Altiplan · Manual 01 · Conceptos básicos de Flota

Para qué sirve Flota y su vocabulario

Las piezas de la app, en palabras simples.

Flota lleva el registro de los vehículos de la empresa —automóviles y bicicletas—, de sus conductores, contratos, servicios y kilometraje, y de lo que cuestan. Sus piezas son:

Pieza	Qué es	Dónde se explica
Fabricante, modelo y categoría	El fabricante es la marca. El modelo es una versión concreta de un fabricante: define si es un automóvil o una bicicleta y le presta datos. La categoría agrupa modelos y vehículos.	Manual «Fabricantes, modelos y categorías»
Vehículo y conductor	El vehículo es la ficha central. El conductor se elige entre los contactos; no hace falta que sea empleado ni usuario. El Próximo conductor es quien lo tomará después.	Manual «Alta de un vehículo y asignación de conductor»
Contrato	Un arrendamiento, un seguro u otro compromiso del vehículo, con vigencia y costo recurrente.	Manual «Contratos de vehículos»
Servicio	Una tarea o gasto del vehículo (mantenimiento, reparación, accidente), con fecha, proveedor, costo y etapa.	Manual «Servicios y mantenimiento»
Lectura del odómetro	El kilometraje de un vehículo en un día.	Manual «Odómetro y kilometraje»

Para dar de alta el primer vehículo ya tienen que existir su fabricante y su modelo. La app trae fabricantes cargados, pero ningún modelo, y crear modelos corresponde al nivel «Administrador» (sección 2).

Menús y niveles de acceso

Menús, niveles de acceso y modo desarrollador.

La app Flota solo aparece en el menú principal con un nivel de acceso a ella. En su barra superior, el primer menú y la opción que abre los vehículos también se llaman «Flota»: los vehículos están en Flota > Flota > Flota.

Menú	Opciones	Quién lo ve
Flota	Flota (vehículos), Contratos, Servicios, Odómetros (lecturas)	Los dos niveles
Reportes	Costos, Odómetros (reporte)	Solo el Administrador
Configuración	Ajustes; Modelos, con Fabricantes, Modelos y Categorías	Solo el Administrador (Ajustes exige además ser administrador del sistema)
Configuración, con modo desarrollador	Servicios > Tipos; Vehículo > Estado y Etiquetas; Tipos de actividad	El Administrador, con el modo desarrollador activado

El nivel se elige en la ficha del usuario, pestaña Permisos de acceso, desplegable Flota (Manual «Usuarios y permisos», que explica también el modo desarrollador). Ser conductor de un vehículo no da acceso a la app.

Nivel	Qué puede hacer
Encargado: gestionar todos los vehículos	El trabajo diario: crea y modifica vehículos, contratos y lecturas del odómetro; consulta los servicios y los datos de base.
Administrador	Lo anterior y, además, crea y modifica los datos de base (fabricantes, modelos, categorías, etiquetas y estados), los servicios y sus tipos; ve reportes y configuración y usa Correo al conductor.

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La barra superior de Flota > Flota > Flota con un usuario de demostración de nivel «Encargado: gestionar todos los vehículos» y el menú «Flota» desplegado: deben verse «Flota», «Contratos», «Servicios» y «Odómetros», y ningún «Reportes» ni «Configuración». Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real; cuidar el selector de empresa y el usuario.

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Captura pendiente

La misma barra con un usuario de demostración de nivel «Administrador» que también administra el sistema, con el modo desarrollador activado y «Configuración» desplegado: deben verse «Ajustes», «Modelos» (con «Fabricantes», «Modelos» y «Categorías»), «Servicios», «Vehículo» y «Tipos de actividad», y el menú «Reportes». Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real; cuidar el selector de empresa y el usuario.

Lo que el «Encargado» no puede hacerConsulta los servicios, pero no los crea: en Servicios no tiene el botón Nuevo. En los campos Modelo y Etiquetas tampoco se le ofrece crear, así que para un vehículo de un modelo que todavía no existe necesita a un Administrador. Y no puede archivar un vehículo con servicios, porque al archivarlo se archivan sus servicios.

La pantalla de vehículos

Kanban por estado, lista y otras vistas.

Flota > Flota > Flota abre la ventana Vehículos en kanban, agrupada por Estado: una columna por estado, aunque no tenga vehículos (sección 5). Sobre cada columna, una barra de colores resume sus actividades: verde, planeadas; naranja, para hoy; roja, vencidas. Cada tarjeta muestra:

el logotipo del fabricante, no una foto del vehículo;
la Matrícula, si se cargó, seguida del fabricante y el modelo, y las etiquetas, si tiene;
el conductor, con su imagen; Próximo conductor: con su nombre; y un pin con la Ubicación, cada uno solo si existe;
si tiene contratos, el enlace Contrato(s) con la cantidad delante, y un triángulo naranja («Advertencia: se necesita renovar pronto») o rojo («Atención: renovación vencida»).

Un clic en la tarjeta abre la ficha; arrastrarla a otra columna cambia su estado y se guarda en el acto. El botón + del encabezado de una columna abre una carga rápida con Modelo, Matrícula y Etiquetas (botones Agregar y Editar): el vehículo nace en el estado de esa columna. El selector de vistas, arriba a la derecha, suma:

Lista: Matrícula, Modelo, Categoría, Fecha de registro, Etiquetas, Conductor y Próximo conductor; el selector de columnas del extremo derecho suma otras, como Gerente de la flota, Estado y Estado del último contrato. Las filas se ven naranjas o rojas según la renovación.
Tabla dinámica: Marca, Modelo y Matrícula en filas, y estados en columnas.
Actividad: una fila por vehículo con sus actividades planeadas (Manual «Actividades»).

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Flota > Flota > Flota como abre, en kanban y sin filtros: las columnas de estado con vehículos de demostración (uno con «Próximo conductor:», uno con etiquetas y ubicación y dos con «Contrato(s)», con triángulo naranja y rojo), la barra de colores y el botón «Nuevo». Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, con matrículas y conductores ficticios.

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La lista de Flota > Flota > Flota con el selector de columnas (extremo derecho) desplegado y marcadas «Gerente de la flota» y «Estado»: deben verse «Matrícula», «Modelo», «Categoría», «Conductor», «Próximo conductor», «Fecha de registro» y «Etiquetas», con una fila naranja y otra roja. Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, con matrículas y conductores ficticios.

Buscar, filtrar y agrupar

Campos, filtros y agrupaciones con sus nombres exactos.

La barra de búsqueda permite buscar por Vehículo (nombre o matrícula), Conductores, Modelo, Matrícula, Etiquetas, Estado y Propiedades. Conductores mira el conductor, el próximo conductor y todo el historial: un vehículo se encuentra también por alguien que ya no lo conduce. La pantalla no trae filtros puestos; su uso general está en el Manual «Navegación y herramientas transversales».

Filtro	Qué muestra
Disponible	Vehículos sin Próximo conductor que no tienen Conductor o que tienen marcada Hacer que el vehículo esté disponible
Bicicletas, Automóviles	Según el tipo de vehículo del modelo
Gancho de remolque	Vehículos con Enganche de remolque marcado
Se planea cambio	Vehículos con Hacer que el vehículo esté disponible marcada
Requiere acción	Vehículos con un contrato por renovar o vencido (Manual «Contratos de vehículos»)
Archivado	Vehículos archivados, ocultos sin este filtro

Agrupar por ofrece Modelo, Marca, Estado, Tipo de combustible y Propiedades.

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Flota > Flota > Flota con el menú de la barra de búsqueda desplegado (flecha del extremo derecho) y sin filtros puestos: deben verse «Filtros» («Disponible», «Bicicletas», «Automóviles», «Gancho de remolque», «Se planea cambio», «Requiere acción» y «Archivado») y «Agrupar por» («Modelo», «Marca», «Estado», «Tipo de combustible» y «Propiedades»). Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real.

Los cinco primeros filtros se suman con «o»Bicicletas y Automóviles marcados a la vez muestran todos los vehículos. Requiere acción y Archivado se aplican como condiciones adicionales.

Una misma cosa con dos nombresEl filtro es Gancho de remolque, pero el dato de la ficha es Enganche de remolque. En Agrupar por, Marca es el fabricante del modelo.

Estados y etiquetas

Las columnas del kanban y las marcas de color.

Una base nueva trae cuatro estados, en este orden: Nueva solicitud, Por ordenar, Registrado y Degradado; una base de demostración suma Ordenado, Reservar y Lista de espera. Son rótulos de seguimiento: cambiarlos, con la barra de estados de la ficha o arrastrando la tarjeta, no activa ningún proceso ni toca contratos, servicios o conductor.

El Administrador crea y ajusta estados en el propio kanban, sin modo desarrollador; el Encargado no ve Agregar columna, Editar ni Eliminar:

Agregar columna, el botón de doble flecha al final de las columnas: se escribe el nombre, se confirma con Enter y el estado queda al final. Solo está con la agrupación por Estado, que es la que viene puesta.
El engranaje que aparece al pasar el mouse por el encabezado de una columna ofrece Plegar (la contrae solo en pantalla), Editar (abre «Editar: …» con Nombre, Secuencia —el orden— y Plegado en kanban) y Eliminar, que pide confirmar y deja los vehículos en la columna Ninguno.

Las Etiquetas son marcas libres para clasificar vehículos. Una base nueva no trae ninguna. Un Administrador las crea escribiendo un nombre nuevo en el campo Etiquetas de la ficha y eligiendo «Crear "nombre"», o en Configuración > Vehículo > Etiquetas (modo desarrollador). La etiqueta nueva nace sin color y, mientras no tenga uno, no aparece en las tarjetas del kanban: el color se elige haciendo clic en la etiqueta dentro de la ficha del vehículo, donde también está la casilla Ocultar en kanban, o con el selector de color de esa lista.

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El kanban de Flota > Flota > Flota con un usuario de demostración de nivel «Administrador», el mouse sobre el encabezado de «Registrado» y su engranaje desplegado con «Plegar», «Editar» y «Eliminar»; deben verse también el botón + de la columna y el botón de doble flecha de «Agregar columna», al final. Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, con matrículas y conductores ficticios.

Correo al conductor

Un mensaje a varios conductores a la vez.

Es una función del Administrador. En la lista se marcan uno o más vehículos y se elige Correo al conductor en el menú Acciones (el Encargado también la ve, pero no puede completar el envío). Se abre Enviar correo electrónico, con Asunto (obligatorio), el mensaje, Archivos adjuntos y Cargar plantilla, y los botones Enviar, Cancelar y Guardar como plantilla nueva.

Cada conductor recibe el mensaje, que queda anotado en el chatter de su vehículo (Manual «Chatter»); nunca se escribe al próximo conductor. Si algún conductor marcado no tiene correo, no se envía nada y aparece «Los siguientes conductores no tienen dirección de correo electrónico: …».

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La lista de Flota > Flota > Flota con un usuario de demostración de nivel «Administrador», dos vehículos marcados y el menú «Acciones» desplegado, con «Correo al conductor» a la vista. Usar datos de demostración, sin nombre de empresa ni de persona real, con matrículas y conductores ficticios.

Qué suman otras apps

Conexiones que aparecen solas con otras apps.

No requieren ajustes en Flota. Las dos primeras tienen su propio manual; las demás se mencionan solo aquí:

App instalada	Qué suma a Flota
Empleados	Relaciona al conductor con su ficha de empleado. Manual «Flota y empleados».
Facturación o Contabilidad	Las líneas de una factura de proveedor admiten un vehículo y, al confirmarla, generan servicios. Manual «Facturas de proveedor y servicios de flota».
Documentos (Enterprise)	Los adjuntos de un vehículo se guardan también en la carpeta Flota de esa app y la ficha suma un botón Documentos. Por defecto, cada documento es privado de quien lo subió.
Inventario	Con Sistema de gestión de despacho activado en sus ajustes, los Traslados por lote admiten un vehículo y las categorías de vehículos suman Peso máximo y Volumen máximo.
Contabilidad (Enterprise)	Una opción Flota bajo Activos y pasivos, que abre los vehículos a quien también tiene acceso a Flota, y, en la pestaña Información fiscal del vehículo, la tabla Tasas de deducibilidad, que completa contabilidad y se puede ignorar.