Para qué sirve y quién lo ve
Lo que cuestan los contratos y los servicios de los vehículos, en una pantalla de consulta.
El informe reúne los importes de los contratos de los vehículos —por ejemplo, un arrendamiento o un seguro— y de sus servicios, es decir, reparaciones y mantenimientos. Se abre en Flota > Reportes > Costos y la ventana se llama Análisis de costos.
- Quién lo ve. Solo los administradores de la app: el nivel «Encargado: gestionar todos los vehículos» no tiene el menú Reportes (ver Manual «Usuarios y permisos»).
- Solo consulta. Las filas no se editan y nada hay que actualizar: el informe se calcula al abrirlo, con los datos de ese momento.
- Qué incluye. Solo importes, no kilómetros (eso lo hace el reporte Análisis del odómetro, ver Manual «Odómetro y kilometraje»), de vehículos no archivados: al archivar uno, desaparece del informe con todo su historial.
La pantalla de entrada
Un gráfico de barras por mes, con los contratos y los servicios en colores distintos.
El informe abre en un gráfico de barras: una barra por mes del año en curso, dividida según el Tipo de costo en Contrato y Servicio; si hay de los dos tipos, una línea llamada Suma marca el total del mes. La barra de búsqueda arranca con el filtro Fecha en el año en curso: al quitar su recuadro se ve todo el historial.
Los íconos junto a Medidas cambian el tipo de gráfico, apilan las barras (Apilado) y las ordenan. Medidas ofrece Costo y Número, que cuenta filas del informe y no sirve para contar vehículos, contratos ni servicios.
El selector de vistas alterna el gráfico y la tabla dinámica (sección 4). Un clic en una barra o en una celda de la tabla abre la lista de filas que forman esa cifra: cada una es un vehículo, un mes y un tipo de costo, con las columnas Nombre del vehículo (marca, modelo y matrícula), Conductor, Fecha —siempre el primer día del mes—, Costo y Tipo de costo; Combustible está oculta de entrada. El total del pie suma las filas de la página o solo las marcadas.
Buscar, filtrar y agrupar
Lo que ofrece el panel de búsqueda de este informe.
El panel se abre con la flecha de la barra de búsqueda (ver Manual «Navegación y herramientas transversales»). En este informe ofrece:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Texto en la barra | Nombre del vehículo busca en marca, modelo y matrícula; Conductor, por el conductor actual del vehículo. |
| Filtros > Servicio o Contrato | Dejan solo uno de los dos tipos de costo. |
| Filtros > Fecha | El mes actual y los dos anteriores, los cuatro trimestres (Trimestre 1 a Trimestre 4) y el año en curso y los dos anteriores. Se pueden marcar varios a la vez. |
| Agrupar por > Vehículo o Conductor | Agrupa las cifras por vehículo o por conductor. |
| Agrupar por > Grupo personalizado | Agrupa por otro dato, como Tipo de costo o Tipo de vehículo. |
Un Agrupar por reemplaza al agrupamiento de entrada: en el gráfico queda una barra por vehículo o conductor, con contratos y servicios sumados; en la tabla dinámica solo cambian las filas.
Cómo responder las preguntas habituales
Qué elegir en el panel y qué vista usar para cada pregunta.
| Pregunta | Cómo se responde |
|---|---|
| ¿Cuánto cuesta cada vehículo? | Tabla dinámica: una fila por vehículo, con Contrato, Servicio y Total. En el gráfico, Agrupar por > Vehículo. |
| ¿Y cada conductor? | Agrupar por > Conductor, mejor en la tabla dinámica. Los vehículos sin conductor quedan en Ninguno. Ver la sección 6. |
| ¿Cuánto es de contratos y cuánto de servicios? | La división de colores del gráfico y las columnas de la tabla; para un solo tipo, Filtros > Contrato o Servicio. |
| ¿Cuánto se gastó cada mes? | El gráfico de entrada, con el año elegido en Filtros > Fecha; un clic en una barra abre el detalle del mes. |
| ¿Cómo cambió el costo entre dos períodos? | Marcar ambos en Filtros > Fecha —dos años, o el mismo trimestre en dos años— y pasar a la tabla dinámica: cada año tiene su columna, con Contrato y Servicio, y al final el Total de ambos. La diferencia se calcula a mano. |
En la tabla dinámica, Invertir eje cambia filas por columnas, Expandir todo abre todos los niveles y Descargar xlsx baja la tabla a una planilla, útil para calcular diferencias. Un clic en el nombre de una fila ofrece desglosarla: Grupo personalizado > Fecha la muestra mes a mes.
Qué se cuenta y qué no
Las reglas con que el informe arma cada cifra, con ejemplos.
Servicios. Cada uno suma su Costo en el mes de su Fecha. Cuentan los de etapa Nuevo, En proceso y Hecho (un importe estimado también suma); no cuentan los Cancelado, los archivados ni los que no tienen Fecha. Los que nacen de una factura de proveedor cuentan igual; si ese gasto se cargó también a mano, suma dos veces (ver Manual «Facturas de proveedor y servicios de flota»).
Contratos. El costo de activación y el costo recurrente se cuentan por separado (cómo se cargan, en el Manual «Contratos de vehículos»):
| Importe del contrato | Cómo se cuenta |
|---|---|
| Costo de activación | Una vez, en el mes de la Fecha de la sección Costo del contrato, no en el del inicio. Sin esa Fecha, no se cuenta nunca. |
| Costo recurrente, Diario | Por cada día del contrato que cae en el mes; cuenta el día de inicio, no el de vencimiento. |
| Costo recurrente, Mensual | Completo, en cada mes que el contrato toca, aunque empiece o termine a mitad de mes. |
| Costo recurrente, Anual | Una vez por año, en el mes de la Fecha del contrato (sin ella, no se cuenta). Es el cálculo menos previsible: según las fechas del contrato y la Fecha de registro más antigua de la flota, puede faltar en un año o aparecer dos veces. |
| Costo recurrente, Semanal o No | No se cuenta; de esos contratos solo aparece el costo de activación. |
El estado no importa: un contrato Cancelado, Vencido o archivado suma en los meses que cubren sus fechas. Para que deje de sumar hay que corregir su Fecha de inicio del contrato o su Fecha de vencimiento del contrato.
Ejemplos, con el importe de cada mes:
- Mensual de 100, del 10 de marzo al 20 de junio: 100 en cada uno de marzo, abril, mayo y junio.
- Diario de 10, del 28 de marzo al 3 de abril: 40 en marzo (días 28 a 31) y 20 en abril (días 1 y 2).
- Servicios de un vehículo en marzo: 300 Hecho, 150 En proceso y 200 Cancelado. El informe muestra 450; la lista de Servicios, que suma también el cancelado, 650.
Cómo leer bien las cifras
Seis detalles que llevan a conclusiones equivocadas si no se conocen.
- El conductor es el actual. Cada importe va al conductor que tiene hoy el vehículo: si cambia, todos sus meses anteriores pasan al nuevo. El Conductor guardado en cada servicio no interviene.
- Hay filas en cero. De los contratos hay una fila por vehículo y mes aunque el importe sea 0; por eso la lista muestra filas vacías y Número no cuenta contratos.
- Principio y final. Los contratos se calculan desde el mes de la Fecha de registro más antigua de la flota, archivados incluidos, y todo llega hasta el mes en curso, a veces el siguiente: no se proyectan los meses que le faltan a un contrato y un servicio fechado más adelante puede no aparecer todavía.
- Sin moneda. Los importes son números sin símbolo; con empresas de monedas distintas, se suman sin convertir.
- Empresas activas. Entran los vehículos de las empresas marcadas en el selector de la barra superior (ver Manual «Varias empresas y sucursales»); la columna Empresa de la lista solo aparece para quien tiene acceso a más de una.
- Combustible, en inglés. Esa columna muestra el nombre interno (por ejemplo, «diesel» o «gasoline»), no el de la ficha del vehículo (Diésel, Gasolina).
Cómo comprobar una cifra que no cierra
Un recorrido corto desde el informe hasta el contrato o el servicio de origen.
- Hacer clic en la barra o la celda dudosa y, en la lista que se abre, tomar la fila que más pesa: anotar su Nombre del vehículo, su Fecha (el mes) y su Tipo de costo.
- Si es Servicio: abrir Flota > Flota > Servicios, buscar el vehículo y revisar Fecha, Etapa y Costo (ver Manual «Servicios y mantenimiento»; los accidentes, que el informe no separa, están en el Manual «Accidentes y reparaciones»).
- Si es Contrato: abrir Flota > Flota > Contratos, buscar el vehículo y quitar el recuadro En progreso con que abre la lista, para ver también los Vencido y los Cancelado (los archivados, con el filtro Archivado). Revisar las fechas de inicio y de vencimiento, la frecuencia y la Fecha del costo de activación.
- Si el vehículo tiene varios contratos en ese mes, recordar la advertencia de la sección 5.