Un accidente se registra como servicio
Se usa la pantalla de servicios, con tipos propios.
En Flota no existe una pantalla ni un formulario de accidentes: un accidente se anota como un servicio, el registro de una reparación o tarea hecha a un vehículo. Lo que lo distingue es el tipo de servicio: se crean tipos pensados para accidentes —por ejemplo, uno para los que son culpa del conductor y otro para los que no— y con ellos se ven después juntos o por separado. Este método no ofrece:
- Campos propios de accidente, como la culpa, los daños o el número de denuncia: esa información va en la descripción, las notas y los archivos adjuntos.
- Varios proveedores en un mismo registro: si intervienen varios talleres hace falta un servicio por taller, sin vínculo entre ellos.
- Avisos por demoras: para el seguimiento se puede programar una actividad en el chatter (ver Manual «Actividades»).
Quién puede registrar y quién solo consulta
Los dos niveles ven los servicios; solo uno puede cargarlos.
El nivel de acceso a Flota de cada persona se define en su ficha de usuario (ver Manual «Usuarios y permisos»). Con los servicios, los dos niveles se comportan distinto:
| Nivel | Con los servicios de accidentes |
|---|---|
| Encargado: gestionar todos los vehículos | Entra a Flota > Flota > Servicios y consulta registros y totales. No ve los menús Reportes ni Configuración. |
| Administrador | Todo lo anterior, y además crea y modifica servicios, cambia etapas, adjunta archivos, crea tipos de servicio y ve Reportes y Configuración. |
Crear los tipos de accidente
Ningún tipo de accidente viene incluido: se crean una sola vez.
Una base nueva trae solo dos tipos de servicio, ambos de categoría Contrato: Cobertura total y Arrendamiento; con la app de Contabilidad instalada se suma Factura de proveedor, de categoría Servicio. Los tipos de accidente hay que crearlos, y solo el nivel «Administrador» puede hacerlo:
- Abrir Flota > Flota > Servicios y hacer clic en Nuevo.
- En Tipo de servicio, escribir el nombre, por ejemplo «Accidente - Culpa del conductor», y elegir Crear y editar..., que abre la ventana donde se completa la categoría.
- En esa ventana, que ya trae el nombre, elegir Servicio en Categoría (es obligatoria) y hacer clic en Guardar.
- Repetir con el segundo tipo, por ejemplo «Accidente - Sin culpa».
Los tipos también se ven y se corrigen en Flota > Configuración > Servicios > Tipos, un menú que solo aparece con el modo desarrollador activado (ver Manual «Usuarios y permisos») y para el nivel «Administrador».
Registrar el accidente
Tipo, vehículo, taller y relato en un solo servicio.
Cada accidente se carga como un servicio, desde Flota > Flota > Servicios o desde el botón Servicios de la ficha del vehículo, que abre solo los de ese vehículo y lo deja ya elegido al crear uno. El formulario completo está en el Manual «Servicios y mantenimiento»; estos son los datos que importan en un accidente:
| Campo | Qué se carga |
|---|---|
| Descripción | Qué hay que reparar, por ejemplo «Paragolpes y óptica delantera». Es de una sola línea y se puede buscar. |
| Tipo de servicio | El tipo de accidente que corresponda. |
| Fecha | El día del accidente (viene la de hoy). Define en qué mes se cuenta el costo en gráficos y reportes. |
| Costo | Vacío mientras no se conozca el importe (ver la sección 5). |
| Proveedor | El taller que hace la reparación. |
| Vehículo | El vehículo accidentado. Al elegirlo se completa el conductor y aparece la unidad del odómetro (km o mi). |
| Conductor | El conductor actual del vehículo, que queda guardado en el servicio aunque después cambie. Si manejaba otra persona, se corrige después de elegir el vehículo: al cambiarlo, se vuelve a completar. |
| Valor del odómetro | La lectura al momento del accidente. |
| Notas | El relato: qué pasó, dónde y quién intervino. |
Los presupuestos y el informe policial se adjuntan en el chatter (ver Manual «Chatter»), con el servicio ya guardado: se hace clic en el ícono de clip y se elige el archivo, que queda en la sección Archivos, con su botón Adjuntar archivos. Con varios talleres, se repiten las mismas notas y adjuntos en cada servicio.
Seguir la reparación por etapas
Cuatro etapas fijas, que se cambian a mano.
Cada servicio tiene una Etapa y empieza en Nuevo. Son cuatro, fijas, y no cambian solas: las mueve una persona, en cualquier orden y sin confirmación, y cada cambio queda anotado en el historial del servicio. El sistema no liga el costo a la etapa: el importe se carga o corrige en cualquiera. La tabla propone una forma ordenada de usarlas.
| Etapa | Qué significa | Costo |
|---|---|---|
| Nuevo | Accidente cargado; la reparación no empezó. | Sin importe todavía. |
| En proceso | El taller está reparando. | El presupuesto del taller, como importe estimado. |
| Hecho | La reparación terminó. | El importe final facturado. |
| Cancelado | El servicio no se hará o se cargó por error. | El registro queda, pero su importe deja de contarse en el reporte de costos. |
Desde el formulario se hace clic en la etapa elegida, en la barra de arriba. Desde el kanban:
- En Flota > Flota > Servicios, pasar a la vista kanban con el selector de vistas de arriba a la derecha.
- Quitar de la barra de búsqueda la agrupación Tipo de servicio, con la «x» de su recuadro: las tarjetas pasan a cuatro columnas, una por etapa.
- Arrastrar la tarjeta a la columna de la etapa nueva. El cambio se guarda al soltarla.
Leer los totales
La lista separa los accidentes por tipo; el reporte de costos, no.
La lista de Flota > Flota > Servicios abre agrupada por tipo: cada grupo muestra entre paréntesis cuántos servicios tiene y, en Costo, lo que suman; al pie está el total de lo que muestra la lista. Con los dos tipos de accidente creados, ya responde cuántos hubo de cada tipo y cuánto costaron. Para otros cortes:
| Qué se quiere saber | Dónde se ve |
|---|---|
| Servicios de un vehículo | El botón Servicios de su ficha abre la lista de ese vehículo, con su total al pie. |
| Accidentes de cada conductor | En la lista, en Agrupar por, elegir Conductor dentro de Grupo personalizado (ver Manual «Navegación y herramientas transversales»). Se suma a la agrupación por tipo, que se quita antes para ver solo por conductor. Se muestra el conductor guardado en cada servicio. |
| Costo por vehículo y por tipo | La vista de tabla dinámica, con la agrupación por tipo quitada: los tipos van en columnas y, en filas, cada proveedor con sus vehículos. |
| Costo de cada vehículo, contratos incluidos | Flota > Reportes > Costos, agrupado por Vehículo (ver Manual «Análisis de costos de la flota»). |