Empresa y departamento
Dos datos que ubican el legajo dentro de la organización, antes de completar cualquier otra cosa.
Si tu base de datos tiene más de una Empresa configurada, este campo aparece al principio de la ficha para elegir a cuál pertenece el empleado. Si tu empresa trabaja con una sola compañía, el campo directamente no se muestra: no hay nada que elegir.
El Departamento ubica al empleado dentro de la estructura de la empresa. Para crear departamentos, asignarles responsable y ordenarlos, ver Manual «Departamentos, puestos de trabajo y ubicaciones».
Puesto de trabajo, gerente e instructor
Quién ocupa qué lugar y quién lo acompaña, con dos comportamientos automáticos que conviene conocer.
El Puesto de trabajo se elige de una lista. Al seleccionarlo, el sistema completa automáticamente el título que se ve en la ficha con el nombre de ese puesto. Si después editás ese texto a mano, queda fijo con lo que escribiste: aunque más adelante cambies el puesto de trabajo elegido, el título ya no se actualiza solo.
El Gerente es el responsable directo del empleado, y se muestra con su foto para identificarlo fácilmente. Cuando cambiás el Gerente de un empleado, el Instructor se actualiza solo al nuevo gerente —salvo que ya le hubieras puesto ahí una persona distinta a mano, en cuyo caso no se toca—.
El Instructor es una persona de referencia para el empleado. Por sí solo no le da ningún permiso ni responsabilidad especial: es un dato organizativo, para saber a quién recurre ese empleado además de su gerente.
Dirección y ubicación de trabajo
Dónde trabaja el empleado, con una etiqueta del sistema que puede confundir.
La Dirección laboral es la sede o el domicilio donde presta servicio el empleado. La Ubicación de trabajo, más específica dentro de esa dirección, se filtra automáticamente según lo que elegiste ahí: solo aparecen las ubicaciones que pertenecen a esa dirección.
Los tipos de ubicación que existen son tres: Casa, Oficina y Otro. No existen «remoto» ni «híbrido» como opciones del sistema.
Nota y datos que aparecen al archivar el legajo
Un campo libre para aclaraciones, y qué se ve cuando un empleado deja de estar activo.
Al final de la sección Laboral hay un campo Nota adicional, de texto libre, para cualquier aclaración que no tenga un campo propio. Lo ve solo quien administra Recursos Humanos.
Cuando un legajo está archivado, en esta misma sección aparecen además el Motivo de salida, la Fecha de finalización del contrato y la Información adicional que se haya cargado al dar de baja al empleado. Cómo archivar un legajo y completar estos datos está en el Manual «Baja de un empleado: archivar y motivo de salida».
Acceso al sistema y ajustes generales
Esta parte de la ficha la ve principalmente quien administra Recursos Humanos.
En la sección Ajustes de la ficha se vincula el legajo con el acceso al sistema. El campo Usuario conecta al empleado con su cuenta: si esa cuenta está inactiva, el sistema lo indica al lado con el texto «(Usuario inactivo)».
La Zona horaria del empleado se usa para mostrarle horarios y fechas según dónde está ubicado.
El Responsable de RR. HH. es la persona que tiene que dar el visto bueno a los datos de contrato de ese empleado —sueldo, tipo de contrato, fechas— antes de darlos por buenos.
Un detalle aparte: junto al nombre del empleado, arriba de todo en la ficha, hay un ícono que muestra su estado de presencia. Qué significa cada estado está en el Manual «Presencia: qué significa el estado de cada empleado».
PIN y credencial para fichar y vender
Dos datos que solo hacen falta si tu empresa usa el fichaje por kiosco o varios cajeros en el punto de venta.
El PIN sirve para fichar entrada y salida en modo kiosco, y para cambiar de cajero en el punto de venta, si tu empresa usa alguna de esas dos funciones. Solo acepta números: si cargás algo que no sea un número, el sistema corta con el mensaje real «El NIP debe ser numérico.» —el mensaje de error usa la palabra «NIP» en lugar de «PIN», es así como está en el sistema—.
La Credencial —el campo se llama ID de credencial en la ficha— es un identificador único del empleado, pensado para leerse con código de barras. Podés generarla automáticamente con el botón Generar, o cargarla a mano. No puede repetirse entre empleados: si la que cargaste ya está en uso, el sistema avisa con el mensaje real «El ID de credencial debe ser único, este ya está asignado a otro empleado.»
Datos de nómina
Esta sección también la ve principalmente quien administra Recursos Humanos —y, sin liquidar sueldos desde el sistema, ningún campo de acá dispara cálculos.
La sección Nómina registra las fechas de inicio y fin de contrato, con un botón Cargar una plantilla para completar varios de estos campos de una sola vez a partir de un modelo ya armado.
El Salario queda como referencia: la ayuda del propio campo lo dice tal cual, «Salario bruto mensual del empleado.»
El Tipo de empleado clasifica la relación laboral: Empleado, Trabajador, Estudiante, Aprendiz, Contratista o Trabajador independiente. El Tipo de contrato es un dato aparte, libre para que cada empresa defina sus propias categorías.
La Categoría del pago muestra, mientras está vacía, el texto «Al empleado se le excluirá de los periodos de pago.» Sin liquidar sueldos desde el sistema, este campo queda solo de referencia y no dispara ningún cálculo por sí solo.
Por último, Horas laborables define el horario de trabajo asignado al empleado.