Qué es un contrato y dónde se abre
Un contrato asocia un vehículo con un arrendamiento, un seguro u otro compromiso.
Un contrato registra un compromiso de un vehículo —arrendamiento, cobertura total, seguro— con su vigencia y sus costos. Sirve para controlar su estado, avisar antes de que venza y aportar costos al reporte de costos. No emite facturas ni pagos.
Se abre desde dos lugares:
- Flota > Flota > Contratos: todos los contratos. Los ven y editan los niveles «Encargado: gestionar todos los vehículos» y «Administrador» (ver Manual «Conceptos básicos de Flota»).
- El botón Contratos de la ficha de un vehículo (ver Manual «Alta de un vehículo y asignación de conductor»): abre solo los de ese vehículo y, al crear uno, el vehículo ya viene elegido.
Una base nueva trae dos tipos de contrato: Cobertura total y Arrendamiento. Otros los crea un administrador de la app, con categoría «Contrato» (ver Manual «Servicios y mantenimiento»).
Crear un contrato y completar el formulario
Solo el vehículo hay que elegirlo; las fechas y la frecuencia vienen propuestas.
Se hace clic en Nuevo, se elige el Vehículo y se completan los demás datos. Arriba, la barra de estado (sección 3).
| Campo | Qué se carga |
|---|---|
| Nombre | Se arma con el tipo y el nombre del vehículo (marca, modelo y matrícula); se rehace si cambia alguno de los dos. |
| Tipo | Solo ofrece los de categoría «Contrato». |
| Vehículo y Conductor | El vehículo es obligatorio. El conductor es el actual del vehículo y no se edita aquí. |
| Fecha de inicio del contrato | Viene la de hoy. |
| Fecha de vencimiento del contrato | Viene a un año de hoy. Es obligatoria salvo que la frecuencia del costo recurrente sea «No»; sin ella, el contrato nunca vence ni genera avisos. |
| Responsable | Quien recibe el aviso (sección 6). Viene vacío, salvo que el contrato se cree desde el botón Contratos de un vehículo con Gerente de la flota: entonces viene ese usuario. |
| Costo de activación, Costo recurrente, su frecuencia y Fecha | Los importes del contrato (sección 4). |
| Referencia, Proveedor, Servicios incluidos y Términos y condiciones | De consulta: ningún cálculo ni aviso los usa. Servicios incluidos no crea servicios ni costos. |
Los estados del contrato
Tres estados se recalculan con las fechas; «Cancelado» solo se pone a mano.
Con un clic en la barra de estado se pasa a cualquier estado, sin confirmación. Un contrato nuevo nace En proceso, aunque sus fechas digan otra cosa.
| Estado | Qué significa | Cuándo pasa solo |
|---|---|---|
| Nuevo | Todavía no empezó. | La fecha de inicio es posterior a hoy. |
| En proceso | Está vigente. | Llega la fecha de inicio, o hoy queda entre el inicio y el vencimiento. |
| Vencido | Pasó el vencimiento. | La fecha de vencimiento es anterior a hoy. |
| Cancelado | Lo cerró una persona. | Nunca: solo a mano. |
El estado se recalcula en el acto al guardar un cambio en las fechas y, una vez por día, con una tarea automática que revisa los contratos no archivados. Ninguna de las dos toca un «Cancelado».
Por eso una elección manual puede deshacerse: un «En proceso» ya vencido vuelve a «Vencido», y un «Nuevo» cuya fecha de inicio llegó pasa a «En proceso». Un «Vencido» puesto a mano sobre un contrato vigente se mantiene hasta que se cambien las fechas.
Costos: qué se carga y cómo se suman
Los meses se calculan al abrir el reporte de costos.
Un contrato tiene un Costo de activación, que se paga una sola vez, y un Costo recurrente con frecuencia No, Diario, Semanal, Mensual (la que viene puesta) o Anual. La sección Costo suma una Fecha, vacía al crear. Los administradores de la app ven el resultado en Flota > Reportes > Costos (ver Manual «Análisis de costos de la flota»), que cuenta así:
| Dato | Cómo entra en el reporte |
|---|---|
| Costo de activación | Una vez, en el mes de la Fecha, no en el del inicio; sin Fecha, nunca aparece. |
| Mensual | El importe completo en cada mes que toca el contrato, incluso el primero y el último aunque queden incompletos. |
| Diario | El importe por cada día del período; cuenta el día de inicio, no el de vencimiento. |
| Anual | Una vez al año, en el mes de la Fecha; puede caer en un año distinto del esperado. |
| Semanal y No | No se cuentan: de un contrato semanal solo aparece su costo de activación. |
La lista, las otras vistas y la búsqueda
La lista abre mostrando solo los contratos «En proceso».
Al abrir Flota > Flota > Contratos, la búsqueda trae el recuadro En progreso (el estado que el formulario llama «En proceso»). Para ver también los «Nuevo», «Vencido» y «Cancelado» se quita con la «x». Desde el botón Contratos de un vehículo activo no viene ningún filtro, y el número del botón no cuenta los «Cancelado».
Las columnas van de Nombre a Estado e incluyen Vehículo, Proveedor y Conductor; los vencimientos más antiguos quedan arriba. Las filas se pintan: naranja si vence hoy; roja, con el estado también en rojo, si ya venció y el vehículo no tiene otro contrato «En proceso» vigente; gris si está «Cancelado».
El selector de vistas suma tarjetas (kanban), un gráfico, una tabla dinámica y las actividades. El gráfico («Costos contractuales por mes») suma solo el costo de activación, no el recurrente.
El buscador permite buscar por Vehículo (marca, modelo o matrícula), Conductor (el actual del vehículo), Proveedor, Actividades de y Tipo de actividad. En Filtros están En progreso, Vencido y Archivado; Agrupar por solo ofrece Vehículo.
Avisos de vencimiento
Quién recibe el aviso, qué recibe y con cuántos días de anticipación.
Una vez por día, el sistema crea un aviso para cada contrato que cumple tres condiciones:
- Está En proceso y vence en menos días que el plazo, que de entrada es de 30: el primer aviso sale cuando faltan 29.
- Tiene un Responsable (si se cambia, el aviso pendiente pasa al nuevo): sin él no hay aviso.
- No tiene ya otro aviso pendiente.
El responsable recibe:
- Una actividad Contrato a renovar en el chatter del contrato, con fecha límite igual a la de vencimiento (ver Manuales «Actividades» y «Chatter»). El contador de actividades de la barra superior la suma recién ese día.
- Una notificación, «Te asignaron "[nombre del contrato]: Contrato a renovar"», por correo o en la bandeja de entrada de Odoo, según su preferencia de Notificación (ver Manual «Encabezado superior»).
El plazo se cambia en Flota > Configuración > Ajustes, bloque Gestión de flotas, opción Alerta de fecha de finalización del contrato: «Enviar una alerta [30] días antes de la fecha de finalización». Esa pantalla la abre solo quien es «Administrador» en Flota y además tiene perfil de administrador del sistema (ver Manual «Usuarios y permisos»).
Ese plazo también marca los vehículos: su kanban muestra junto a Contrato(s) un triángulo naranja si falta menos del plazo y rojo si ya venció, y su lista pinta la fila igual. Solo cuenta el contrato no cancelado que vence más tarde; el filtro Requiere acción mira todos y puede incluir vehículos sin pintar.
Renovar un contrato
No existe un botón «Renovar»: se hace a mano, de dos maneras.
Tampoco hay renovación automática. Se puede:
- Extender el mismo contrato, cambiando su Fecha de vencimiento del contrato: el estado se recalcula en el acto (un «Vencido» vuelve a «En proceso»), el aviso pendiente pasa a la nueva fecha y el cambio queda en el historial. Se pierde la separación entre períodos.
- Crear un contrato nuevo del mismo vehículo, con Nuevo o con Duplicar en el menú de engranaje del formulario. Mientras el vehículo tenga otro contrato «En proceso» con vencimiento de hoy en adelante, el anterior deja de verse en rojo y el vehículo deja de marcarse como vencido.