Qué hace la conexión entre las facturas y Flota
Una línea de factura de proveedor con un vehículo genera sola un servicio en Flota.
Cuando están instaladas la app Flota y la app de facturación —Contabilidad o Facturación, según el caso—, ambas quedan conectadas sin activar ningún ajuste. Sirve, por ejemplo, para la factura de un taller o de una grúa: el gasto queda como servicio del vehículo, sin cargarlo dos veces. El circuito es siempre el mismo:
- En una factura de proveedor en estado Borrador, se indica el vehículo en la línea del gasto.
- Al hacer clic en Confirmar, el sistema crea en Flota un servicio por cada línea con vehículo.
- El servicio toma el importe de la línea y ofrece un botón para volver a la factura.
Cómo se registra la factura en sí se explica en el Manual «Facturación», y los servicios cargados a mano, en el Manual «Servicios y mantenimiento».
Indicar el vehículo en la factura
El vehículo se elige en una columna opcional de las líneas, que viene oculta.
El vehículo se indica en la columna Vehículo de la tabla de líneas, oculta por defecto:
- Abrir (o crear) la factura desde Contabilidad > Proveedores > Facturas (con la app Facturación sola, el primer menú se llama Facturación).
- Si la factura ya está en estado Registrado, hacer clic en Restablecer a borrador: las líneas solo se modifican en Borrador.
- En la pestaña Líneas de factura, hacer clic en el ícono de ajustes del extremo derecho del encabezado de la tabla y marcar Vehículo (el navegador recuerda esa elección solo en ese equipo).
- En la línea del gasto, elegir el vehículo.
- La columna existe en facturas de proveedor, notas de crédito de proveedor y recibos de compra; nunca en facturas de clientes.
- Es opcional: una línea sin vehículo no genera nada en Flota.
Cuándo se crea el servicio
Elegir el vehículo no alcanza: el servicio nace cuando la factura se confirma.
Con la factura en Borrador, indicar un vehículo no crea nada. El servicio se crea al hacer clic en Confirmar, cuando la factura pasa a Registrado, y aparece en Flota > Flota > Servicios, dentro del grupo Factura de proveedor.
Una línea genera un servicio si cumple todo esto:
- Tiene un vehículo indicado y no es una sección ni una nota.
- Pertenece a una Factura de proveedor: las notas de crédito de proveedor y los recibos de compra muestran la columna, pero no crean servicios.
- Todavía no tiene un servicio asociado.
Se crea un servicio por línea: dos líneas con el mismo vehículo dan dos servicios. Si la factura se restablece a borrador y se vuelve a confirmar, no se duplican los servicios existentes.
Qué datos trae el servicio
Casi todo se copia de la línea de la factura, y el costo queda atado a ella.
| Campo | Qué trae |
|---|---|
| Tipo de servicio | Factura de proveedor. Se puede cambiar por el tipo que corresponda; los tipos se explican en el Manual «Servicios y mantenimiento». |
| Vehículo | El indicado en la línea. |
| Proveedor | El proveedor de la factura. |
| Descripción | El texto de la línea de la factura. |
| Costo | El importe de esa línea, no el total de la factura, en la moneda de la empresa aunque la factura esté en otra. Solo lectura. |
| Fecha | El día en que se confirmó la factura, no la fecha que figura en ella. |
| Etapa | Nuevo. |
| Conductor | El conductor actual del vehículo, como en cualquier servicio. |
En el chatter del servicio (ver Manual «Chatter») queda una nota con el enlace a la factura: «Factura de servicio del proveedor: …».
Los botones que unen la factura con Flota
Desde el servicio se llega a su factura, y desde el vehículo, a todas sus facturas.
En un servicio creado desde una factura aparece el botón Factura del servicio, que abre la factura de origen; en los servicios cargados a mano no existe. El color de su texto indica el estado de la factura:
| Color del texto | Estado de la factura |
|---|---|
| Verde | Registrado, es decir, confirmada. |
| Naranja | Cualquier otro estado: Borrador o Cancelado. |
El color no depende de que la factura esté pagada.
En sentido contrario, el formulario del vehículo (Flota > Flota > Flota) muestra, entre los botones de la parte superior, el botón Facturas, con la cantidad de facturas de proveedor que tienen alguna línea con ese vehículo; al hacer clic se abre la lista Facturas de ese vehículo. Conviene saber que:
- Se cuentan facturas, no líneas ni servicios: una factura con tres líneas del mismo vehículo suma uno.
- Se cuentan facturas y notas de crédito de proveedor en Borrador o Registrado; las canceladas no. Con cantidad cero, el botón no se muestra.
- Solo lo ven las personas con nivel Solo lectura, Contador o Administrador en Contabilidad (los niveles se explican en el Manual «Usuarios y permisos»). Con el nivel Facturación o con permisos solo de Flota no aparece, y con la app Facturación sola normalmente tampoco.
Qué pasa con el servicio si la factura cambia
El servicio sigue a la línea de la factura, pero no desaparece por sí solo.
| Qué ocurre en la factura | Qué pasa con el servicio |
|---|---|
| Se cambia el importe de la línea (con la factura en Borrador) | El Costo del servicio se actualiza con la línea. |
| Se elige otro vehículo en la línea | El servicio pasa al nuevo vehículo. |
| Se deja vacío el campo Vehículo de la línea, o se elimina la línea | El servicio se elimina. |
| La factura se restablece a Borrador o se cancela | El servicio se conserva y el texto del botón Factura del servicio pasa a naranja. |
| La factura se vuelve a confirmar | No se duplican los servicios de las líneas que ya tenían uno. |
| Se emite una nota de crédito de proveedor | No se crea ni se modifica ningún servicio: el costo no se descuenta. |
Como el costo viene de la factura, el campo Costo del servicio está en solo lectura. Si se intenta cambiarlo por otra vía, el sistema responde: «No puede modificar la cantidad de servicios vinculados a una línea de movimiento de cuenta. En su lugar, hágalo en el asiento contable relacionado.» Ese asiento contable es la propia factura: para corregir un costo hay que restablecerla a borrador, cambiar el importe de la línea y confirmarla otra vez.
Tampoco se puede eliminar a mano un servicio creado desde una factura, ni siquiera con permiso para eliminar servicios. El sistema muestra: «No puede eliminar registros de servicios registrados. Uno o más de ellos fueron creados mediante una factura.» Para que el servicio desaparezca hay que quitar el vehículo de la línea o eliminar la línea, con la factura en Borrador.