Cómo se vincula un conductor con un empleado
El conductor sigue siendo un contacto: el sistema reconoce solo cuándo es además un empleado.
Cuando la app Empleados está instalada, Flota se conecta con ella sin activar ningún ajuste. En la ficha del vehículo, sin embargo, el conductor se asigna como siempre: Conductor y Próximo conductor son contactos, no empleados (ver Manual «Alta de un vehículo y asignación de conductor»).
Todo empleado tiene un contacto de trabajo: se crea solo al dar de alta al empleado o, si tiene usuario, es el contacto de ese usuario. Cuando el contacto elegido como conductor es el de un empleado, el sistema vincula el vehículo con su ficha; lo mismo vale para el próximo conductor. Un conductor que no es empleado se asigna igual y no recibe nada de lo que sigue.
Qué suma la conexión en las pantallas de Flota
Un botón, un campo y varias columnas opcionales, casi todo oculto de entrada.
Con el conductor vinculado, estas pantallas muestran además al empleado. Las columnas opcionales vienen ocultas: se muestran con el ícono de ajustes del extremo derecho del encabezado de la tabla.
| Pantalla | Qué se suma |
|---|---|
| Ficha del vehículo (Flota > Flota > Flota) | El botón Empleado, antes de Historial de conductores: abre la ficha del empleado, siempre muestra 1 y solo aparece si el conductor actual es un empleado y quien mira tiene el nivel «Encargado: gestionar a todos los empleados». Bajo Conductor, el campo de solo lectura Tarjeta de movilidad, copiado de esa ficha. |
| Lista y buscador de vehículos | Las columnas opcionales Conductor (empleado) y Próximo conductor (empleado), y el buscador Tarjeta de movilidad. |
| Botón Historial de conductores | La columna Conductor (empleado) y un clip por fila que abre los archivos de esa asignación (botón Subir; Eliminar en el menú de cada archivo). |
| Flota > Flota > Contratos | El botón Empleado, con el nombre del empleado y las mismas condiciones; la columna opcional Conductor (empleado) y el buscador Empleado. |
| Flota > Flota > Servicios | La columna opcional Conductor (empleado) y, en las tarjetas del kanban, el nombre del empleado. |
| Flota > Flota > Odómetros | La columna opcional Conductor (empleado). |
Quién ve qué
Un empleado común no ve su vehículo en ninguna pantalla; el resto depende del nivel de acceso.
Ser el conductor de un vehículo no da acceso a ninguna pantalla. Un empleado sin nivel de acceso a Flota no ve vehículos, contratos, servicios ni lecturas del odómetro, ni siquiera los suyos, y no existe una pantalla «Mi vehículo». Los niveles se asignan en la ficha del usuario (ver Manual «Usuarios y permisos»):
| Nivel de acceso | Qué ve de esta conexión |
|---|---|
| Flota: Encargado: gestionar todos los vehículos o Administrador | Las columnas, el campo Tarjeta de movilidad y los buscadores de la sección 2, pero no el botón Empleado. |
| Empleados: Encargado: gestionar a todos los empleados o Administrador | El botón Empleado y el buscador Matrícula de la lista de empleados. Sin nivel en Flota no ve el menú de la app, pero puede leer, sin modificar, los vehículos cuyo conductor o próximo conductor es un empleado. |
Lo que suma la ficha del empleado
El historial de vehículos, la tarjeta de movilidad y la búsqueda por matrícula.
La ficha completa del empleado, que se abre desde Empleados > Empleados (menú del nivel «Encargado: gestionar a todos los empleados»), suma tres cosas:
- El botón Historial de vehículos, antes de Historial: lista los vehículos asignados al empleado, con Vehículo, Fecha de inicio, Fecha de finalización y sus archivos adjuntos. Lo ven los Administradores de Flota, y solo si hay alguna asignación registrada. Su número cuenta asignaciones, no vehículos: dos vehículos seguidos suman 2.
- El campo Tarjeta de movilidad de la flota, en la pestaña Ajustes, grupo Ajustes de la aplicación; su valor se copia al vehículo que conduce el empleado. Lo ven y editan quienes tienen un nivel en Empleados y otro en Flota.
- El buscador Matrícula, que encuentra al empleado por la matrícula de los vehículos de Flota que conduce.
La baja del empleado y el vehículo
Un casillero nuevo en «Registrar salida» libera el vehículo, pero no al próximo conductor.
Al archivar a un empleado se abre la ventana Registrar salida, con casilleros opcionales como Contrato y Usuario relacionado (ver Manual «Baja de un empleado: archivar y motivo de salida»). Con la conexión activa suma otro: Automóvil de la empresa. Si está tildado al hacer clic en Aplicar, el sistema:
- pone la fecha indicada en la ventana como Fecha de finalización en las filas del historial de conductores del empleado que siguen abiertas o terminan después de esa fecha;
- vacía el campo Conductor de los vehículos que el empleado conduce.
Ese casillero viene tildado solo para quienes tienen en Flota el nivel «Encargado: gestionar todos los vehículos» o Administrador.
El plan de salida y la actividad que retira el vehículo
El plan Offboarding trae una actividad para el gerente de la flota; sin vehículo, el plan no se puede iniciar.
Los planes de actividad se explican en el Manual «Incorporación: planes de bienvenida». Con la conexión activa, el plan de salida que viene de fábrica, Offboarding, suma la actividad Take Back Fleet, para retirar el vehículo; ambos nombres aparecen en inglés.
La actividad usa la opción Gerente de la flota del selector Asignación: queda a cargo de quien figura con ese nombre en el vehículo que conduce el empleado (si conduce más de uno, se considera solo uno). Al hacer clic en Iniciar plan, en la ficha o en la lista de empleados, y elegir el plan, ocurre esto:
| Situación del empleado | Qué ocurre |
|---|---|
| Conduce un vehículo con gerente de la flota | La actividad se crea para ese gerente. |
| Conduce un vehículo sin gerente | La ventana avisa «El vehículo del empleado [nombre] no está vinculado a un gerente de flota, te lo asignaremos a ti.» y la actividad queda para quien inicia el plan. |
| No conduce ningún vehículo | El plan no se puede iniciar: la ventana muestra «No es posible iniciar el plan "Offboarding":» y «El empleado [nombre] no está vinculado a un vehículo.», y desaparece el botón Programar. |