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Qué debe existir antes de crear un vehículo
Un fabricante, un modelo y el nivel de acceso adecuado.
Un vehículo solo exige su modelo, y cada modelo pertenece a un fabricante: ambos deben existir antes. Una base nueva trae fabricantes de automóviles, pero ningún modelo, categoría ni etiqueta (Manual «Fabricantes, modelos y categorías»).
Los dos niveles de acceso a Flota crean y modifican vehículos, pero solo el «Administrador» crea fabricantes, modelos, categorías y etiquetas: con «Encargado: gestionar todos los vehículos» hay que pedir el modelo que falte a un administrador (Manual «Usuarios y permisos»).
Los vehículos están en Flota > Flota > Flota, un kanban con una columna por estado. Nuevo abre la ficha completa; el «+» de una columna abre una tarjeta corta que deja el vehículo en ese estado.
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Crear el vehículo y completar sus datos
Solo el modelo es obligatorio; otros campos aparecen al elegirlo.
- Hacer clic en Nuevo y elegir el Modelo: define si es automóvil o bicicleta y hace aparecer más campos. Sin él, al guardar aparece «Faltan algunos campos obligatorios».
- Completar los datos de la tabla, revisar las pestañas (sección 3), cargar el conductor si ya lo tiene (sección 4) y guardar con el ícono de la nube, Guardar de forma manual.
| Dato | Qué se carga |
|---|---|
| Barra de estados (arriba de la ficha) | Un vehículo nuevo empieza en Nueva solicitud; un clic en otro estado lo cambia en el acto. Los estados no activan ningún cambio en contratos, servicios, conductores ni fechas. |
| Matrícula y Número de chasis | Texto libre, sin validar ni controlar duplicados, aunque la ayuda del chasis lo llame «único». |
| Etiquetas y Categoría | Las etiquetas se eligen de una lista, sin límite; las crea un «Administrador», también escribiéndolas en el campo (Manual «Conceptos básicos de Flota»). La categoría viene del modelo y se puede cambiar. |
| Fecha de la orden y Ubicación | Informativas; la ubicación se ve en la tarjeta del kanban. |
| Fecha de registro y Fecha de cancelación | Solo en automóviles. La primera viene con la fecha de hoy (ver el aviso); la segunda marca el día en que se canceló o removió la placa y no archiva el vehículo. |
| Último odómetro | Solo en automóviles: valor y unidad, km o mi (Manual «Odómetro y kilometraje»). |
| Gerente de la flota | Usuario responsable; solo se ofrecen usuarios de Flota de la misma empresa que el vehículo. Recibe la actividad de la sección 4 y es el responsable propuesto en los contratos creados desde la ficha. |
| Hacer que el vehículo esté disponible | Marca un vehículo a liberar o cambiar; alimenta los filtros Disponible y Se planea cambio. Su ayuda cita un configurador de salario exclusivo de la nómina de Bélgica. |
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Captura pendiente
Flota > Flota > Flota: un automóvil de demostración recién creado y guardado, con la barra de estados en «Nueva solicitud», los grupos «Conductor» y «Vehículo» y los botones «Historial de conductores», «Contratos», «Servicios» y «Odómetro» a la vista. Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, ni matrículas reales; cuidar «Empresa», la barra superior y la de direcciones.
La fecha de registro viene con la de hoySi el vehículo ya estaba registrado antes de cargarlo, hay que corregirla: el reporte del odómetro parte de ella (Manual «Odómetro y kilometraje»).
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Las pestañas y lo que se copia del modelo
Lo que trae el modelo se copia y se puede corregir.
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Información fiscal | Fiscalidad: Impuestos sobre caballos de fuerza (con Contabilidad instalada, también Tasas de deducibilidad, que completa Contabilidad). Contrato: Fecha del primer contrato (viene con la de hoy), Valor de catálogo (IVA incluido), Valor de compra y Valor residual. Solo de consulta: ningún reporte ni cálculo los usa, y no se relacionan con los contratos de la app. |
| Modelo | Modelo: Año del modelo, Color y, en automóviles, Número de asientos, Número de puertas y Enganche de remolque; en bicicletas, los datos del cuadro y Asistencia eléctrica. Motor (automóviles): Tipo de combustible, Transmisión, Potencia o Caballos de fuerza, Rango, Emisiones de CO₂ y Estándar de emisión. |
Al elegir el modelo, la ficha copia la Categoría y los datos de ambas pestañas que el modelo tiene cargados, salvo Rango y Unidad de potencia. Todo queda editable, solo para ese vehículo. La pestaña Nota es texto libre.
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Captura pendiente
El mismo automóvil en la pestaña «Información fiscal»: los grupos «Fiscalidad» y «Contrato» con sus campos. Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, ni matrículas reales.
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Captura pendiente
El mismo automóvil en la pestaña «Modelo»: los grupos «Modelo» y «Motor» completados con los datos copiados del modelo de demostración. Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, ni matrículas reales.
Qué revisar después de elegir el modeloUn modelo en caballos de fuerza deja el vehículo en kW hasta cambiar la unidad a mano. Y cambiar el modelo de un vehículo ya cargado reemplaza los datos copiados donde el nuevo tiene valor, aunque se hubieran corregido (Manual «Fabricantes, modelos y categorías»).
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Conductor y próximo conductor
El conductor es un contacto; el cambio deja un recordatorio.
| Campo | Qué se carga |
|---|---|
| Conductor | Quien conduce hoy, elegido entre los contactos, no necesariamente un empleado. Si no existe, se da de alta como contacto (Manual «Contactos»): el campo solo ofrece crearlo a quien tiene el permiso para crear contactos, que los niveles de Flota no incluyen. |
| Tarjeta de movilidad | Con la app Empleados, solo lectura: la del empleado vinculado al conductor (Manual «Flota y empleados»). |
| Próximo conductor | Quien recibirá el vehículo, también un contacto. No se valida: puede coincidir con el conductor actual. Con varias empresas, un contacto de otra empresa se rechaza al guardar con «¡Uy! Hay inconsistencias en la empresa:». |
| Fecha de asignación | Fecha libre de recordatorio: el sistema no la usa y no bloquea ni cambia nada. |
| Empresa | Solo con varias empresas; si se deja vacío, el vehículo es «Visible para todos» (Manual «Varias empresas y sucursales»). |
Asignar o cambiar el conductor: se elige el contacto en Conductor y se guarda. Se crea una fila en el historial (sección 5), el cambio queda en el chatter (Manual «Chatter») y, si había conductor anterior, se programa en el vehículo una actividad (Manual «Actividades») con la nota «Especificar la fecha de finalización de [conductor anterior]», para el Gerente de la flota o, sin gerente, para quien hizo el cambio.
Cambio planificado: cargar el Próximo conductor; mientras haya uno, arriba de la ficha se ve Aplicar un nuevo conductor, que actúa sin pedir confirmación:
- deja sin conductor a otro vehículo del mismo tipo (automóvil o bicicleta) que esa persona conduzca hoy;
- pasa el próximo conductor a Conductor, vacía Próximo conductor y crea la fila y la actividad como en un cambio directo;
- desmarca Hacer que el vehículo esté disponible en ambos vehículos.
No toca la Fecha de asignación ni el estado.
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Captura pendiente
La ficha de un vehículo de demostración (Flota > Flota > Flota) con «Conductor» y «Próximo conductor» elegidos (contactos ficticios) y el botón «Aplicar un nuevo conductor» visible arriba. Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, ni matrículas reales; cuidar «Empresa» y la barra superior.
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Captura pendiente
El mismo vehículo tras usar «Aplicar un nuevo conductor»: «Conductor» con la persona nueva, «Próximo conductor» vacío y, en el chatter, el cambio y la actividad «Especificar la fecha de finalización de…». Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, ni matrículas reales.
El botón no cierra ninguna fila del historialNi la del conductor anterior ni la de la persona en el otro vehículo, que tampoco recibe recordatorio. Esas filas se cierran a mano (sección 5).
Cargar un próximo conductor ya marca otros vehículosAl guardar un vehículo existente con Próximo conductor, aunque no se use el botón, los otros vehículos del mismo tipo que esa persona conduce hoy quedan con Hacer que el vehículo esté disponible marcada.
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El historial de conductores
Las filas se abren solas y se cierran a mano.
El botón Historial de conductores, siempre visible, abre las filas del vehículo, la más reciente primero y editables en la lista: Conductor actual (el de esa fila, no necesariamente el de hoy), Fecha de inicio y Fecha de finalización. Con la app Empleados se suman Conductor (empleado), Número de archivos adjuntos y un clip para abrirlos.
- Se crea una fila al guardar un vehículo con conductor, al cambiarlo, con Aplicar un nuevo conductor y con Nuevo en la lista.
- Se cierra solo a mano, completando Fecha de finalización, o con el asistente de salida de la app Empleados (Manual «Flota y empleados»). Vaciar Conductor no cierra nada.
- Los dos niveles pueden editar y eliminar filas; eso no cambia el conductor de la ficha ni queda en el chatter.
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Captura pendiente
La lista que abre el botón «Historial de conductores» en la ficha de un vehículo de demostración (Flota > Flota > Flota), con dos filas, una con «Fecha de finalización» vacía y otra cerrada, y las columnas «Conductor actual» y «Fecha de inicio». Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, ni matrículas reales.
El título de la lista figura en inglésLa ruta de navegación muestra esta lista como «Assignment Logs», sin traducir.
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Los botones de la ficha
Cuatro propios de Flota y otros según las apps instaladas.
| Botón | Qué cuenta y cuándo se ve |
|---|---|
| Historial de conductores | Las filas del historial. Siempre (sección 5). |
| Contratos | Los que no están «Cancelado». Siempre; abre todos, cancelados incluidos, y la lista puede tener más filas que el número (Manual «Contratos de vehículos»). |
| Servicios | Los de cualquier etapa. Siempre; en rojo si alguno tiene una actividad vencida y en naranja si vence hoy (Manual «Servicios y mantenimiento»). |
| Odómetro | Las lecturas. Solo en automóviles con modelo elegido (Manual «Odómetro y kilometraje»). |
| Empleado | Con la app Empleados, si el conductor es un empleado y se tiene el nivel «Encargado: gestionar a todos los empleados»: abre su ficha. |
| Facturas | Con la app de Contabilidad: las facturas de proveedor con el vehículo, si las hay y se tiene acceso a Contabilidad (Manual «Facturas de proveedor y servicios de flota»). |
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Archivar, desarchivar y duplicar
Archivar arrastra contratos y servicios; restaurar no los devuelve.
| Acción (menú Acciones, el engranaje) | Qué hace |
|---|---|
| Archivar | Pide confirmar con «Cada servicio y contrato de este vehículo se considerará archivado. ¿Está seguro de que desea archivar este registro?» y archiva el vehículo con todos sus contratos y servicios. Deja de verse, salvo con el filtro Archivado. Las lecturas del odómetro, el historial de conductores y las actividades no se archivan, y el conductor sigue asignado: conviene liberarlo antes. El nivel «Encargado» no puede archivar un vehículo que tenga servicios. |
| Desarchivar | Devuelve solo el vehículo, sin confirmación; sus contratos y servicios siguen archivados. |
| Duplicar | Crea otra ficha con el modelo, la misma matrícula, fechas, valores, gerente, ubicación, estado y pestañas. No copia etiquetas, número de chasis, conductores, historial, contratos, servicios ni lecturas. |
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Captura pendiente
El cuadro de confirmación tras elegir «Archivar» en «Acciones» (engranaje) de la ficha de un vehículo de demostración (Flota > Flota > Flota), con su texto y los botones «De acuerdo» y «Cancelar». Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, ni matrículas reales; cuidar la barra superior.
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Captura pendiente
El mismo vehículo, que tenía contratos y servicios, tras elegir «Desarchivar» en «Acciones»: sin la cinta «Archivado» y con «Contratos» y «Servicios» en 0. Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, ni matrículas reales.
Desarchivar no devuelve los contratos ni los serviciosContratos y Servicios marcan 0 porque solo cuentan los registros archivados cuando el vehículo lo está. Para recuperarlos, se abre cada botón, se agrega el filtro Archivado, se seleccionan los registros y se elige Desarchivar en Acciones; los servicios solo los restaura el «Administrador».