Qué es un servicio y quién puede cargarlo
Los dos niveles de la app ven los servicios; solo uno los carga.
Un servicio es el registro de una tarea de mantenimiento o de una reparación hecha a un vehículo, o prevista para más adelante. Es de un solo vehículo y lleva un tipo, una fecha, un costo y, si corresponde, el proveedor. Se ven en Flota > Flota > Servicios y, vehículo por vehículo, desde el botón Servicios de su ficha (sección 7).
Un servicio no se asocia a un contrato, que tiene su propio registro (Manual «Contratos de vehículos»). Un accidente se carga como servicio, con un tipo pensado para eso (Manual «Accidentes y reparaciones»).
Los dos niveles de acceso a Flota ven los servicios, pero solo el Administrador puede crearlos, modificarlos, archivarlos y eliminarlos, cambiar sus etapas y crear tipos de servicio. También es el único que ve los menús Reportes y Configuración.
El formulario de un servicio
Solo dos datos son obligatorios: el tipo y el vehículo.
Un servicio nuevo se carga con Nuevo en Flota > Flota > Servicios. Arriba del formulario está la barra de etapas (sección 4) y, debajo, estos campos:
| Campo | Qué se carga |
|---|---|
| Descripción | Texto breve de una línea para reconocer el servicio. |
| Tipo de servicio | Obligatorio (sección 3). En una base real viene vacío. |
| Fecha | Día en que se hizo o se hará; viene la de hoy. Define el mes del costo en gráficos y reportes. |
| Costo | Importe en la moneda de la empresa; puede quedar en cero hasta conocerlo. |
| Proveedor | Quien hizo el servicio, por ejemplo un taller; si no existe, se da de alta (ver Manual «Contactos»). |
| Vehículo | Obligatorio. Al elegirlo se completan el conductor y la unidad del odómetro. |
| Conductor | El conductor actual del vehículo, guardado en el servicio: si luego cambia, los servicios ya cargados conservan el anterior. Se puede corregir, pero elegir otro vehículo lo reemplaza. |
| Valor del odómetro | Lo que marcaba el odómetro; la unidad (km o mi) es la del vehículo y se ve a la derecha. Es opcional. |
| Notas | Texto libre al pie: presupuesto, piezas cambiadas, observaciones. |
Debajo está el chatter, con los mensajes, notas y archivos adjuntos del servicio, como un presupuesto (ver Manual «Chatter»). Un servicio nacido de una factura de proveedor tiene el costo de solo lectura.
Tipos de servicio
Una base nueva trae muy pocos; el resto se crea a medida.
El tipo de servicio clasifica cada servicio y es la agrupación con la que se abre la lista. Tiene un Nombre y una Categoría obligatoria, Contrato o Servicio. Una base nueva solo trae estos:
| Tipo | Categoría | Cuándo está |
|---|---|---|
| Cobertura total | Contrato | Siempre. |
| Arrendamiento | Contrato | Siempre. |
| Factura de proveedor | Servicio | Solo con Contabilidad o Facturación instalada; es el tipo de los servicios que nacen de facturas (ver Manual «Facturas de proveedor y servicios de flota»). |
Los demás —cambio de aceite, neumáticos o lo que la empresa use— se crean a medida. El campo Tipo de un contrato solo muestra los de categoría Contrato; el formulario del servicio muestra las dos categorías, y para los servicios conviene Servicio. Aunque la ayuda de Categoría menciona «ambos», esa opción no existe.
Solo el nivel «Administrador» crea tipos, de dos maneras:
- Desde el formulario de un servicio: se escribe el nombre en Tipo de servicio, se elige Crear y editar..., se completa la Categoría y se hace clic en Guardar (ejemplo en el Manual «Accidentes y reparaciones»).
- Desde Flota > Configuración > Servicios > Tipos, un menú que solo aparece con el modo desarrollador activado (ver Manual «Usuarios y permisos»): una lista editable, agrupada por categoría.
Las cuatro etapas
Fijas y manuales: las cambia una persona, nunca el sistema.
Cada servicio tiene una Etapa y empieza en Nuevo. Son cuatro, fijas, y no cambian solas: las mueve una persona con nivel «Administrador», en cualquier orden y sin confirmación, y cada cambio queda anotado en el chatter. La etapa no bloquea nada: los datos se pueden editar en cualquiera.
| Etapa | Qué significa |
|---|---|
| Nuevo | Cargado o programado, todavía sin empezar. |
| En proceso | En curso; por ejemplo, el vehículo está en el taller. |
| Hecho | Terminado. |
| Cancelado | No se hará o se cargó por error. El registro se conserva, pero deja de contarse en el reporte de costos (sección 6). |
La etapa se cambia con un clic en la barra de etapas, arriba del formulario; en la lista solo se muestra, como una etiqueta de color. En el kanban también se puede arrastrar la tarjeta a otra columna, tras quitar la agrupación por tipo (ver Manual «Accidentes y reparaciones»).
Las vistas de la pantalla Servicios
Cinco formas de ver los mismos servicios.
Flota > Flota > Servicios abre en la vista de lista, con la agrupación inicial por Tipo de servicio. Los íconos de arriba a la derecha cambian de vista y muestran su nombre al pasar el mouse (ver Manual «Navegación y herramientas transversales»).
| Vista | Qué muestra |
|---|---|
| Lista | Una fila por servicio, con Fecha, Descripción, Tipo de servicio, Vehículo, Conductor, Proveedor, Notas, Costo y Etapa. Cada grupo muestra su cantidad y la suma de Costo; al pie está el Total. |
| Kanban | Una tarjeta por servicio. Las columnas son los tipos o, sin la agrupación inicial, las cuatro etapas. |
| Gráfico | El costo de cada mes, repartido por vehículo; con la agrupación inicial, el costo de cada tipo. |
| Tabla dinámica | Los tipos en columnas y, en filas, cada proveedor con sus vehículos, con la medida Costo (sin la agrupación inicial). |
| Actividad | Las actividades programadas sobre cada servicio (ver Manual «Actividades»). |
La agrupación inicial por tipo vale para todas las vistas y se quita con la «x» de su recuadro en la barra de búsqueda. La barra busca por Vehículo, Tipo de servicio y Descripción, filtra por Archivado y agrupa por Tipo de servicio, Gerente de la flota, Modelo y Fabricante.
Qué suman los totales
La lista suma los cancelados; el reporte de costos, no.
El Costo se suma de formas distintas según dónde se mire:
| Dónde | Qué suma | Servicios «Cancelado» |
|---|---|---|
| Totales de la lista | Los servicios que se están viendo, incluidos los de Nuevo y En proceso; cambian con la búsqueda y los grupos. | Se suman. |
| Gráfico y tabla dinámica de Servicios | Los mismos servicios, por mes, tipo, proveedor o vehículo. | Se suman. |
| Flota > Reportes > Costos | Servicios y contratos, mes a mes; solo para administradores (ver Manual «Análisis de costos de la flota»). | No se suman. |
Por eso, pasar un servicio a Cancelado lo saca del reporte de costos, pero no de los totales de esta pantalla. Para ver la suma sin los cancelados se agrupa por Etapa con Grupo personalizado y se leen los grupos Nuevo, En proceso y Hecho. Un servicio archivado no se cuenta en ninguno de los tres (la lista solo lo muestra con el filtro Archivado).
Los servicios y la ficha del vehículo
El botón Servicios abre los de ese vehículo; archivar el vehículo los archiva a todos.
La ficha de cada vehículo (Flota > Flota > Flota) tiene entre sus botones superiores Servicios, con la cantidad de servicios del vehículo en cualquier etapa. Al hacer clic se abre la pantalla de servicios limitada a ese vehículo y sin la agrupación inicial por tipo; un servicio nuevo creado desde ahí ya trae el vehículo elegido. Si algún servicio tiene una actividad vencida, el botón se ve en rojo; si vence hoy, en naranja.
Archivar un vehículo archiva también sus servicios y contratos; como eso modifica servicios, el nivel «Encargado» no puede archivar un vehículo que los tenga. Restaurar el vehículo no los devuelve: el botón Servicios queda en cero y los servicios solo se ven con el filtro Archivado, donde un administrador los selecciona y elige Desarchivar en el menú Acciones.
Aunque el formulario no lo muestra, cada servicio queda asociado a la empresa activa al crearlo y solo se ve con esa empresa tildada (ver Manual «Varias empresas y sucursales»).