y los datos personales y familiares —domicilio, contacto de emergencia, familiares a cargo— en el Manual «Datos personales y familiares del legajo».

Desde Recursos Humanos → Empleados, el botón Nuevo abre una ficha en blanco. El único campo que el sistema exige para poder guardarla es el Nombre —con eso ya alcanza para crear el legajo—.

En la práctica conviene completar unos pocos datos más desde el arranque, para que el legajo sirva de algo desde el primer día:

• Correo de trabajo: más adelante hace falta para poder darle un usuario del sistema a esa persona (sección 7).
• Departamento y Puesto de trabajo: para que se sepa dónde encaja la persona dentro de la estructura de la empresa.
• Horas laborables: el horario habitual de la persona.

Estos tres campos, junto con el resto de la información laboral y los accesos al sistema, se explican en profundidad en el Manual «Datos laborales y de acceso en el legajo».

En la parte superior de la ficha se puede subir una foto real de la persona. Si no se sube ninguna, el sistema no deja el espacio en blanco: genera automáticamente un avatar a partir del nombre.

El campo Nombre es el que aparece en todas las pantallas del sistema: listas, tarjetas, menús desplegables, reportes. Es el nombre de uso de la persona.

El campo Nombre legal está pensado para trámites formales, donde hace falta el nombre completo tal como figura en la documentación de la persona. Si no se completa aparte, el sistema lo copia automáticamente del campo Nombre —así que solo hace falta tocarlo cuando el nombre legal es distinto del nombre de uso—.

El campo Etiquetas, arriba de la ficha, permite agregar tags de color libres —el mismo campo trae de ejemplo algo como "Fundador, Motorizado, Edificio B"—. Se pueden crear las etiquetas que hagan falta: por tipo de contrato, por sede, por proyecto, o por lo que resulte útil para organizar al equipo.

Estas etiquetas no tienen ningún otro efecto en el sistema más que agrupar y filtrar: no afectan permisos, ni cálculos, ni ninguna otra funcionalidad. Son solo una forma de ordenar la vista.

Algunos datos del legajo tienen fecha propia: el puesto, el salario de referencia, el horario de trabajo. Cuando alguno de estos datos cambia —por ejemplo, un ascenso o un cambio de horario—, Odoo no reemplaza el dato viejo por el nuevo sin más: guarda una versión nueva y conserva cómo estaba antes de ese cambio, con la fecha desde la que rige cada versión.

Para ver esas versiones guardadas en el tiempo, arriba de la ficha hay un botón Historial que muestra un número —cuántas versiones tiene guardadas ese legajo— y, al hacer clic, la línea de tiempo completa con cada cambio.

El legajo es el registro de la persona dentro de Recursos Humanos; el usuario es lo que le permite entrar al sistema y usarlo. Son dos cosas distintas, pero Odoo ofrece atajos para conectarlas sin duplicar carga:

• Si ya existe un usuario del sistema para esa persona, se puede crear el legajo a partir de ese usuario: el nombre, el teléfono, el celular, el correo y la zona horaria se copian solos.
• Si en cambio el legajo ya existe pero la persona todavía no tiene usuario, arriba de la ficha aparece el botón Crear usuario: arma un usuario nuevo tomando el correo de trabajo, el teléfono y el celular que ya están cargados en el legajo.

También se pueden crear usuarios para varios legajos a la vez: desde la lista de empleados se seleccionan los que hagan falta y se usa la acción Crear usuario. Si se elige más de uno, el sistema no lo hace directo: antes pregunta, porque cada usuario nuevo puede afectar el costo de la suscripción.

Apenas se crea un legajo nuevo, Odoo deja una nota automática en su historial, sugiriendo organizar los primeros días de esa persona. El texto real de esa nota es: «¡Felicidades! ¿Puedo recomendarle que configure un plan de integración?», con un enlace que lleva directo a armar ese plan.

Cómo armar y usar esos planes de bienvenida está explicado en el Manual «Incorporación: planes de bienvenida».

Cuando una persona deja de trabajar en la empresa, el legajo no se elimina: se archiva. Un legajo archivado deja de aparecer en las listas y filtros normales, pero conserva toda su información e historial. Para archivarlo, desde la ficha o desde la lista de empleados —seleccionando ese legajo— se usa la opción Archivar del menú Acción.

Al archivar un único legajo, antes de aplicar el cambio Odoo abre automáticamente una ventana Registrar salida donde se completa:

• Motivo de salida: una lista con motivos ya cargados —Despedido, Renunció, Retirado— a la que quien administra Recursos Humanos puede sumarle otros motivos propios de la empresa.
• Fecha de finalización del contrato: la fecha desde la que se considera efectiva la salida.
• Motivo detallado: un texto libre opcional, por si hace falta aclarar algo más.

Con los datos cargados, el botón Aplicar confirma la salida y archiva el legajo. Un legajo archivado se distingue apenas se abre porque muestra una cinta con la palabra Archivado, y en la ficha queda visible el motivo y la fecha de salida que se cargaron.